Cách kiểm kê trong quản lý hàng tồn kho│Những điểm chính để triển khai hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả
mục lục
"Tồn kho" là quá trình kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho. Bằng cách so sánh số liệu tồn kho trên sổ cái với số liệu tồn kho thực tế, tình trạng tồn kho chính xác sẽ được kiểm tra và sắp xếp. Ngoài ra, tồn kho Đánh giá chất lượng hàng tồn kho để xác nhận giá trị của nó và phản ánh vào lợi nhuận và thua lỗ của công ty Vì những lý do này, có thể nói kiểm kê là một nhiệm vụ quan trọng không chỉ trong quản lý hàng tồn kho mà còn trong quản lý doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Kiến thức cơ bản về quản lý hàng tồn kho và các hệ thống giúp nâng cao hiệu quả công việc Bài viết này giải thích những điều sau. Nếu bạn phụ trách công tác quản lý, vui lòng đọc để tham khảo.
Phương pháp và quy trình kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho: "kiểm kê thực tế" và "kiểm kê sổ sách". Kiểm kê thực tế là phương pháp kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế tại kho. Kiểm kê sổ sách, mặt khác, là phương pháp ghi chép vào sổ cái mỗi khi hàng tồn kho được nhập hoặc xuất. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu quy trình cho từng phương pháp.
Quy trình tiến hành kiểm kê thực tế
1. Tạo kế hoạch kiểm kê
Chúng tôi sẽ quản lý lịch trình làm việc và chuẩn bị sổ tay hướng dẫn làm việc.
2. Quyết định phương pháp kiểm kê
Có hai phương pháp: "phương pháp liệt kê" và "phương pháp gắn thẻ".
*Phương pháp liệt kê: Phương pháp này bao gồm việc đếm hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng hàng tồn kho trong bảng quản lý hàng tồn kho (danh sách hàng tồn kho) được sử dụng hàng ngày để xem các số liệu có khớp nhau không.
*Phương pháp gắn thẻ: Mỗi mặt hàng tồn kho sẽ được gắn một thẻ (nhãn) có ghi tên và số lượng, sau đó kiểm tra số lượng thẻ được cấp để xem có khớp với số lượng tồn kho hay không.
3. Kiểm tra số lượng và tình trạng hàng tồn kho
Ngoài việc kiểm tra hàng tồn kho, hãy kiểm tra xem có hư hỏng hoặc mất mát nào không.
4. Kiểm tra sự khác biệt giữa kết quả kiểm kê và sổ sách và hệ thống
Nếu phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào, chúng tôi sẽ kiểm tra lại để đảm bảo không có sai sót hoặc trùng lặp trong quá trình kiểm kê.
5. Xác định nguyên nhân gây ra sự khác biệt trong kiểm kê và điều chỉnh sổ sách
Khi đã xác định được nguyên nhân gây ra chênh lệch tồn kho, quy trình đã hoàn tất. Nếu chưa rõ, bạn có thể xử lý bằng cách xử lý sổ sách và nỗ lực ngăn ngừa sự cố tái diễn.
Quy trình kiểm kê sách
1. Mỗi lần nhận hoặc vận chuyển hàng tồn kho, hãy điền vào bảng quản lý hàng tồn kho, v.v.
Chúng tôi sử dụng bảng quản lý hàng tồn kho (danh sách hàng tồn kho) hàng ngày và bất cứ khi nào mức tồn kho thay đổi do lô hàng hoặc biên lai, chúng tôi sẽ ghi lại số lượng và trạng thái.
2. Kiểm tra số lượng hàng tồn kho, v.v. dựa trên bảng quản lý hàng tồn kho
Kiểm tra và đánh giá số lượng hàng tồn kho dựa trên thông tin được liệt kê trên bảng quản lý hàng tồn kho. Vui lòng cẩn thận vì bất kỳ sai sót nào trong quá trình nhập liệu đều có thể dẫn đến sai lệch về số lượng hàng tồn kho.
