Mã SKU là gì? Đặc điểm, phương pháp tạo mã cơ bản và sự khác biệt so với mã JAN và mã sản phẩm.

Khi số lượng chủng loại sản phẩm tăng lên, độ phức tạp của việc quản lý hàng tồn kho cũng tăng theo tỷ lệ thuận. Đặc biệt, đối với các mặt hàng như quần áo và hàng tạp hóa có nhiều kích cỡ và màu sắc, nếu các đơn vị quản lý không rõ ràng, các vấn đề như lỗi đặt hàng và tồn kho dư thừa sẽ dễ xảy ra hơn.

Mã SKU có thể giúp giải quyết những vấn đề này. SKU là một phương pháp quản lý tiện lợi cho phép bạn xác định sản phẩm ở cấp độ từng mặt hàng riêng lẻ và được sử dụng rộng rãi trong quản lý cửa hàng trực tuyến và trung tâm thương mại. Bài viết này cung cấp giải thích dễ hiểu về những điều cơ bản của mã SKU, cách tạo mã, sự khác biệt giữa mã SKU và mã JAN, cũng như những điểm cần lưu ý khi giới thiệu mã SKU.

Mã SKU là gì?

Mã SKU "SKU" là viết tắt của "Stock Keeping Unit" (Đơn vị Lưu kho), là mã chỉ đơn vị phân loại nhỏ nhất trong quản lý sản phẩm và kiểm soát hàng tồn kho. Mã này được sử dụng để phân biệt sự khác biệt về màu sắc, kích cỡ, thiết kế, v.v. Ví dụ: đối với áo phông, mỗi biến thể sẽ được gán một mã SKU riêng, chẳng hạn như "trắng, cỡ M" và "đen, cỡ L".

Nhiều trang web thương mại điện tử và hậu cần đăng ký sản phẩm theo SKU, quản lý hàng tồn kho và kiểm kê, khiến đây trở thành hệ thống thiết yếu để cải thiện độ chính xác của dữ liệu bán hàng và hợp lý hóa hoạt động.

Đặc điểm của mã SKU

Mã SKU đặc biệt ở chỗ chúng được gán riêng cho từng biến thể sản phẩm, chẳng hạn như màu sắc, kích cỡ và thiết kế. Trong ngành may mặc, ngay cả cùng một chiếc áo phông từ một thương hiệu nhất định cũng có mã SKU khác nhau cho từng màu (ĐỎ, ĐEN, v.v.) và kích cỡ (S, M, L). Do đó, bằng cách sử dụng mã SKU, có thể nắm bắt được tình trạng bán hàng và hàng tồn kho của từng sản phẩm, chẳng hạn như "màu đen cỡ L đã hết hàng" hoặc "màu trắng cỡ M vẫn chưa bán được".

Một tính năng khác của mã SKU là mỗi doanh nghiệp có thể tự do thiết lập. Không có giới hạn về số lượng, ký hiệu, ký tự hoặc quy tắc cấu thành có thể sử dụng, vì vậy bạn có thể thiết kế cấu thành tối ưu theo cấu trúc vận hành và hệ thống quản lý hàng tồn kho của riêng mình.

Ví dụ, có thể sử dụng nó để tạo ra các mẫu độc đáo bằng cách kết hợp bất kỳ ký hiệu và số nào, chẳng hạn như mã nhà sản xuất, số hiệu mẫu và danh mục sản phẩm.

Tại sao cần phải có mã SKU?

Trong kinh doanh thương mại điện tử và bán lẻ, việc đa dạng hóa sản phẩm và mở rộng kênh phân phối đã khiến việc quản lý thông tin hàng tồn kho và bán hàng trở nên phức tạp hơn. Đặc biệt, đối với những sản phẩm có nhiều biến thể về màu sắc, kích thước, v.v., nếu không thể phân loại riêng lẻ, điều này có thể dẫn đến các sai sót vận hành như giao hàng sai, vận chuyển sai và sai lệch hàng tồn kho.

Việc triển khai mã SKU là cần thiết để giải quyết những vấn đề này. Mã SKU có hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cải thiện hiệu quả quản lý sản phẩm và hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót vận hành, cho phép phân tích dữ liệu bán hàng nâng cao và hỗ trợ mở rộng đa kênh.

Đặc biệt, khi vận hành một trang web thương mại điện tử, nơi yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhanh chóng, việc quản lý hàng tồn kho theo từng đơn vị nhỏ nhất là điều cần thiết.

