Cách tính toán hàng tồn kho? Giải thích các loại và cách sử dụng kết quả tính toán

Kiểm kê là quá trình kiểm tra lượng hàng hóa và nguyên liệu thô mà một công ty hoặc chủ sở hữu duy nhất nắm giữ và kiểm tra chất lượng cũng như tình trạng của chúng.

Khi kiểm kê, số lượng hàng tồn kho thực tế được so sánh với số lượng hàng tồn kho được ghi trong sổ cái. Điều này cho phép quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách xác định các sai lệch và thiếu hụt. Việc tính toán hàng tồn kho rất quan trọng trong loại kiểm kê này.

Làm thế nào để tính toán hàng tồn kho?

"Đây là năm tài chính đầu tiên của tôi và tôi lo lắng không biết mình có thể tính toán chính xác hay không..."

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách tính toán hàng tồn kho chính xác để giúp bạn giải tỏa mọi lo lắng. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu những bước chuẩn bị cần thiết trước khi kiểm kê và những việc bạn có thể làm với kết quả kiểm kê, vì vậy hãy sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo.

\Giải thích cách giải quyết các vấn đề quản lý hàng tồn kho thông qua số hóa/

Các loại hàng tồn kho và phương pháp tính toán

Có nhiều loại hàng tồn kho khác nhau, từ quản lý hàng tồn kho được lưu trữ trong kho của công ty đến quản lý hàng tồn kho của các nhà máy và cửa hàng bán lẻ.

Phương pháp tính toán khác nhau tùy thuộc vào loại hàng tồn kho, vì vậy chúng tôi sẽ giải thích từng loại hàng tồn kho. Nắm vững phương pháp tính toán để tính toán chính xác hàng tồn kho và lợi nhuận của công ty, đồng thời tiến hành khóa sổ một cách thuận lợi.

các loại

Kiểm kê vật lý

Kiểm kê thực tế là hình thức kiểm kê mà người phụ trách trực tiếp kiểm đếm số lượng hàng tồn kho tại chỗ. Bạn có thể trực tiếp kiểm tra số lượng tồn kho cuối kỳ và tình trạng chất lượng hàng tồn kho.
Việc kiểm kê thực tế thường được thực hiện nhiều lần trong năm, chẳng hạn như một lần vào cuối năm tài chính. Do nhân viên phải dừng công việc hàng ngày để thực hiện, nên mỗi lần kiểm kê thực tế có thể mất từ một đến vài ngày.
Kiểm kê thực tế được thực hiện theo hai cách:

Phương pháp gắn thẻ

Phương pháp này bao gồm việc gắn thẻ đánh số vào mỗi kệ trưng bày để kiểm tra lượng hàng tồn kho hiện tại.
Bạn có thể kiểm tra trực quan các sản phẩm thực tế và gắn thẻ kệ vào từng sản phẩm để có thể kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho của mình.

Phương pháp liệt kê

Phương pháp này bao gồm việc so sánh số lượng hàng tồn kho được liệt kê trong danh sách hàng tồn kho do hệ thống tạo ra với số lượng hàng tồn kho thực tế.
Số lượng hàng tồn kho có thể được tính bằng cách trừ số lượng mặt hàng đã bán khỏi số lượng mặt hàng đã mua, do đó bạn có thể kiểm tra lượng hàng tồn kho đã tiêu thụ.
Vì không cần dán nhãn kệ, việc kiểm kê hàng tồn kho có thể được thực hiện nhanh hơn so với phương pháp dùng thẻ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là dễ xảy ra sai sót khi đếm, vì vậy cần phải cẩn thận.
Khi áp dụng kiểm kê thực tế, hãy kiểm tra môi trường quản lý hàng tồn kho của bạn và chọn phương pháp phù hợp nhất với công ty của bạn.
Nếu chỉ có một vài loại sản phẩm hoặc số lượng được xử lý nằm trong phạm vi có thể đếm thủ công, thì phương pháp gắn thẻ được khuyến nghị để đảm bảo tính chính xác khi đếm.
Nếu có nhiều loại và số lượng, hãy chọn định dạng danh sách để hiệu quả hơn.

