So sánh 8 hệ thống tài liệu điện tử được khuyến nghị cho ngành sản xuất [Phiên bản 2025] - Cách lựa chọn và ví dụ triển khai

Trong ngành sản xuất, nơi cần nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh thông qua việc sử dụng dữ liệu, việc thúc đẩy chuyển đổi số tại chỗ là một vấn đề cấp bách. Đặc biệt quan trọng là số hóa khối lượng lớn "tài liệu tại chỗ" được tạo ra hàng ngày.

Quản lý tài liệu giấy tờ không chỉ kém hiệu quả mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót và thất thoát do con người. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng hệ thống tài liệu điện tử, những vấn đề này có thể được giải quyết và toàn bộ quy trình kinh doanh có thể được tối ưu hóa.

Bài viết này cung cấp lời giải thích rõ ràng về mọi thứ, từ những điều cơ bản của hệ thống tài liệu điện tử trong ngành sản xuất đến lợi ích của việc triển khai chúng, những điểm chính cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống và các ví dụ triển khai cụ thể.

Nếu bạn đang cân nhắc việc quảng bá DX tại nơi làm việc, vui lòng tham khảo bài viết này.

Báo cáo thực địa là gì?

"Báo cáo công trường" là tài liệu ghi lại các hoạt động hàng ngày diễn ra tại các công trường sản xuất, chẳng hạn như sản xuất sản phẩm, kiểm tra và kiểm tra thiết bị.

Có rất nhiều loại tài liệu, bao gồm hướng dẫn làm việc, hồ sơ sản xuất, phiếu kiểm tra chất lượng, hồ sơ kiểm tra thiết bị, v.v. Những tài liệu này rất quan trọng đối với mọi hoạt động trên dây chuyền sản xuất, chẳng hạn như truyền đạt hướng dẫn sản xuất chính xác, đảm bảo chất lượng, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc và cải thiện hoạt động.

Tuy nhiên, việc quản lý bằng giấy tờ có nhiều vấn đề, chẳng hạn như nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng, khả năng tìm kiếm kém và lỗi của con người do lỗi sao chép.

Trong những năm gần đây, khi hệ thống giấy tờ được thay thế bằng hệ thống điện tử, chúng ta có thể mong đợi thấy những cải thiện về hiệu quả và việc sử dụng dữ liệu.

Tại sao số hóa tài liệu thực địa đang được chú ý

Những tiến bộ về hiệu quả kinh doanh và cải cách phong cách làm việc đã dẫn đến nhu cầu chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử. Hiện nay, hơn 60% công ty quản lý tài liệu trên giấy hoặc trong Excel, nhưng trong nhiều trường hợp, các công ty vẫn tiếp tục sử dụng các phương pháp quen thuộc như một phần của thực tiễn.

Trong khi đó, với sự phát triển nhanh chóng của IoT và DX, tầm quan trọng của việc thu thập và sử dụng dữ liệu thời gian thực ngày càng tăng. Ngoài ra, nhu cầu xã hội về hoạt động không giấy tờ, chẳng hạn như giảm tác động đến môi trường và chi phí in ấn, cũng đang thúc đẩy quá trình số hóa các biểu mẫu tại chỗ.

[Tham khảo] [Khảo sát mới nhất] Tình hình triển khai DX cho tài liệu tại chỗ trong ngành sản xuất hiện nay như thế nào? Hơn 60% vẫn quản lý tài liệu theo cách truyền thống, sử dụng "giấy và Excel"

Các loại biểu mẫu thường được sử dụng trong ngành sản xuất

Tại các cơ sở sản xuất, các tài liệu như hướng dẫn làm việc, hướng dẫn sản xuất, phiếu kiểm soát sản xuất và phiếu ghi chép kiểm tra thường được sử dụng.

Các tài liệu khác liên quan đến đảm bảo chất lượng và quản lý rủi ro bao gồm báo cáo quản lý an toàn và báo cáo lỗi, cũng như nhiều tài liệu khác cần thiết cho hoạt động hàng ngày và đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc, chẳng hạn như hồ sơ bảo trì thiết bị và bảng quản lý hàng tồn kho.

Bằng cách số hóa tài liệu, chúng ta có thể mong đợi cải thiện hiệu quả kinh doanh và nâng cao khả năng sử dụng dữ liệu.