Sự khác biệt giữa mã SKU và các mã khác (mã JAN, mã sản phẩm)

Có nhiều mã sản phẩm khác nhau, chẳng hạn như mã nhận dạng sản phẩm và mã công ty, nhưng hai mã dễ bị nhầm lẫn nhất với mã SKU là mã JAN (mã EAN) và mã sản phẩm. Sự khác biệt được tóm tắt trong bảng dưới đây.

Không giống như mã JAN (mã vạch) và số sản phẩm, mã SKU chủ yếu được sử dụng cho mục đích quản lý nội bộ. Trong khi mã JAN được sử dụng rộng rãi trong toàn ngành phân phối như một tiêu chuẩn toàn cầu, mã SKU và mã sản phẩm có thể được thiết lập tự do bởi mỗi doanh nghiệp.

Các mã này được sử dụng tùy thuộc vào mục đích quản lý và phạm vi hoạt động, và SKU đặc biệt phù hợp cho quản lý hàng tồn kho và bán hàng nội bộ.

Cách tạo mã SKU

Mã SKU phải tuân theo các quy tắc và cấu trúc nhất định, đồng thời phải được thiết kế sao cho bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng hiểu được ý nghĩa của chúng. Sau đây, chúng tôi sẽ giải thích các bước cơ bản và các điểm thiết kế để tạo mã SKU.

Bước 1. Quyết định các mục quản lý

Cách cơ bản để quyết định mã SKU là trước tiên hãy chọn các mặt hàng cần đưa vào. Các yếu tố cơ bản bao gồm danh mục sản phẩm như áo phông hoặc giày dép, màu sắc như đỏ hoặc đen, và kích cỡ như S, M hoặc L.

Ngoài ra, bằng cách kết hợp các yếu tố như số sản phẩm, tên sản phẩm, mùa và năm phát hành, SKU có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn. Ví dụ, trong ngành may mặc, SKU được sử dụng để phân biệt giữa các chất liệu và mùa khác nhau, đồng thời được sử dụng để quản lý sản phẩm.

Bước 2. Đặt ký hiệu và số cho từng mục

Tiếp theo, hãy gán cho mỗi mặt hàng một ký hiệu hoặc số mô tả, chẳng hạn như "PN" cho quần, "Y" cho màu vàng hoặc "L" cho cỡ lớn.

Sử dụng ký tự chữ và số có độ rộng bằng một nửa chiều rộng cho các ký hiệu và đảm bảo sử dụng nhất quán chữ hoa và chữ thường. Khi quản lý dữ liệu trong Excel, việc thêm số "0" ở đầu có thể làm mất dữ liệu, vì vậy tốt hơn hết là nên bắt đầu bằng một ký tự chữ cái hoặc một số lớn hơn 1.

Ngoài ra, nếu chuỗi ký tự có chứa các ký hiệu đặc biệt hoặc ký tự tiếng Nhật, hệ thống có thể không nhận dạng chính xác các ký tự này, do đó chỉ nên sử dụng các ký tự chữ và số.

Bước 3. Thống nhất và kết hợp cấu trúc

Khi thiết kế mã SKU, điều quan trọng là phải kết hợp các ký hiệu và số theo một thứ tự nhất định. Ví dụ: nếu bạn sử dụng cấu trúc đơn giản như [Danh mục]-[Mã sản phẩm]-[Màu sắc]-[Kích thước] và áp dụng cùng một thứ tự và quy tắc cho tất cả sản phẩm, bao gồm cả cách sử dụng, thì độ chính xác của việc quản lý và tìm kiếm sẽ được cải thiện đáng kể.

Cụ thể, việc sử dụng định dạng như "PN-001-YL" với mỗi phần tử được phân tách bằng dấu gạch ngang hoặc dấu gạch dưới sẽ cải thiện khả năng đọc. Việc giữ số lượng ký tự trong khoảng 10-15 ký tự sẽ giúp dễ dàng xử lý hơn khi tích hợp với các hệ thống quản lý hàng tồn kho và cũng giúp duy trì hiệu quả hoạt động tổng thể.

Bước 4. Tạo trong Excel, v.v.

Mã SKU thường được tạo bằng phần mềm bảng tính như Excel.

Trước tiên, hãy sắp xếp thông tin sản phẩm vào một bảng. Ví dụ: nhập ký hiệu và số cho từng mặt hàng, chẳng hạn như danh mục, số model, màu sắc và kích thước, rồi kết hợp chúng để tạo mã SKU.

Khi sử dụng hàm, phương pháp phổ biến nhất là sử dụng hàm CONCATENATE hoặc toán tử & để kết hợp các chữ viết tắt. Ngoài ra, bằng cách sử dụng kết hợp hàm VLOOKUP, bạn có thể tự động gọi thông tin sản phẩm từ dữ liệu chính.