Thông thường, kiểm kê được thực hiện một hoặc nhiều lần trong năm. Trong các ngành như nhà hàng và cửa hàng bán lẻ, việc này thường được thực hiện định kỳ, mỗi tháng một lần. Tốt nhất nên kiểm kê một lần trước khi kết thúc năm tài chính.
Phương pháp định giá hàng tồn kho
Định giá hàng tồn kho là quá trình định lượng tài sản của một công ty. Việc định giá tài sản hàng tồn kho được xác định vào cuối năm tài chính. Trong trường hợp này, tài sản thường được tính bằng cách nhân tổng số lượng đơn vị hàng tồn kho với giá vốn hàng bán. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các phương pháp định giá "phương pháp giá gốc" và "phương pháp giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường".
Phương pháp chi phí
Phương pháp này tính toán giá trị định giá dựa trên chi phí mua hàng tồn kho của công ty bạn. Có một số phương pháp tính giá, chẳng hạn như phương pháp nhập trước, xuất trước (tính toán dựa trên giả định hàng tồn kho cũ nhất được bán trước) và phương pháp trung bình động (tính giá đơn vị trung bình mỗi lần mua hàng). Mặc dù dễ tính toán, nhưng nhược điểm là phương pháp này có thể dễ dàng bỏ qua các khoản lỗ định giá do hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc giá trị thị trường giảm.
Phương pháp giá thấp hơn giữa giá thành và giá trị thị trường
Phương pháp này tính toán số tiền định giá bằng cách so sánh số tiền định giá được tính theo phương pháp giá gốc với giá trị thị trường vào cuối năm tài chính và áp dụng số tiền thấp hơn. Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng ghi nhận các khoản lỗ định giá. Lưu ý rằng khi định giá theo phương pháp giá gốc hoặc giá thị trường, cần phải thông báo trước cho cơ quan thuế.
Các vấn đề thường gặp và giải pháp khi kiểm kê
Khi kiểm kê, sai sót của con người như đếm nhầm hoặc nhập sai có thể gây ra sự sai lệch trong tổng số. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một số điểm cần lưu ý khi kiểm kê và các giải pháp.
Lỗi của con người là nguyên nhân chính gây ra các vấn đề phổ biến
Khi kiểm kê thủ công, sai sót của con người như đếm sai, đếm trùng lặp, hoặc nhập sai hoặc thiếu dữ liệu trên bảng quản lý hàng tồn kho có thể là một vấn đề. Dù cẩn thận đến đâu, việc kiểm kê thủ công cũng khó có thể tránh khỏi hoàn toàn sai sót.
Cách giải quyết các vấn đề tồn kho thường gặp
Xác định rõ ràng các quy tắc cho hàng tồn kho
Điều quan trọng là phải lập sổ tay kiểm kê, phổ biến rộng rãi trong toàn công ty và thực hiện triệt để các phương pháp làm việc giúp ngăn ngừa sai sót của con người. Công việc được giao cho công nhân tại chỗ tự đánh giá có thể dẫn đến sai sót.
Hệ thống đòn bẩy và công cụ
Các hệ thống và công cụ giúp kiểm kê hiệu quả hơn bao gồm hệ thống quản lý hàng tồn kho, mã vạch và mã vạch hai chiều. Nhờ đó, công việc kiểm kê có thể được tự động hóa và giảm thiểu sai sót do con người gây ra do thao tác thủ công. Một lợi ích khác là giảm khối lượng công việc cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Hệ thống kiểm kê hiệu quả là gì?
Để đơn giản hóa việc kiểm kê hàng tồn kho, việc triển khai một hệ thống chuyên dụng là rất hiệu quả. Cuối cùng, chúng tôi sẽ giới thiệu một hệ thống tiện lợi giúp số hóa số liệu kiểm kê hàng tồn kho.
Một hệ thống cho phép kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Vấn đề kiểm kê hàng tồn kho có thể được giải quyết bằng cách triển khai các hệ thống sau.
・Mã vạch và mã vạch hai chiều
Quét mã vạch bằng máy cầm tay hoặc thiết bị khác để kiểm tra tổng số mặt hàng còn trong kho.