[Tham khảo] Tạo báo cáo là gì? Kiến thức cơ bản về báo cáo, quy trình và các điểm chính khi tạo báo cáo | i-Reporter, viện nghiên cứu báo cáo thực địa | Số 1 về thị phần hệ thống báo cáo thực địa

Lợi ích của việc số hóa tài liệu tại chỗ trong ngành sản xuất

Quản lý tài liệu điện tử tại các nhà máy sản xuất không chỉ đơn thuần là số hóa mà còn là một chiến lược trực tiếp củng cố khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là năm lợi ích chính của việc triển khai hệ thống tài liệu điện tử:

• Nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí
• Tuân thủ và truy xuất nguồn gốc dễ dàng hơn
• Hình dung quy trình sản xuất thông qua quản lý tập trung dữ liệu tại chỗ
• Giảm chi phí và tiết kiệm không gian bằng cách không dùng giấy
• Cải thiện năng suất bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực

Như đã đề cập ở trên, hệ thống tài liệu điện tử mang lại nhiều lợi ích, từ nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí, tăng cường tuân thủ và cải thiện năng suất thông qua việc sử dụng dữ liệu. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết những lợi ích này ở đây.

Đạt được hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí cùng một lúc

Bằng cách áp dụng hệ thống tài liệu điện tử, công việc có thể được tự động hóa, giảm đáng kể thời gian nhập liệu và xác nhận thủ công.

Việc số hóa dữ liệu biểu mẫu cho phép tìm kiếm và quản lý nhanh hơn, góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nó cũng giúp giảm chi phí in ấn và vận chuyển biểu mẫu giấy, tối ưu hóa tổng chi phí vận hành.

Hơn nữa, việc chuẩn hóa hoạt động thông qua tài liệu điện tử cũng giúp cải thiện năng suất và giảm chi phí lao động.

Tuân thủ quy định dễ dàng hơn và truy xuất nguồn gốc tại các địa điểm sản xuất

Tài liệu điện tử hữu ích cho việc kiểm toán và tuân thủ quy định vì chúng ngăn chặn việc làm giả và tạo điều kiện truy xuất nguồn gốc dễ dàng. Lịch sử sản xuất của từng sản phẩm hoặc bộ phận có thể được theo dõi dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát chất lượng và giải quyết vấn đề.

Ngoài ra, chức năng tự động tạo báo cáo tuân thủ quy định pháp luật sẽ giúp giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên. Bằng cách sử dụng dữ liệu số, hệ thống sẽ được thiết lập, có khả năng phản ứng linh hoạt với những thay đổi về quy định.

【thẩm quyền giải quyết】Truy xuất nguồn gốc là gì? Lợi ích và cách cải thiện | i-Reporter, viện nghiên cứu báo cáo thực địa | Số 1 về thị phần hệ thống báo cáo thực địa

Quản lý tập trung dữ liệu tại chỗ thúc đẩy khả năng trực quan hóa các quy trình sản xuất
Bằng cách sử dụng điện toán đám mây và tích hợp hệ thống, có thể quản lý tập trung các quy trình sản xuất và dữ liệu.

Việc thu thập và hiển thị dữ liệu theo thời gian thực sẽ giúp hiểu ngay tình hình tại chỗ, từ đó đánh giá tình hình và phản ứng nhanh chóng.

Ngoài ra, việc trực quan hóa toàn bộ quy trình giúp dễ dàng xác định các điểm nghẽn và vấn đề, từ đó đưa ra cải tiến. Việc lập kế hoạch và tối ưu hóa sản xuất dựa trên dữ liệu cũng góp phần đưa ra quyết định nhanh hơn.

Không dùng giấy giúp giảm chi phí in ấn và không gian lưu trữ

Bằng cách áp dụng hệ thống tài liệu điện tử, bạn có thể giảm chi phí giấy và mực in cần thiết cho việc in tài liệu và giảm lãng phí tài nguyên.

Điều này giúp loại bỏ nhu cầu lưu trữ hồ sơ giấy, cho phép sử dụng hiệu quả hơn không gian làm việc và văn phòng. Số hóa cũng cải thiện khả năng tìm kiếm dữ liệu trong quá khứ, hợp lý hóa hoạt động quản lý.

