Lợi ích của việc trực quan hóa quản lý thiết bị là gì? Các phương pháp chính và điểm cải tiến
mục lục
"Trực quan hóa" việc quản lý thiết bị là một sáng kiến quan trọng để đạt được hiệu quả và giảm chi phí trong doanh nghiệp. Bằng cách nắm rõ tình trạng tồn kho và tình trạng sử dụng thiết bị, bạn có thể ngăn ngừa việc đặt hàng không cần thiết và tồn kho dư thừa, đồng thời cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết này, Lợi ích của việc "hình dung" quản lý thiết bị và cách áp dụng ngay vào thực tế, cùng với những điểm cần lưu ý khi triển khai. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn thông tin giúp bạn giải quyết các vấn đề quản lý thiết bị, vì vậy hãy sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo.
"Trực quan hóa" quản lý thiết bị là gì?
"Trực quan hóa" quản lý thiết bị là một hệ thống cho phép bạn nắm bắt vị trí và tình trạng tồn kho của thiết bị chỉ trong nháy mắt. Bằng cách cho phép bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra ngay lập tức tình trạng thiết bị, bạn có thể ngăn ngừa sai sót quản lý và chi phí không cần thiết, đồng thời cải thiện hiệu quả công việc.
"Trực quan hóa" quản lý thiết bị là gì?
"Trực quan hóa" trong quản lý thiết bị có nghĩa là tạo ra một hệ thống cho phép hiểu trực quan về tình trạng tồn kho và sử dụng thiết bị được sử dụng trong một công ty hoặc tổ chức. Ví dụ, điều này có nghĩa là giúp mọi người dễ dàng kiểm tra tình trạng tồn kho và sử dụng của nhiều loại thiết bị khác nhau như thiết bị văn phòng, vật tư văn phòng, công cụ, phụ tùng và vật tư tiêu hao.
Trực quan hóa không chỉ là việc nắm rõ số lượng hàng tồn kho. Nó còn có nghĩa là tạo ra một hệ thống để trực quan hóa tình trạng thiết bị, vị trí lưu trữ, thời hạn sử dụng, lịch sử mua hàng, v.v., và chia sẻ thông tin chính xác.
Bằng cách quản lý thiết bị một cách trực quan, việc quản lý thiết bị có thể trở nên hiệu quả hơn, từ đó cải thiện năng suất kinh doanh và giảm chi phí.
Các vấn đề thường gặp trong quản lý thiết bị
Những vấn đề sau đây thường gặp trong quản lý thiết bị:
Thặng dư và thiếu hụt hàng tồn kho
Tình trạng tồn kho không chắc chắn thường dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn cung cấp cần thiết, làm chậm hoạt động, trong khi tồn kho dư thừa gây áp lực lên chi phí.
Mất mát hoặc trộm cắp
Nếu thiết bị không được quản lý đúng cách, nguy cơ bị mất hoặc bị đánh cắp là rất cao.
Lỗi quản lý thủ công
Việc quản lý sổ cái thủ công theo phương pháp tương tự dễ bị thiếu sót và lỗi sao chép, không chỉ làm giảm độ chính xác của việc quản lý mà còn mất thời gian biên soạn và phân tích.
Sự phức tạp của quản lý
Nếu có nhiều loại và số lượng thiết bị, việc quản lý có thể trở nên cá nhân hóa và khó có thể nắm bắt được tình hình chung.
Để giải quyết những vấn đề này, việc quản lý thiết bị một cách minh bạch là điều cần thiết. Bằng cách quản lý thiết bị hiệu quả, chi phí và rắc rối không cần thiết có thể được ngăn ngừa.