Kiểm kê sách

Kiểm kê hàng tồn kho là phương pháp kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho bằng cách tính toán chúng trên sổ cái.
Bất cứ khi nào hàng tồn kho được đưa vào hoặc đưa ra, số lượng và loại mặt hàng sẽ được ghi lại trong các sổ cái chuyên dụng như bảng quản lý hàng tồn kho, sổ cái vật liệu và sổ cái kiểm kê.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho, một công cụ quản lý hiệu quả kinh doanh, khi kiểm tra mức tồn kho, vì điều này sẽ giúp quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn và giảm chi phí lao động.
Không giống như kiểm kê thực tế, kiểm kê có thể được thực hiện mà không làm gián đoạn giao dịch sản phẩm, do đó bạn có thể tiến hành kiểm kê mà không lo doanh số hoặc lợi nhuận giảm.
Tuy nhiên, vì đây là phương pháp ghi sổ kế toán nên có lo ngại rằng nó có thể không phản ánh đúng số liệu tồn kho thực tế.
Một nhược điểm nữa là bạn không thể trực tiếp kiểm tra mức độ bẩn hoặc chất lượng của hàng tồn kho.
Để đảm bảo tính chính xác và chất lượng của số liệu, hãy cân nhắc kết hợp giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.
Nhìn chung, các công ty thực hiện việc này hàng tuần hoặc hàng tháng thay vì hàng năm. Tuy nhiên, vì phải đưa vào báo cáo tài chính, một số công ty thực hiện vào cuối năm tài chính.

Cách tính hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể được tính bằng cách nhân số lượng hàng tồn kho thực tế với giá mua (giá vốn bán hàng).
Hàng tồn kho là lượng hàng hóa và nguyên liệu thô được lưu giữ trong một công ty.
Vào thời điểm khóa sổ, tổng tài sản của hàng tồn kho được tính toán và ghi nhận là hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán, đây là một trong những chứng từ phải nộp.
Trong kế toán, việc tính giá trị sổ sách của hàng tồn kho được gọi là "định giá hàng tồn kho".

Giá trị hàng tồn kho được xác định bằng giá mua, tức là giá vốn hàng hóa mua từ đối tác kinh doanh.
Chi phí không chỉ bao gồm giá của sản phẩm mà còn bao gồm chi phí vật liệu và vận chuyển cần thiết cho quá trình phát triển và sản xuất sản phẩm của chúng tôi, cũng như chi phí đang trong quá trình hoàn thiện để trở thành sản phẩm.

Hàng tồn kho được tính bằng cách nhân số lượng hàng tồn kho với giá mua.
Tuy nhiên, nếu đơn giá hàng hóa, chi phí vật liệu và chi phí vận chuyển biến động do điều kiện xã hội hoặc thời tiết, thì hàng tồn kho tại thời điểm mua có thể khác với hàng tồn kho hiện tại, do đó cần phải thận trọng.
Xét đến khả năng hàng tồn kho có thể thay đổi theo thời gian, có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau tùy thuộc vào cách thiết lập giá mua.
Các phương pháp định giá hàng tồn kho có thể được chia thành hai loại chính: phương pháp giá thành và phương pháp giá thành thấp hơn hoặc phương pháp giá thị trường.

◇Phương pháp giá gốc: Phương pháp tính giá trị tài sản tồn kho bằng giá gốc tại thời điểm mua hàng tồn kho. ◇Phương pháp giá gốc thấp hơn giá gốc hoặc giá thị trường: Phương pháp tính giá trị tài sản tồn kho bằng cách so sánh giá gốc tại thời điểm mua hàng tồn kho với giá gốc hiện tại và lấy giá thấp hơn trong hai giá gốc làm giá mua.

Ngoài ra, phương pháp tính giá thành được phân loại thành sáu loại sau tùy thuộc vào phương pháp tính giá mua.

1) Luật cá nhân

Phương pháp này áp dụng cho tất cả tài sản tồn kho và tính toán hàng tồn kho dựa trên giá mua ban đầu.

Ví dụ) Sản phẩm A được mua với giá 3.000 yên, sản phẩm B với giá 2.500 yên và sản phẩm C với giá 4.000 yên và chỉ còn sản phẩm A trong kho vào cuối kỳ.
⇒ Giá trị đánh giá của các mặt hàng tồn kho được ghi nhận là 3.000 yên.

Vì hàng tồn kho của từng sản phẩm phải được quản lý riêng nên việc quản lý hàng tồn kho có thể trở nên phức tạp đối với các doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm.
Phương pháp tính toán này được khuyến nghị khi số lượng sản phẩm có hạn, chẳng hạn như đồ trang sức, tác phẩm nghệ thuật hoặc bất động sản.

②Phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp này tính toán số lượng hàng tồn kho vào cuối kỳ, giả định rằng các sản phẩm được mua trước sẽ được rút ra theo thứ tự mua.