Một lợi ích lớn khác là tránh được nguy cơ hư hỏng hoặc mất mát giấy tờ và đảm bảo tính lâu dài của dữ liệu.

Sử dụng dữ liệu thời gian thực có thể cải thiện năng suất

Bằng cách cập nhật hệ thống ngay lập tức với dữ liệu tại chỗ, sự chậm trễ và mất mát trong hoạt động có thể được giảm thiểu.

Việc trực quan hóa dữ liệu trên bảng điều khiển và các thiết bị khác cho phép đưa ra quyết định nhanh chóng, trong khi chức năng phát hiện và thông báo bất thường theo thời gian thực cho phép phản ứng nhanh chóng và bảo trì phòng ngừa.

Nó cũng cho phép điều chỉnh lịch trình linh hoạt theo tình hình tại địa điểm sản xuất.

Những điểm chính để lựa chọn hệ thống tài liệu điện tử cho các địa điểm sản xuất

Việc lựa chọn hệ thống tài liệu điện tử tốt nhất cho công ty của bạn từ rất nhiều lựa chọn hiện có không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Chúng tôi đã tóm tắt bốn điểm lựa chọn đặc biệt quan trọng một cách dễ hiểu để đảm bảo việc triển khai thành công tại cơ sở sản xuất của bạn.

• Nó có thể đáp ứng được nhu cầu riêng biệt của ngành sản xuất không?
• Giao diện người dùng (UI/UX) có dễ sử dụng đối với nhân viên thực địa không?
• Chức năng ghi và hiển thị dữ liệu theo thời gian thực
• Tính linh hoạt trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có

Khi cân nhắc những điểm này, hãy chọn hệ thống tài liệu điện tử phù hợp nhất, đồng thời tính đến những thách thức, nhu cầu và triển vọng tương lai của công ty bạn.

Chọn một công cụ có chức năng chuyên biệt cho ngành sản xuất

Khi lựa chọn hệ thống, điều quan trọng là phải kiểm tra xem hệ thống đó có đáp ứng được các nhu cầu cụ thể của ngành sản xuất hay không, chẳng hạn như quản lý sản xuất, kiểm soát chất lượng và quản lý an toàn.

Khả năng tạo báo cáo dễ dàng, tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành cũng rất quan trọng. Một hệ thống hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và quản lý lịch sử sẽ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hơn nữa, nếu hệ thống có thể tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình kinh doanh cụ thể thì việc triển khai và vận hành có thể diễn ra suôn sẻ hơn.
Chọn UI/UX có thể được nhân viên thực địa vận hành một cách trực quan
Điều rất quan trọng là phải chọn một hệ thống có giao diện dễ hiểu và dễ sử dụng đối với nhân viên thực địa mà không gặp bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Giao diện người dùng phức tạp có thể làm tăng lỗi vận hành và chi phí đào tạo, khiến việc triển khai trở thành một rào cản. Hãy đảm bảo kiểm tra khả năng tương thích với thiết bị di động và khả năng dễ dàng thao tác cảm ứng.

Một hệ thống được thiết kế trực quan giúp giảm thiểu các rào cản khi sử dụng sẽ đảm bảo hoạt động trơn tru.

Chọn một công cụ có thể ghi lại và trực quan hóa dữ liệu thời gian thực

Việc lựa chọn một hệ thống có chức năng bảng điều khiển và cho phép bạn xem và phân tích dữ liệu theo thời gian thực sẽ giúp bạn hiểu được tình hình tại chỗ và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Một hệ thống có thể phát hiện các bất thường và biến động theo thời gian thực và gửi cảnh báo sẽ cho phép phản hồi chính xác và nhanh chóng hơn. Lý tưởng nhất là một hệ thống có thể trực quan hóa dữ liệu và xu hướng lịch sử và sử dụng chúng để cải thiện hoạt động.

Ngoài ra, chức năng phân tích dự đoán sử dụng dữ liệu thu thập được sẽ góp phần đáng kể vào việc cải thiện năng suất.