・RFID (thẻ IC)
Các thẻ được quét hàng loạt thông qua giao tiếp sóng vô tuyến không dây để kiểm tra tổng số mặt hàng còn trong kho.
・Hệ thống quản lý kho bằng điện thoại thông minh
Quét mã vạch hàng loạt bằng ứng dụng điện thoại thông minh để kiểm tra tổng lượng hàng tồn kho.
・Camera AI
Camera AI liên tục theo dõi tình hình kho hàng và tự động ghi lại dữ liệu về hàng hóa ra vào.
・Cảm biến trọng lượng
Số lượng hàng tồn kho được ghi lại tự động dựa trên trọng lượng đo được bằng cảm biến.
Cách chọn hệ thống và công cụ giúp bạn kiểm kê hàng tồn kho
Hệ thống và công cụ có phù hợp với công ty của bạn không?
Hãy chọn một hệ thống hoặc công cụ phù hợp với các hạng mục mà công ty bạn cần quản lý. Bạn cũng nên kiểm tra xem nó có tương thích với các hệ thống và định dạng hiện có trong công ty hay không. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đăng ký dùng thử miễn phí để hiểu rõ quy trình làm việc sau khi triển khai.
Hiệu suất chi phí có phù hợp không?
Khi triển khai một hệ thống hoặc công cụ, chi phí ban đầu cho thiết bị và phí sử dụng hàng tháng sẽ phát sinh. Điều quan trọng là phải lựa chọn một sản phẩm tiết kiệm chi phí, có thể triển khai và vận hành trong phạm vi phù hợp, đồng thời cân nhắc đến tác động của nó đến hiệu quả kinh doanh.
Việc vận hành hệ thống có gây gánh nặng cho lĩnh vực này không?
Hệ điều hành và công cụ khó sử dụng tại chỗ có thể dẫn đến lãng phí thời gian và công sức không cần thiết. Khi thúc đẩy chuyển đổi số tại chỗ, điều quan trọng là phải lựa chọn các hệ thống và công cụ dễ sử dụng cho mọi nhân viên, đồng thời cân nhắc đến tính dễ sử dụng và hệ thống hỗ trợ của nhà cung cấp.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống để hợp lý hóa việc kiểm kê hàng tồn kho!
Cho đến nay, chúng tôi đã giải thích về kiểm kê hàng tồn kho. Có hai phương pháp kiểm kê: "kiểm kê thực tế" và "kiểm kê sổ sách". Do công việc thủ công làm dấy lên lo ngại về sai sót của con người, nên cân nhắc việc giảm thiểu sai sót bằng cách tạo hướng dẫn sử dụng cho quy trình hoặc tự động hóa bằng cách áp dụng một hệ thống hoặc công cụ chuyên dụng. Ứng dụng quét mã vạch "i-Repo Scan" không chỉ kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả mà còn giúp ngăn ngừa sai sót trong công việc. Ứng dụng này có thể được triển khai với chi phí thấp vì iPhone/iPad có thể được sử dụng như một thiết bị đầu cuối cầm tay.
[Quản lý hàng tồn kho hiệu quả]
Giảm bớt công việc không cần thiết với ứng dụng quét mã vạch "i-Repo Scan"!
- Chức năng chuyên dụng đếm tất cả các mặt hàng trên màn hình cùng một lúc giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc kiểm kê.
・Không cần thiết bị đầu cuối cầm tay. Vì chạy trên thiết bị di động nên chi phí lắp đặt chỉ bằng 1/5 so với trước đây!
- Chức năng thực tế tăng cường (AR) giúp bạn dễ dàng xem bất kỳ chỉ số nào bị bỏ sót hoặc xem chỉ số đó có chính xác hay không.
Nhấp vào đây để tải xuống tài liệu cho hệ thống số hóa tài liệu tại chỗ "i-Repo Scan"
Tải xuống Sổ tay quản lý kho "Ngăn ngừa sai sót tại chỗ và cải thiện độ chính xác" tại đây
Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!
