Tôi muốn loại bỏ các mục bị thiếu và lỗi sao chép! Làm thế nào tôi có thể dễ dàng quản lý báo cáo công việc hàng ngày của mình?

Để nhân viên có thể quản lý công việc của mình, họ cần ghi lại công việc vào báo cáo công việc hàng ngày.

Báo cáo công việc hàng ngày: Báo cáo về công việc và nhiệm vụ đã thực hiện trong ngày

Nếu có vấn đề gì xảy ra tại nơi làm việc, hãy báo cáo với người giám sát và xin hướng dẫn.

Khi công việc được hoàn thành trong công ty, người quản lý có thể dễ dàng hiểu được công việc mà cấp dưới đang làm.
Có thể khó theo dõi dễ dàng công việc được thực hiện bên ngoài công ty, chẳng hạn như tại công trường xây dựng hoặc dịch vụ bảo trì và kiểm tra.

Lần này, chúng tôi sẽ giải thích cách cải thiện hiệu quả quản lý công việc tại các công trường xa xôi như công trường xây dựng và dịch vụ bảo trì, kiểm tra.

\Làm thế nào để ngăn ngừa lỗi sao chép bằng cách số hóa tài liệu tại chỗ? /

Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa

Báo cáo công việc hàng ngày là gì?

Có bốn mục đích chính khi tạo báo cáo công việc:

Quản lý việc làm

​Mục đích của báo cáo công việc hàng ngày là để quản lý công việc.
Đặc biệt là khi nhân viên đi làm việc ở nơi xa và về thẳng nhà.
Không có cách nào để kiểm tra thời gian công việc bắt đầu và kết thúc.

Ngoài ra, khi làm việc trong dịch vụ bảo trì và kiểm tra, nơi bạn cần phải đi đến nhiều địa điểm trong một ngày,
Thời gian bắt đầu và kết thúc phải được xác nhận cho từng công việc.
Theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động, các công ty có nghĩa vụ quản lý giờ làm việc.

Quản lý kinh doanh

Quản lý công việc thực tế được thực hiện trong báo cáo công việc hàng ngày.
Ngoài các cuộc kiểm tra pháp lý thường xuyên, chúng tôi cũng thực hiện các cuộc kiểm tra theo khuyến nghị của nhà sản xuất,
Quản lý việc kiểm tra và sửa chữa theo yêu cầu của khách hàng đã được thực hiện hay chưa.

Trong trường hợp dịch vụ bảo trì và kiểm tra, báo cáo công việc hàng ngày cũng đóng vai trò như một hồ sơ bảo trì,
Không được có lỗi ghi chép hoặc lưu trữ.

Quản lý chi phí

Quản lý chi phí được thực hiện để hiểu rõ chi phí và tối đa hóa lợi nhuận mà không gây lãng phí.
Do đó, giờ làm việc tiêu chuẩn được xác định dựa trên thông tin trong báo cáo công việc hàng ngày.
Hiểu được giờ làm việc ảnh hưởng đến lợi nhuận và thua lỗ của công ty, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu đúng giờ làm việc.

Để thực hiện công việc bảo trì và kiểm tra một cách hiệu quả, cần phải lập một kế hoạch công việc có thể hoàn thành trong một ngày.
Việc lập kế hoạch làm việc vừa là quản lý doanh nghiệp vừa là quản lý việc làm.

Báo cáo vấn đề và xem xét công việc

Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình làm việc và nếu chúng khẩn cấp, hãy báo cáo ngay cho người giám sát của bạn qua điện thoại hoặc các phương tiện khác.
Sau đó, ghi lại bất kỳ vấn đề nào phát sinh vào nhật ký công việc của bạn.

Sẽ ổn thôi nếu vấn đề có thể được giải quyết ngay tại chỗ bởi ông chủ,
Khi bạn cần kiểm tra ý kiến của những người khác, chẳng hạn như những người liên quan, về các biện pháp đối phó, cần phải tóm tắt các tình huống xảy ra sự cố.
Mọi vấn đề sẽ được báo cáo kịp thời​ ​và tóm tắt tình hình sẽ được cung cấp trong báo cáo công việc hàng ngày.

Ngoài những vấn đề phát sinh, nhân viên cũng ghi lại những phản ánh của mình về công việc và những đề xuất cải tiến trong báo cáo công việc hàng ngày và báo cáo lên cấp trên.
Người giám sát sẽ xem xét báo cáo công việc hàng ngày và đưa ra lời khuyên để phản hồi và đề xuất cải tiến.

Bằng cách này, bằng cách chủ động viết ra những câu hỏi và ý kiến của bạn,
Nó cũng giúp tăng cường giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như giữa các đồng nghiệp.

Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa

Tại sao việc quản lý báo cáo công việc hàng ngày trong Excel lại khó khăn?

Nhiều công ty có thể sử dụng Excel để báo cáo công việc hàng ngày.
Biểu mẫu này dễ tạo và có thể tải xuống miễn phí trên Internet.

Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh định dạng của báo cáo hàng ngày và chèn ảnh vào bất cứ đâu bạn muốn,
Nhiều người có lẽ đã quen với việc nhập dữ liệu vào bảng tính Excel.
Tuy nhiên, việc quản lý báo cáo công việc hàng ngày chỉ bằng Excel là rất khó khăn.

Bạn không thể nhìn thấy nội dung của một tập tin trừ khi bạn mở nó

Khi tạo báo cáo công việc hàng ngày trong Excel, bạn có tạo tệp cho từng ngày không?
Nếu có 10 người báo cáo, người giám sát sẽ phải mở và kiểm tra tệp báo cáo công việc ít nhất 10 lần mỗi ngày.