Chọn một hệ thống có thể liên kết linh hoạt với các máy móc và hệ thống hiện có

Điều quan trọng là phải kiểm tra trước xem hệ thống có thể tích hợp với thiết bị sản xuất, thiết bị IoT và hệ thống ERP hiện có hay không. Hệ thống tốt nhất là hệ thống hỗ trợ API và các tiêu chuẩn, cho phép tích hợp dữ liệu trơn tru giữa các hệ thống.

Một hệ thống được tích hợp chặt chẽ với các công cụ CNTT khác có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Ngoài ra, các hệ thống có khả năng tùy chỉnh và mở rộng cao có thể linh hoạt thích ứng với những thay đổi hoạt động trong tương lai và các chức năng bổ sung, mang lại lợi thế về lâu dài.

So sánh 8 Hệ thống Tài liệu Điện tử Được Khuyến nghị cho Ngành Sản xuất [Phiên bản 2025]

Việc triển khai hệ thống tài liệu điện tử hiện được coi là thiết yếu để thúc đẩy chuyển đổi số tại các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các hệ thống hiện có, việc lựa chọn hệ thống phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn có thể gặp khó khăn.

Do đó, chúng tôi đã lựa chọn cẩn thận tám công ty cung cấp hệ thống tài liệu điện tử được khuyến nghị cho ngành sản xuất.

• i-Phóng viên
• JoyCoMES Re
• Cổng XC
• TriFellows
• eYACHO
• GEMBA Lưu ý
• Kaminashi
• KANNA

Mỗi hệ thống này đều có những tính năng và thế mạnh riêng. Hãy tìm hệ thống phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn bằng cách xem xét cấu trúc giá và các nghiên cứu điển hình.

Hệ thống tài liệu điện tử là gì?

Hệ thống tài liệu điện tử là hệ thống cho phép công ty tạo, quản lý và lưu trữ các tài liệu được sử dụng trong hoạt động hàng ngày dưới dạng dữ liệu điện tử.
Bằng cách số hóa tài liệu giấy, bạn có thể mong đợi cải thiện hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí và cải thiện tính bảo mật.
Các chức năng cơ bản của hệ thống tài liệu điện tử như sau:

• Chức năng tạo, lưu trữ và phân phối báo cáo
• Chức năng quản lý quy trình làm việc
• Chức năng tìm kiếm và duyệt
• Các tính năng bảo mật (cài đặt quyền truy cập, quản lý nhật ký, v.v.)
• Chức năng kiểm soát phiên bản
• Chức năng phân tích dữ liệu

Hệ thống tài liệu điện tử được khuyến nghị cho ngành sản xuất

*Dịch vụ và phí được cập nhật vào tháng 1 năm 2025. Vui lòng kiểm tra trang web chính thức để biết thông tin chi tiết.

① i-Reporter | Công ty TNHH Simtops

i-Reporter số hóa các báo cáo thực địa trên giấy,
Hệ thống này giải quyết nhiều vấn đề kinh doanh khác nhau. Nó có hơn 200.000 người dùng từ 4.000 công ty và là sản phẩm có thị phần hàng đầu tại Nhật Bản (*).

▼Tổng quan về chức năng
① Di chuyển từ Excel và bắt đầu sử dụng ngay!
Bạn có thể dễ dàng thay thế cách bố trí các biểu mẫu giấy mà bạn vẫn thường sử dụng và chứa đầy đủ thông tin chuyên môn tại chỗ bằng các biểu mẫu điện tử.
Vì các biểu mẫu vẫn giữ nguyên nên nhân viên tại chỗ có thể hiểu chúng một cách trực quan và việc triển khai cũng dễ dàng.

② Nhân viên thực địa có thể dễ dàng nhập dữ liệu mà không mắc bất kỳ lỗi nào!
Có sẵn các đầu vào kỹ thuật số chuyên dụng có thể được sử dụng trực quan tùy thuộc vào loại dữ liệu đầu vào, chẳng hạn như "kiểm tra", "lựa chọn số", "đầu vào chính", "máy ảnh" và "âm thanh". Nhân viên thực địa có thể dễ dàng nhập dữ liệu mà không gặp bất kỳ khó khăn hay sai sót nào.