Lợi ích của việc trực quan hóa quản lý thiết bị
Việc "trực quan hóa" quản lý thiết bị không chỉ giúp bạn nắm rõ vị trí và số lượng thiết bị mà còn mang lại nhiều tác động khác nhau đến hoạt động kinh doanh. Hãy cùng xem xét những lợi ích chính của việc "trực quan hóa" quản lý thiết bị.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Bằng cách quản lý thiết bị một cách trực quan, thiết bị có thể được quản lý tập trung và thiết bị cần thiết có thể được tìm thấy nhanh chóng. Điều này sẽ giảm đáng kể công sức và thời gian tìm kiếm thiết bị, giúp công việc nhanh hơn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ví dụ, nó loại bỏ nhu cầu kiểm tra vị trí và tình trạng hàng tồn kho của thiết bị, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi, điều này được kỳ vọng sẽ cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc. Hiệu ứng này đặc biệt đáng kể ở những văn phòng nơi nhiều nhân viên sử dụng nhiều loại thiết bị khác nhau, hoặc trong trường hợp thiết bị được chia sẻ giữa nhiều phòng ban.
Giảm chi phí
Việc trực quan hóa quản lý thiết bị cũng góp phần đáng kể vào việc giảm thiểu chi phí không cần thiết. Nhờ nắm bắt được tình trạng hàng tồn kho theo thời gian thực, bạn có thể dễ dàng xem xét thiết bị nào đang được lưu trữ dư thừa, thiết bị nào dễ bị thiếu hụt, v.v.
Điều này cho phép bạn đặt hàng những vật dụng cần thiết vào đúng thời điểm, tránh mua hàng không cần thiết.
Giảm nguy cơ mất mát hoặc trộm cắp
Việc trực quan hóa việc quản lý thiết bị cũng có thể giúp giảm đáng kể nguy cơ mất mát hoặc trộm cắp. Điều này là do vị trí và lịch sử sử dụng thiết bị được hiển thị rõ ràng, giúp dễ dàng phát hiện nhanh chóng thiết bị bị mất và kiểm tra hồ sơ thiết bị đã được tháo dỡ.
Trong trường hợp bất trắc xảy ra khi vật dụng bị mất hoặc bị đánh cắp, thiệt hại có thể được giảm thiểu nhờ thông tin được ghi lại để ứng phó nhanh chóng. Ngoài ra, việc có hồ sơ rõ ràng về tình trạng quản lý thiết bị sẽ giúp ngăn chặn nhân viên sử dụng sai mục đích thiết bị và cũng góp phần nâng cao nhận thức về an ninh trong công ty.
Quản lý thiết bị toàn diện là bước quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của công ty.
Các phương pháp chính để thực hiện trực quan hóa quản lý thiết bị
Có nhiều cách để "trực quan hóa" việc quản lý thiết bị, và phương pháp tối ưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề của công ty bạn, cũng như loại và số lượng thiết bị bạn muốn quản lý. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng phương pháp và cách lựa chọn phương pháp phù hợp.
Tạo sổ cái quản lý
Cơ sở của việc quản lý thiết bị là tạo ra "sổ cái quản lý" cho phép bạn theo dõi tập trung loại và số lượng thiết bị, ngày mua, trạng thái sử dụng, v.v. Một cách dễ dàng để bắt đầu là tạo sổ cái bằng phần mềm bảng tính như Excel.
Khi tạo sổ cái quản lý, bạn thiết lập các mục quản lý (tên mục, mã số quản lý, vị trí lưu trữ, ngày mua, người phụ trách, v.v.) trong mỗi cột và nhập thông tin thiết bị riêng lẻ vào mỗi hàng. Bằng cách sử dụng các hàm và định dạng có điều kiện, bạn có thể quản lý thiết bị hiệu quả, chẳng hạn như tự động tính toán trạng thái hàng tồn kho và hiển thị thiết bị hết hạn bằng các màu khác nhau.
Chuẩn hóa quy trình làm việc của bạn
Việc chuẩn hóa từng quy trình, từ đặt hàng vật tư đến sử dụng, trả lại và xử lý, cũng cực kỳ quan trọng để đạt được sự trực quan hóa. Mọi người trong công ty đều có thể quản lý vật tư bằng cùng một quy trình, giảm thiểu sự thiếu nhất quán và sai sót trong phương pháp quản lý giữa các nhân viên khác nhau, đồng thời giúp việc quản lý trở nên trơn tru hơn.