Nếu hai sản phẩm có giá mua khác nhau được tung ra cùng lúc, phương pháp nhập trước xuất trước sẽ tính giá vốn tại thời điểm mua đầu tiên.

Ưu điểm của phương pháp này là giúp kế toán dễ dàng hơn vì giá vốn thay đổi mỗi lần mua hàng không được tính vào phép tính. Mặt khác, nhược điểm là khó phản ánh được biến động giá thực tế của sản phẩm.

③ Phương pháp trung bình tổng thể

Đây là phương pháp tính toán giá thành bình quân cho một đơn vị hàng hóa bằng cách chia tổng lượng hàng hóa mua trong kỳ và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cho tổng số lượng.

Nhược điểm là phải có tổng số tiền và tổng số lượng nên không thể tính được giá thành cho đến cuối kỳ.

④Phương pháp trung bình động

Đây là phương pháp tính giá đơn vị mỗi lần mua một mặt hàng. Giá đơn vị có thể được tính bằng cách chia tổng chi phí mua các mặt hàng đã mua tính đến thời điểm đó và chi phí mua các mặt hàng mới mua cho tổng số mặt hàng còn trong kho.

Phương pháp trung bình động có ưu điểm là dễ dàng phản ánh biến động giá thực tế trong kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là đòi hỏi bạn phải tính giá vốn mỗi khi mua hàng, điều này có thể tốn thời gian cho mục đích kế toán.

⑤Phương pháp tính giá mua cuối cùng

Phương pháp này coi đơn giá của hàng hóa mua vào gần cuối kỳ nhất là đơn giá của hàng tồn kho vào cuối kỳ.

Ưu điểm là công việc kế toán dễ dàng hơn vì không cần phải ghi lại đơn giá mỗi lần mua hàng.

⑥Phương pháp giá bán lẻ

Phương pháp này phù hợp với các ngành công nghiệp như bán lẻ, nơi quản lý sản phẩm dựa trên giá bán.

Công thức tính tổng hàng tồn kho là tổng giá bán bình thường theo kế hoạch của hàng tồn kho vào cuối kỳ nhân với tỷ lệ giá vốn (1 - tỷ lệ tăng giá bán).

Các công tác chuẩn bị cần thiết cho việc kiểm kê

Sau khi đã hiểu phương pháp tính toán, đã đến lúc bắt đầu thực sự kiểm kê. Tuy nhiên, có một số bước chuẩn bị cần thiết cần thực hiện trước khi bắt đầu kiểm kê.

Nếu bạn hiểu rõ những gì cần chuẩn bị trước, bạn có thể thực hiện kiểm kê đúng cách. Chúng tôi sẽ giải thích mục đích và chi tiết cụ thể của việc chuẩn bị kiểm kê theo từng bước.

Quyết định ai chịu trách nhiệm

Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị là quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động kiểm kê.

Người phụ trách kiểm kê thường là trưởng phòng ban. Người lý tưởng cho vị trí này là người có kinh nghiệm kiểm kê và am hiểu về vị trí lưu trữ hàng tồn kho cũng như sản phẩm.

Nếu bạn không biết cách bố trí kho nơi lưu trữ hàng tồn kho hoặc môi trường lưu trữ phù hợp cho sản phẩm, bạn sẽ không thể quản lý hàng tồn kho hoặc hiểu được tình trạng của hàng tồn kho, khiến bạn không phù hợp để trở thành người quản lý.

Người phụ trách kiểm kê cần được hướng dẫn chia sẻ thông tin kiểm kê chính xác với các thành viên sẽ cùng nhau thực hiện kiểm kê. Việc xây dựng một hệ thống chia sẻ thông tin sẽ đảm bảo việc kiểm kê diễn ra suôn sẻ.

Chỉ định một người phụ trách

Khi kiểm kê, người quản lý kiểm kê phải phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên.

Việc kiểm kê thường mất nhiều thời gian, vì vậy hãy đảm bảo bạn có đủ người để phân công công việc.

Vì mỗi người có các công cụ khác nhau, chẳng hạn như phần mềm kế toán, và giỏi các nhiệm vụ khác nhau, nên lý tưởng nhất là phân công vai trò dựa trên khả năng của mỗi người.

Việc áp dụng ứng dụng hoặc hệ thống kế toán điện tử có thể tự động hóa các phép tính và cải thiện năng suất của công việc kiểm kê, do đó giảm thời gian cần thiết cho công việc.

Quyết định ngày và giờ kiểm kê

Khi tiến hành kiểm kê, hãy quyết định ngày và giờ cụ thể.