3. Giảm đáng kể công sức và thời gian cần thiết để tạo báo cáo!
Bạn không chỉ có thể truy xuất dữ liệu từ dữ liệu chính hiện có vào báo cáo mà còn có thể dễ dàng xuất dữ liệu sang các tệp Excel, CSV và PDF và tích hợp với các hệ thống hiện có!
Cải thiện đáng kể hiệu quả tạo báo cáo, tích hợp API với nhiều dịch vụ đám mây khác nhau và tích hợp với các hệ thống cốt lõi.

② JoyCoMES Re | Công ty TNHH Khí đốt Tokyo

JoyCoMES Re là dịch vụ tạo và quản lý báo cáo dựa trên nền tảng đám mây do Tokyo Gas cung cấp.

Nó bao gồm tất cả các biểu mẫu cần thiết trong sản xuất, cải thiện hiệu quả tạo biểu mẫu, thúc đẩy chia sẻ thông tin và tăng cường tính tuân thủ.

Bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo bằng cách kéo và thả, xuất sang Excel hoặc PDF và chia sẻ dữ liệu. Các biện pháp bảo mật cũng được áp dụng, vì vậy bạn có thể yên tâm sử dụng.

③ XC-Gate | Công ty TNHH Technotree

XC-Gate là nền tảng phân phối báo cáo web do Technotree cung cấp, nổi tiếng với dòng phần mềm tạo báo cáo "SVF".

Phần mềm này hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra báo cáo, phương pháp đầu ra và đích phân phối, cho phép quản lý báo cáo có tính bảo mật cao. Có sẵn ở cả phiên bản đám mây và tại chỗ, bạn có thể chọn phiên bản phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu của công ty mình.

④ TriFellows | Công ty Cổ phần Dịch vụ Giải pháp Yokogawa

TriFellows là hệ thống quản lý thông tin vận hành nhà máy do Yokogawa Solution Services, một thành viên của Tập đoàn Điện lực Yokogawa, cung cấp.

Hệ thống quản lý tập trung thông tin liên quan đến hoạt động của nhà máy, chẳng hạn như hồ sơ vận hành và hồ sơ kiểm tra thiết bị, đồng thời hỗ trợ việc sử dụng dữ liệu hiệu quả. Hệ thống cũng có đầy đủ các chức năng tài liệu điện tử, góp phần chuyển đổi từ văn hóa giấy tờ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường tính tuân thủ.

⑤ eYACHO | Công ty TNHH MetaMoJi

eYACHO là hệ thống tài liệu điện tử dành cho hoạt động thực địa do MetaMoJi cung cấp.

Nó có khả năng vận hành trực quan cho phép bạn số hóa tài liệu giấy theo nguyên trạng và có thể sử dụng trong môi trường ngoại tuyến.

Nó được tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho công việc tại chỗ, chẳng hạn như đính kèm ảnh và dữ liệu âm thanh, nhập liệu viết tay và tích hợp GPS.

⑥ GEMBA Lưu ý | MetaMoJi Inc.

GEMBA Note là hệ thống chia sẻ thông tin phục vụ công tác thực địa do MetaMoJi cung cấp.

Nó được tích hợp nhiều tính năng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp tại chỗ, chẳng hạn như trò chuyện, báo cáo hàng ngày, quản lý tác vụ và chia sẻ tệp.

Ngoài ra, nó còn có chức năng lưu trữ tài liệu điện tử, giúp tăng hiệu quả làm việc tại chỗ và chia sẻ thông tin.

⑦ Kaminashi | Công ty TNHH Kaminashi

Kaminashi là nền tảng tự động hóa doanh nghiệp do Kaminashi Co., Ltd. cung cấp cho phép bạn cải thiện hoạt động tại chỗ mà không cần viết mã.

Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tạo ra các ứng dụng kinh doanh có thể xử lý nhiều tác vụ khác nhau, chẳng hạn như danh sách kiểm tra, báo cáo kiểm tra và báo cáo công việc hàng ngày. Nó hỗ trợ hiệu quả công việc tại chỗ, chuẩn hóa và phân tích dữ liệu.

⑧ KANNA | Công ty TNHH Aldagram

KANNA là dịch vụ số hóa tài liệu sử dụng AI do Aldagram cung cấp.

AI có thể tự động số hóa các biểu mẫu không thể đọc bằng tay hoặc OCR, giúp giảm lỗi và thiếu sót khi nhập liệu, đồng thời hợp lý hóa đáng kể công việc nhập dữ liệu.