Trước tiên, hãy kiểm kê kỹ lưỡng các hoạt động quản lý thiết bị hiện tại của bạn và xác định từng quy trình công việc. Sau đó, kiểm tra các bước không cần thiết hoặc kém hiệu quả và cân nhắc các cách cải thiện chúng.
Ví dụ, bạn có thể làm rõ quy trình đăng ký và phê duyệt thiết bị, hoặc đặt ra các quy tắc cho việc lấy và trả thiết bị. Điều quan trọng là phải xây dựng các quy trình chuẩn hóa, chia sẻ chúng với tất cả nhân viên và đảm bảo chúng được tuân thủ chặt chẽ.
Triển khai hệ thống
Để quản lý và trực quan hóa thiết bị tiên tiến hơn, việc triển khai các hệ thống chuyên dụng như hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống quản lý hàng hóa là rất hiệu quả. Bằng cách triển khai các hệ thống này, dữ liệu thiết bị có thể được quản lý tập trung và cập nhật theo thời gian thực.
Tùy thuộc vào hệ thống, nó cũng có thể được trang bị các chức năng như tự động hóa quy trình đặt hàng và cho mượn/trả lại thiết bị, gửi cảnh báo về tình trạng hàng tồn kho và tạo báo cáo, có thể cải thiện đáng kể hiệu quả công việc quản lý. Ngoài ra, bằng cách liên kết với các ứng dụng đám mây hoặc PC, có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, tạo đơn đăng ký và thực hiện yêu cầu từ điện thoại thông minh và máy tính bảng, từ đó đẩy nhanh hiệu quả công việc hơn nữa.
Việc triển khai hệ thống sẽ là giải pháp mạnh mẽ thúc đẩy chuyển đổi số và xây dựng hệ thống quản lý thiết bị thông minh hơn.
Sử dụng mã vạch và mã hai chiều
Việc gắn mã vạch hoặc mã hai chiều (mã QR) vào từng thiết bị hoặc sản phẩm, sau đó đọc và quản lý bằng máy quét hoặc ứng dụng điện thoại thông minh là một ví dụ về cách hiệu quả để "hình dung" việc quản lý thiết bị.
Bằng cách sử dụng mã vạch và mã 2D, bạn có thể dễ dàng ghi lại và theo dõi số lượng hàng tồn kho cũng như lịch sử sử dụng chỉ bằng cách quét mã khi nhận, xuất hoặc trả thiết bị. Điều này giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và cho phép quản lý thông tin chính xác và kịp thời.
Điều này đặc biệt hiệu quả khi xử lý số lượng lớn thiết bị hoặc khi thiết bị được di chuyển thường xuyên. Gần đây, việc quản lý thiết bị bằng mã vạch và mã QR đã trở nên dễ dàng hơn bằng cách liên kết với các ứng dụng quản lý có thể tải xuống điện thoại thông minh.
Với "i-Repo Scan", bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng như một máy đọc mã vạch. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng thiết bị chuyên dụng, giảm chi phí và cho phép quản lý thiết bị hiệu quả, chẳng hạn như tự động nhập thông tin đã quét vào báo cáo.
Để biết thêm thông tin về "i-Repo Scan", hãy nhấp vào đây.
Những điểm cần lưu ý khi trực quan hóa quản lý thiết bị
Việc "trực quan hóa" quản lý thiết bị mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có một số điều cần lưu ý khi triển khai và vận hành. Dưới đây là ba điểm cần lưu ý để "trực quan hóa" thành công.
Đặt ra các quy tắc trước
Để việc quản lý thiết bị được dễ dàng, điều cần thiết là phải thiết lập rõ ràng các quy tắc vận hành và phổ biến cho tất cả nhân viên trong công ty.