"Mười lần một ngày, không có gì to tát cả!"

Một số người có thể nghĩ như vậy, nhưng báo cáo công việc hàng ngày không phải là thứ có thể kiểm tra một lần rồi hoàn thành.
Vì đây là hồ sơ về việc làm và quản lý công việc nên bạn có thể muốn xem lại sau.

"A-san làm việc bao nhiêu giờ?"

Nếu bạn muốn kiểm tra điều này, bạn phải mở tệp và kiểm tra mỗi lần.

Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa

Ghi chép và tóm tắt thông tin quan trọng

Nếu bạn chép lại và sắp xếp nội dung cần xem lại sau vào một tệp riêng, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy hơn khi cần.

Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn sao chép sai tế bào khi phiên mã?
Nếu phát hiện ra lỗi phiên âm sau này, việc tìm ra dữ liệu nào đã được phiên âm không chính xác có thể rất khó khăn.

Phiên âm tự động bằng macro

Nếu bạn đang sử dụng Excel, bạn có thể sử dụng macro để tự động phiên âm.
Sử dụng macro sẽ ngăn ngừa lỗi phiên âm và giảm lượng công việc cần thiết.

Nhưng ai sẽ tạo macro? Nếu có ai đó ở nơi làm việc của bạn giỏi tạo macro thì việc này sẽ rất dễ dàng.
Trên thực tế, có rất nhiều ví dụ về những cải tiến được thực hiện bằng cách sử dụng macro Excel để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bạn đã nghe đến thuật ngữ Excel Legacy chưa?
Đây là biệt danh dành cho người quản lý dữ liệu kinh doanh bằng macro Excel và các công cụ khác.
Điều này giúp hoạt động hiệu quả hơn và trong nhiều trường hợp, nó đã được sử dụng trong một thời gian dài.

Mặt khác, rất khó để ứng phó với những thay đổi trong kinh doanh và quản lý dữ liệu.
Ngược lại Trở ngại kinh doanh Điều này cũng có nghĩa là mọi chuyện đã trở nên như thế này.
Một macro được tạo ra trong quá khứ để cải thiện hoạt động kinh doanh Không thể thích ứng với những thay đổi trong kinh doanh
Có nhiều thứ không thể sử dụng được như hiện tại.

Xin đừng hiểu lầm tôi. Vấn đề không phải là bạn đang quản lý công việc bằng Excel.
Đối với các hệ thống kinh doanh chỉ bao gồm Excel,
Điều này có nghĩa là chúng ta phải chuẩn bị một hệ thống có thể phản ứng với những thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

Làm thế nào để loại bỏ sai lầm và gánh nặng và quản lý dễ dàng

Hiện nay, phương pháp quản lý sử dụng dịch vụ đám mây là một lựa chọn tốt.
Chúng tôi sẽ giải thích những cách cụ thể để sử dụng dịch vụ đám mây.

Sử dụng thiết bị máy tính bảng

Sử dụng máy tính bảng để tạo và báo cáo công việc hàng ngày ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng.
Bằng cách sử dụng thiết bị máy tính bảng, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc có thể được xác định không phải bằng cách tự báo cáo của người báo cáo mà bằng cách
Bạn có thể sử dụng đồng hồ hệ thống để quản lý thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế của các hoạt động trên thiết bị máy tính bảng.

Điều này cũng giúp phóng viên tránh bỏ sót thông tin.
Đảm bảo rằng các mục cần nhập trên máy tính bảng dễ nhập nhất có thể.
Cho phép mọi người chọn các mục để báo cáo từ danh sách hoặc chỉ cần đánh dấu chúng.

Nếu bạn có máy tính bảng, bạn có thể cho phép người dùng nhập vấn đề hoặc thắc mắc bằng giọng nói hoặc bằng tay.

Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây

Dữ liệu nhập vào máy tính bảng được lưu trữ trên đám mây.
Khi lưu vào đám mây, mỗi phần dữ liệu sẽ được đăng ký trong cơ sở dữ liệu.
Lưu trữ theo cách này sẽ loại bỏ nhu cầu sao chép dữ liệu theo cách thủ công.

Hơn nữa, bạn có thể xem dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
Điều này rất tiện lợi nếu nơi làm việc ở xa.
​Thông tin cũng có thể được chia sẻ với các bên liên quan theo thời gian thực.

Nếu bạn muốn xử lý dữ liệu, hãy xuất dữ liệu sang CSV.

Nếu bạn muốn xử lý dữ liệu báo cáo công việc hàng ngày, hãy xuất dữ liệu đó ra CSV và sử dụng.
Không chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong cơ sở dữ liệu.
Chỉnh sửa trực tiếp có thể dẫn đến lỗi đánh máy.

Sử dụng dữ liệu đầu ra ở định dạng CSV để tạo biểu đồ và thực hiện tính toán trong Excel.
Bạn có thể tính toán giờ làm việc hàng tháng và thời gian tiêu chuẩn cho công việc kiểm tra.

Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa

bản tóm tắt

Chúng tôi đã giải thích cách cải thiện hiệu quả của các báo cáo công việc hàng ngày, đặc biệt là quản lý công việc ở những địa điểm xa công ty.
Điều này không có nghĩa là báo cáo giấy hoặc quản lý Excel là tệ.
Không có vấn đề gì miễn là việc quản lý doanh nghiệp có thể được thực hiện bằng phương pháp hiện tại.

Tuy nhiên, ngày nay có những hệ thống và phương pháp không chỉ cho phép chúng ta thực hiện công việc mà còn giúp công việc hiệu quả hơn.
Hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp và nỗ lực cải thiện doanh nghiệp của bạn.

Ban biên tập Viện nghiên cứu tài liệu thực địa

Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!