Những điểm cần lưu ý khi triển khai hệ thống tài liệu điện tử trong ngành sản xuất

Việc áp dụng hệ thống tài liệu điện tử trong ngành sản xuất mang lại nhiều lợi ích, nhưng có một số điều cần lưu ý để đảm bảo thành công.

Đầu tiên, điều quan trọng là phải chọn một hệ thống cho phép tùy chỉnh linh hoạt, cân nhắc đến quy trình kinh doanh, các loại báo cáo và khả năng thay đổi trong tương lai của công ty bạn.

Tiếp theo, hãy đưa ra quyết định dựa trên tổng chi phí, bao gồm không chỉ chi phí triển khai mà còn cả chi phí vận hành, bảo trì và chi phí cần thiết để tích hợp với các hệ thống hiện có.

Sự dễ sử dụng cho nhân viên tại chỗ cũng là một yếu tố quan trọng. Điều cần thiết là phải xây dựng một hệ thống hỗ trợ việc triển khai và áp dụng trơn tru, bao gồm kiểm tra kỹ lưỡng trước khi triển khai, cải thiện khả năng vận hành và đào tạo.

Việc triển khai không phải là mục tiêu mà là sự khởi đầu. Điều quan trọng là tối đa hóa giá trị thực sự của hệ thống thông qua cải tiến vận hành liên tục.

Sau đây là bốn điểm quan trọng cần ghi nhớ để triển khai thành công:

Kiểm tra xem sản phẩm có tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh phù hợp với quy trình sản xuất của bạn không

Khi có nhiều luồng kinh doanh và định dạng báo cáo khác nhau, tính linh hoạt của hệ thống trở nên quan trọng.

Hãy đảm bảo phần mềm không chỉ cho phép bạn tạo mẫu mà còn có chức năng đáp ứng các thay đổi thông số kỹ thuật chi tiết và có khả năng tạo báo cáo phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể của công ty bạn.

Việc lựa chọn một hệ thống có thể linh hoạt thích ứng với những thay đổi trong tương lai là rất quan trọng cho hoạt động lâu dài.

Hiểu trước các vấn đề và chi phí phát sinh khi chuyển đổi từ biểu mẫu giấy

Bạn cần phải đưa vào kế hoạch trước các chi phí ban đầu để triển khai hệ thống và sự gián đoạn tạm thời đối với hoạt động kinh doanh do quá trình chuyển đổi.

Việc đào tạo và chạy thử cũng rất quan trọng để đảm bảo nhân viên tại chỗ không bị bối rối trong giai đoạn chuyển đổi. Hãy đảm bảo làm rõ lịch trình chuyển đổi và đặt thời gian thích hợp để loại bỏ các biểu mẫu giấy.

Điều quan trọng nữa là phải cân nhắc đến sự cân bằng giữa chi phí tiết kiệm được và khoản đầu tư một lần cần thiết cho quá trình chuyển đổi.

Tiến hành chạy thử nghiệm tại chỗ trước khi triển khai để xác định bất kỳ vấn đề nào

Bằng cách tiến hành thử nghiệm, bạn có thể xác minh xem hệ thống có đáp ứng được nhu cầu tại chỗ trong môi trường mô phỏng hoạt động thực tế hay không.

Thu thập ý kiến từ nhân viên tại chỗ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và nếu cần, phản ánh chúng trong hệ thống trước khi tiến hành triển khai thực tế.

Việc xác định các vấn đề trong thời gian vận hành thử nghiệm và lập kế hoạch giải quyết vấn đề trước sẽ giúp việc triển khai diễn ra suôn sẻ.

Ngoài ra, ở giai đoạn này, hãy chắc chắn kiểm tra hệ thống hỗ trợ và khả năng phản hồi của nhà cung cấp hệ thống.

Thiết lập một hệ thống hỗ trợ có thể phản ánh phản hồi từ hiện trường

Điều quan trọng là phải thiết lập một hệ thống hỗ trợ linh hoạt có thể dễ dàng phản ánh ý kiến từ thực địa ngay cả sau khi triển khai.

Hãy chắc chắn kiểm tra tốc độ phản hồi và khả năng xử lý vấn đề của bộ phận hỗ trợ trước.