Bằng cách quyết định khoảng thời gian cho công việc và thiết lập thời gian bắt đầu cũng như kết thúc trước khi bắt đầu, bạn sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn vì bạn sẽ biết được thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, nếu khối lượng công việc quá lớn so với thời gian quy định, công việc có thể không thể hoàn thành theo kế hoạch, điều này có thể dẫn đến giảm động lực của các thành viên trong nhóm.

Điều quan trọng là cân nhắc sự cân bằng giữa thời gian làm việc và nội dung công việc, đồng thời đặt ra các mục tiêu phù hợp. Hãy lập một lịch trình kiểm kê thực tế để bạn có thể hoàn thành công việc trong thời gian quy định.

Những gì bạn có thể làm bằng cách sử dụng kết quả của hàng tồn kho

Số liệu tồn kho được tính toán chính xác không chỉ giúp bạn nắm bắt được tình hình thực tế mà còn có thể dùng để so sánh tồn kho và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

Chúng tôi sẽ giới thiệu ba điều bạn có thể làm bằng cách sử dụng kết quả kiểm kê, vì vậy hãy sử dụng chúng để điều hành doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả.

Bạn có thể so sánh số lượng

Bằng cách so sánh số lượng hàng tồn kho được tính toán trong quá trình kiểm kê với số lượng được ghi trong sổ cái, bạn có thể nắm bắt chính xác tình hình thực tế.

Nếu có lỗi nhập liệu trong quá trình xử lý chứng từ mua hàng hoặc nếu các quy tắc quản lý hàng tồn kho không được tuân thủ nghiêm ngặt, số lượng hàng tồn kho thực tế và số lượng hàng tồn kho trên sổ sách có thể khác nhau. Sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và số lượng hàng tồn kho trên sổ sách được gọi là "thất thoát hàng tồn kho".

Giá trị hao hụt hàng tồn kho càng lớn thì càng dễ dẫn đến tổn thất lợi nhuận và suy giảm dòng tiền, do đó cần kiểm tra thường xuyên. Nếu có sự chênh lệch giữa hàng tồn kho thực tế và hàng tồn kho trên sổ sách, vui lòng điều chỉnh sổ sách cho phù hợp.

Bạn nên đặt ngày cập nhật hoặc ngày kế toán làm cơ sở cho việc kiểm kê hàng tồn kho và quyết định ngày kiểm kê hàng tồn kho cho công ty để có thể kiểm tra thường xuyên. Thông thường, ngày cập nhật được sử dụng để ghi lại số lượng hàng tồn kho vào ngày giao dịch thực sự được thực hiện, và ngày kế toán được sử dụng để ghi lại số lượng hàng tồn kho vào ngày nhà cung cấp giao hàng đã mua.

Ngoài ra, khi giá trị thị trường của hàng tồn kho bị lỗi thấp hơn giá thành do hư hỏng theo thời gian, thì khoản chênh lệch này được gọi là "tổn thất định giá hàng tồn kho". Trong trường hợp này, khoản lỗ này phải được ghi nhận là chi phí và đưa vào kế toán.

Để ngăn ngừa tình trạng tái diễn, cần có các biện pháp như triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho và xem xét lại các quy tắc quản lý hàng tồn kho.

Xác định hàng tồn kho

Thông qua việc kiểm kê, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, tức là giá trị hàng hóa trong kho vào cuối kỳ, sẽ được tính toán và giá trị tài sản tồn kho có thể được xác định.
Hàng tồn kho là lượng hàng hóa mà một công ty nắm giữ. Ví dụ bao gồm nguyên vật liệu thô, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc hoàn thiện, và hàng tiêu dùng được mua để sử dụng riêng cho công ty.
Bằng cách sử dụng các mục kế toán tương ứng với loại hàng tồn kho và ghi lại số tiền xác định trên bảng cân đối kế toán, có thể hiểu được tình hình tài chính của công ty tại thời điểm đó.
Bằng cách tiến hành kiểm kê thường xuyên theo các khoảng thời gian đều đặn, bạn có thể xem xét và phân tích tài sản và nợ phải trả của công ty mỗi lần, điều này có thể giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí.

khóa lợi nhuận

Vì mục đích kế toán, một công ty cần thể hiện những kết quả đã đạt được, do đó, hàng tồn kho cho phép công ty xác định lợi nhuận, thể hiện kết quả của công ty.
Lợi nhuận gộp là tổng doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán. Lợi nhuận được tạo ra từ việc bán hàng, nhưng không phải tất cả hàng hóa đã mua đều được bán.
Để tính toán lợi nhuận chính xác, hãy quản lý hàng tồn kho hợp lý và hiểu được sự khác biệt giữa chi phí mua hàng và bán hàng.