Cụ thể, việc xác định rõ ràng quy trình và thời hạn cho mượn và trả lại thiết bị, cũng như thiết lập các quy tắc như "thời hạn", "cho ai" và "cách thức" trả lại thiết bị sẽ ngăn ngừa tình trạng thiết bị bị mất hoặc bị lấy đi trong thời gian dài. Ngoài ra, việc làm rõ cách thức ứng phó trong trường hợp mất mát, hư hỏng hoặc trục trặc sẽ giúp xử lý vấn đề một cách trơn tru.
Điều quan trọng là phải ghi chép và chia sẻ các quy tắc bạn đã đặt ra, đồng thời đảm bảo chúng được tuân thủ chặt chẽ bằng cách tổ chức đào tạo khi cần thiết. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc là một điểm quan trọng để cải thiện tính chính xác của công tác quản lý và ngăn ngừa những rắc rối không đáng có.
Phân loại theo phòng ban hoặc mục đích
Phân loại và sắp xếp vật tư được quản lý theo phòng ban và mục đích cũng là một điểm quan trọng để nâng cao hiệu quả của "hình ảnh hóa". Ví dụ, bằng cách chia vật tư thành các danh mục như "văn phòng phẩm do phòng hành chính tổng hợp sử dụng" và "thiết bị CNTT do phòng hệ thống thông tin quản lý", việc nắm bắt tình trạng hàng tồn kho sẽ dễ dàng hơn.
Việc gán mã số nhận dạng cho từng thiết bị cũng rất hiệu quả để dễ dàng theo dõi vị trí và tình trạng sử dụng của chúng. Việc dán nhãn và phân loại rất quan trọng để liên kết quản lý vật lý với quản lý dữ liệu, giúp hiểu chính xác tình trạng hàng tồn kho.
Các phương pháp quản lý được xem xét thường xuyên
Việc "trực quan hóa" quản lý thiết bị không chỉ kết thúc khi hệ thống đã được triển khai và các quy định đã được thiết lập. Ngay cả sau khi hệ thống đã đi vào vận hành, cần phải định kỳ kiểm tra xem phương pháp quản lý có phù hợp với tình hình hiện tại hay không, có phương pháp nào hiệu quả hơn không và thực hiện cải tiến. Để làm được điều này, cần phải thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho, kiểm tra và điều chỉnh bất kỳ sự khác biệt nào với sổ cái quản lý và hệ thống quản lý hàng tồn kho, đồng thời luôn duy trì trạng thái chính xác.
Ngoài ra, việc áp dụng các công cụ và hệ thống mới, chẳng hạn như các ứng dụng quản lý và thẻ IC mới nhất, cũng có thể giúp nâng cao hiệu quả hoạt động. Để không bỏ lỡ làn sóng số hóa, điều quan trọng là luôn cập nhật thông tin mới nhất và linh hoạt xem xét lại các phương pháp quản lý của mình.
Sử dụng "i-Reporter" để hợp lý hóa việc trực quan hóa quản lý thiết bị
"Trực quan hóa" việc quản lý thiết bị là một phương pháp quan trọng để cải thiện hiệu quả công việc và giảm chi phí. Nếu bạn hiện đang gặp khó khăn trong việc quản lý thiết bị, chẳng hạn như "cảm thấy hạn chế của việc quản lý Excel" hoặc "băn khoăn về thời gian và công sức cần thiết cho việc quản lý sổ cái giấy tờ", chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống báo cáo tại chỗ "i-Reporter".
i-Reporter cho phép bạn dễ dàng số hóa sổ cái quản lý thiết bị được tạo trong Excel và quản lý tập trung thông tin thiết bị. Vì bạn có thể sử dụng các mục quản lý Excel (tên thiết bị, số hiệu quản lý, vị trí lưu trữ, v.v.) theo nguyên trạng, i-Reporter giúp giảm khối lượng công việc cần thiết so với sổ cái quản lý giấy và cho phép cập nhật thông tin theo thời gian thực.
Vui lòng sử dụng "i-Reporter" cho phép bạn trực quan hóa việc quản lý thiết bị một cách hiệu quả.