Việc cập nhật hệ thống thường xuyên và đề xuất cải tiến cũng rất quan trọng. Bằng cách cải thiện hoạt động dựa trên phản hồi từ thực địa, bạn có thể sử dụng hệ thống hiệu quả hơn.

Nghiên cứu điển hình về việc triển khai hệ thống tài liệu điện tử tại một cơ sở sản xuất

Nhờ áp dụng hệ thống tài liệu điện tử, nhiều công ty đã đạt được những kết quả như cải thiện hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí. Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu ba ví dụ cụ thể về việc áp dụng hệ thống tài liệu điện tử tại các cơ sở sản xuất.

Việc chuyển đổi sang không giấy giúp giảm 90% lượng giấy tiêu thụ | Tianjin Denso Electronics Co., Ltd. (TDE)

Công ty TNHH Điện tử Tianjin Denso (TDE) là công ty sản xuất và bán phụ tùng ô tô.

Các vấn đề trước khi triển khai

Tại các cơ sở sản xuất của TDE, hàng trăm nghìn biểu mẫu giấy được sử dụng hàng năm, việc quản lý và truy xuất hồ sơ còn kém hiệu quả. Đặc biệt, việc lưu trữ biểu mẫu lâu dài và kiểm tra dữ liệu cũ đòi hỏi rất nhiều công sức.

nỗ lực

TDE đã giới thiệu i-Reporter để số hóa các biểu mẫu, thành lập một nhóm thiết kế chuyên biệt nội bộ và xây dựng một hệ thống có thể đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu tại chỗ.

Nhóm thiết kế đã kết hợp phản hồi từ thực địa và tạo ra các biểu mẫu kỹ thuật số dễ sử dụng.

tác dụng

Nhờ đó, lượng giấy tiêu thụ đã giảm 300.000 tờ mỗi năm, tương đương khoảng 90% lượng giấy sử dụng. Bằng cách số hóa dữ liệu biểu mẫu, nhân viên hiện trường giờ đây có thể dễ dàng kiểm tra thông tin ngay tại bàn làm việc, giúp cải thiện hiệu quả công việc.

Ngoài ra, công nhân tại chỗ cũng thường xuyên thực hiện cải tiến hơn, giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót. Giờ đây, các nhà quản lý có thể kiểm tra dữ liệu quan trọng ngay tại bàn làm việc của mình, từ đó nâng cao hiệu quả chung của toàn doanh nghiệp.

[Tham khảo] Nghiên cứu điển hình của Công ty TNHH Điện tử Denso Thiên Tân (TDE)

Việc số hóa sổ cái giấy giúp giảm thiểu sai sót. Khả năng tìm kiếm, sử dụng dữ liệu và công việc tổng hợp được cải thiện đáng kể. | Showa Create Cebu, Inc.

Showa Create Cebu, Inc. là một công ty sản xuất các bộ phận dập kim loại tại Cebu, Philippines.

Các vấn đề trước khi triển khai

Tại Showa Create Cebu, rất nhiều loại giấy tờ được sử dụng tại nơi sản xuất linh kiện máy ép kim loại, và việc quản lý và vận hành chúng đòi hỏi rất nhiều công sức và chi phí.

Cụ thể, thách thức là thời gian cần thiết để tránh sai sót khi điền dữ liệu, kiểm đếm dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu trong quá khứ.

nỗ lực

Showa Create Cebu đã giới thiệu RAKU-PAD (phiên bản OEM của i-Reporter) và bắt đầu sử dụng trong bộ phận sản xuất. Thông qua đào tạo, họ đặt mục tiêu đơn giản hóa việc tạo báo cáo và thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu.

Bằng cách số hóa tài liệu, chúng tôi đã chuẩn hóa và hợp lý hóa công việc của mình.

tác dụng

Một lượng lớn biểu mẫu giấy đã được số hóa, giúp giảm đáng kể chi phí và công sức in ấn, lưu trữ và lập bảng biểu. Số hóa cũng giúp giảm lỗi nhập liệu và lỗi sao chép, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.

Việc tìm kiếm dữ liệu quá khứ và lập bảng biểu cũng trở nên nhanh hơn. RAKU-PAD giúp tìm kiếm nhanh chóng các bản ghi quá khứ, giúp công việc lập bảng biểu hiệu quả hơn và tăng tốc độ sử dụng dữ liệu.