Sử dụng hệ thống điện tử để tính toán hàng tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng

Tính toán hàng tồn kho chính xác là điều cần thiết để quản lý hàng tồn kho sản phẩm đúng cách và xác định lợi nhuận cũng như hàng tồn kho của công ty bạn.
Để tính toán các con số một cách chính xác, bạn cần hiểu các loại hàng tồn kho, cách tính toán thực tế và các bước chuẩn bị cần thiết trước.
Sử dụng thông tin trong bài viết này để tính toán chính xác lượng hàng tồn kho của bạn và sử dụng thông tin đó để cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho và thúc đẩy kinh doanh của công ty bạn.

"Tôi hiểu phương pháp này, nhưng tôi không giỏi tính toán lắm... Tôi lo rằng sẽ mất nhiều thời gian để tính toán..."
"Việc kiểm kê rất phức tạp... việc tính toán quá khó để xử lý..."

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tính toán hàng tồn kho, hãy thử giải pháp số hóa tài liệu tại chỗ của chúng tôi "i-ReporterChúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ".

Các công ty thực sự sử dụng hệ thống đã đưa ra phản hồi tích cực, nói rằng "Bạn có thể tạo tài liệu điện tử bằng các cài đặt đơn giản" và "Hệ thống đã giảm thời gian xử lý dữ liệu".

Tài liệu có thể tải xuống miễn phí giải thích lý do tại sao "i-Reporter" được chọn và tại sao không có sự phản đối nào từ phía lĩnh vực này khi nó được giới thiệu.
Nếu bạn muốn tính toán hàng tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng, hãy sử dụng hệ thống điện tử "i-Reporter" của chúng tôi, tự hào chiếm thị phần số 1 trên thị trường giải pháp không cần giấy tờ trong nước!

[Góp phần nâng cao năng suất và độ chính xác công việc trong ngành logistics]
Nâng cao hiệu quả công việc tại chỗ với giải pháp số hóa tài liệu tại chỗ "i-Reporter"!
- Xử lý nhanh chóng các tác vụ quét khối lượng lớn, giảm đáng kể thời gian quét
- Hoạt động trực quan, dễ sử dụng cho nhiều đối tượng lao động, cho phép bất kỳ ai cũng có thể thực hiện công việc có độ chính xác cao
・Hỗ trợ đào tạo nhanh cho nhân viên thiếu kinh nghiệm và giảm thiểu lỗi công việc nhờ các biểu mẫu kỹ thuật số trực quan

[Giới thiệu về i-Repo Scan]
Ứng dụng này cho phép bạn quét nhiều mã vạch cùng lúc và liên tục bằng iPhone hoặc iPad.
Nó cải thiện hiệu quả của các nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho (kiểm kê, tiếp nhận và lấy hàng, lấy hàng, v.v.) và ngăn ngừa việc nhập và giao hàng không chính xác.
Màn hình đọc mã vạch có thể dễ dàng được tạo bằng Excel.
Ngoài ra, có thể liên kết dữ liệu đã đọc với hệ thống quản lý hàng tồn kho, v.v. theo thời gian thực.

▼5 tính năng của i-Repo Scan
① Quét siêu nhanh số lượng lớn mã vạch! Có thể quét nhiều mã vạch cùng lúc và liên tục.
② Xác định mã vạch không phù hợp với điều kiện! Ngăn ngừa sai sót trong công việc
3. Không bị thiếu mã vạch ngay cả khi có nhiều mã vạch! Các con số sẽ được hiển thị trên các mã vạch đã được đọc.
④ Giao diện người dùng chuyên dụng để đếm số lượng chính xác và hiệu quả, chẳng hạn như số lượng hàng tồn kho và biên lai và giao hàng
⑤Không cần thiết bị đầu cuối cầm tay chuyên dụng
⑥Tốc độ cao và độ chính xác cao nhờ sự phát triển chung với SCANDIT, nhà cung cấp giải pháp mã vạch sáng tạo toàn cầu

▼Trang web quét i-Repo
https://i-reporter.jp/scan/

Tải xuống tài liệu "i-Repo Scan" để đọc nhiều mã vạch cùng lúc và liên tục.Đây

Ban biên tập Viện nghiên cứu tài liệu thực địa

Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!