Việc tạo SKU và tạo hồ sơ chính sản phẩm sẽ giúp ngăn ngừa lỗi đăng ký và trùng lặp. Nó cũng hữu ích cho việc quản lý tập trung hàng tồn kho và đơn hàng.

Các vấn đề thường gặp khi quản lý mã SKU

Ngay cả khi mã SKU được áp dụng, chúng vẫn có thể gây nhầm lẫn tại chỗ nếu hệ thống vận hành chưa được thiết lập. Để đảm bảo hoạt động trơn tru, điều quan trọng là phải hiểu rõ các vấn đề thường gặp và nguyên nhân có thể xảy ra trước.

Việc quản lý trở nên phức tạp hơn do số lượng mã SKU tăng lên

Khi các biến thể sản phẩm và kênh bán hàng tăng lên, số lượng SKU cũng sẽ tăng theo, khiến việc quản lý hàng tồn kho, hoạt động hậu cần và phân tích dữ liệu bán hàng trở nên phức tạp hơn và tăng gánh nặng cho lĩnh vực này.

Khi số lượng mã SKU trở nên quá lớn, việc xem xét toàn cảnh trở nên khó khăn và việc tìm kiếm và thay đổi chúng mất nhiều thời gian, làm tăng gánh nặng cho bộ phận này.

Duy trì tính toàn vẹn và độ chính xác của dữ liệu

Khi dữ liệu SKU được phân bổ trên nhiều hệ thống, chẳng hạn như hệ thống quản lý hàng tồn kho, hệ thống quản lý đơn hàng và hệ thống quản lý bán hàng, việc cập nhật rất dễ bị bỏ sót hoặc xảy ra tình trạng không nhất quán. Ngoài ra, khi nhiều người cùng sử dụng tệp Excel hoặc các tệp tương tự, việc kiểm soát phiên bản trở nên khó khăn và việc dữ liệu cũ hoặc không chính xác vẫn còn là điều bình thường.

Do đó, cần thiết phải thiết lập một hệ thống cho phép quản lý tập trung mã SKU.

Mã SKU trùng lặp hoặc nhập sai

Mã SKU trùng lặp hoặc lỗi nhập liệu có thể dẫn đến việc giao hàng không chính xác, sai sót trong kiểm kê và vấn đề hàng trả lại. Đặc biệt, nếu không có sự thống nhất về quy tắc cấu hình hoặc quy ước đặt tên, công việc sẽ ngày càng mang tính cá nhân hóa, khiến việc xác định ai đã nhập dữ liệu và nhập như thế nào trở nên khó khăn.

Điều quan trọng là trước tiên phải làm rõ phương pháp chi tiết để thiết lập mã SKU và sau đó triển khai thành quy tắc thống nhất trong công ty.

Bằng cách chuẩn bị mã SKU phù hợp và đưa chúng vào quy trình tại chỗ, độ chính xác của việc quản lý hàng tồn kho và chất lượng công việc sẽ được cải thiện đáng kể. Tuy nhiên, để vượt qua giai đoạn thiết kế, điều cần thiết là phải tạo ra một hệ thống cho phép nhân viên tại chỗ xử lý mã SKU một cách chính xác.

Để thiết lập việc sử dụng mã SKU, việc triển khai hệ thống báo cáo và số hóa quy trình làm việc là rất hiệu quả. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu cách sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý mã SKU.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng "i-Reporter" để quản lý mã SKU.

Khi số lượng mã SKU tăng lên, việc quản lý bằng giấy tờ hoặc Excel có thể đạt đến giới hạn. Biểu mẫu điện tử là một cách hiệu quả để nắm bắt chính xác thông tin sản phẩm và tình trạng hàng tồn kho cho từng SKU, đồng thời phản hồi khách hàng một cách phù hợp.

Hệ thống báo cáo tại chỗ "i-Reporter" là một công cụ tiện lợi có thể số hóa các báo cáo giấy như hiện tại, giúp nâng cao hiệu quả quản lý SKU. Công cụ này có đặc điểm là có thể dễ dàng tái tạo thiết kế của các báo cáo Excel truyền thống, giúp dễ dàng đưa vào thực tế mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Số hóa giúp việc tìm kiếm và kiểm đếm hiệu quả và trơn tru hơn, từ đó cải thiện độ chính xác trong quản lý SKU. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý SKU, tại sao không thử áp dụng "i-Reporter" cùng với việc số hóa hoạt động?