Khi nhân viên hiện trường thích nghi hơn với hệ thống, nhận thức của họ về cải tiến công việc cũng tự nhiên tăng lên. Đặc biệt, hiệu quả và tính chuẩn hóa trong việc tạo tài liệu dường như có tác động trực tiếp đến việc thuận tiện hơn khi làm việc tại hiện trường.

[Tham khảo] Nghiên cứu điển hình của Showa Create Cebu, Inc.

Bằng cách loại bỏ các biểu mẫu giấy, Công ty TNHH Chợ Cá Sakaiminato đã giảm thành công chi phí khoảng 400.000 yên mỗi năm

Công ty TNHH Chợ cá Sakaiminato là đơn vị điều hành một chợ cá có trụ sở tại thành phố Sakaiminato, tỉnh Tottori.

Các vấn đề trước khi triển khai

Chợ cá Sakaiminato từng sử dụng biểu mẫu giấy để ghi lại thời điểm cá ngừ tươi cập bến.

Tuy nhiên, với biểu mẫu giấy, chất lượng dữ liệu có thể giảm sút khi bị ướt hoặc bẩn, khiến các ký tự không thể đọc được.

Để giữ được độ tươi của cá ngừ sống, công việc ghi chép cần được thực hiện nhanh chóng, do đó làm việc trên giấy sẽ mất nhiều thời gian.

nỗ lực

Chợ cá Sakaiminato đã giới thiệu iPad chống nước, chống bụi và "i-Reporter" để số hóa tài liệu giấy.

Bây giờ có thể nhập dữ liệu bằng cách sử dụng bố cục báo cáo quen thuộc và gửi dữ liệu đến trụ sở chính theo thời gian thực.

tác dụng

Việc nhập liệu bằng máy tính bảng có khả năng chống nước và bụi, giúp chống ẩm và bụi bẩn, loại bỏ vấn đề ký tự không đọc được.

Việc nhập dữ liệu hiện nay nhanh hơn so với cách ghi chép trên giấy thông thường, giúp cải thiện hiệu quả công việc trong việc duy trì độ tươi của cá ngừ sống.

Tiết kiệm chi phí hàng năm khoảng 400.000 yên. Giảm chi phí vận hành cho các tờ kiểm tra giấy và thiết bị OCR.

Dữ liệu đầu vào được tải trực tiếp lên máy chủ tại trụ sở chính, cho phép phân tích dữ liệu ngay lập tức. Nhờ đó, kết quả đấu giá và thông tin bán hàng được nắm bắt nhanh chóng.

[Tham khảo] Nghiên cứu điển hình của Công ty TNHH Chợ cá Sakaiminato

Để triển khai thành công hệ thống báo cáo trong ngành sản xuất

Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu những kiến thức cơ bản về hệ thống tài liệu điện tử trong ngành sản xuất, lợi ích khi triển khai, những điểm chính cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống và các ví dụ triển khai.
Việc triển khai hệ thống tài liệu điện tử mang lại nhiều lợi ích, bao gồm cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng cường tuân thủ và thúc đẩy sử dụng dữ liệu. Đặc biệt, hệ thống này có thể hợp lý hóa việc phân tích 4M tại chỗ và giảm đáng kể thời gian giải quyết sự cố.

i-Reporter của SIMTOPS hỗ trợ mọi thứ, từ thu thập dữ liệu thời gian thực tại các nhà máy sản xuất đến phân tích nâng cao. Bằng cách số hóa các báo cáo tại chỗ, giải pháp này giúp giảm thiểu công sức tạo và quản lý báo cáo giấy, đồng thời giúp ngăn ngừa sai sót do con người gây ra.

Tuy nhiên, để triển khai hệ thống thành công, điều quan trọng là phải làm rõ những thách thức và nhu cầu của công ty bạn trước và sau đó chọn hệ thống phù hợp.

Vui lòng sử dụng thông tin được giới thiệu trong bài viết này để tham khảo nhằm tìm ra hệ thống tài liệu điện tử phù hợp nhất với công ty của bạn, chẳng hạn như giải pháp chuyên biệt cho từng lĩnh vực như i-Reporter.

Ban biên tập Viện nghiên cứu tài liệu thực địa

Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!