Các công ty kinh doanh hàng hóa và sản phẩm thường xuyên tiến hành kiểm kê. Việc kiểm kê hàng tồn kho không chỉ quan trọng để kiểm tra mức tồn kho mà còn để đánh giá tài sản của công ty.
Hàng tồn kho không khớp!? Nguyên nhân gây ra sự khác biệt về hàng tồn kho và cách xử lý
mục lục
Một trong những điểm quan trọng trong quản lý hàng tồn kho là hiểu được sự khác biệt trong hàng tồn kho.
Nếu xảy ra sự khác biệt trong hàng tồn kho, điều này có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính của bạn và có khả năng gây bất tiện cho khách hàng.
Lần này, chúng tôi sẽ giải thích nguyên nhân gây ra sự chênh lệch hàng tồn kho và cách xử lý chúng.
Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa
\Cần có những biện pháp nào để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho?/
Chênh lệch hàng tồn kho là gì?
Chênh lệch hàng tồn kho là sự chênh lệch về số lượng giữa số lượng hàng tồn kho thực tế được lưu trữ trong kho và số lượng hàng tồn kho được ghi trong sổ cái quản lý.
Sự khác biệt trong hàng tồn kho là một vấn đề phổ biến trong các ngành công nghiệp xử lý nhiều loại phụ tùng và sản phẩm khác nhau.
Phần này giải thích các loại sai lệch hàng tồn kho, tác động của chúng và mức dung sai.
Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa
Các loại khác biệt về hàng tồn kho
Sự chênh lệch hàng tồn kho có thể xảy ra khi số lượng hàng tồn kho thực tế cao hơn hoặc thấp hơn sổ cái.
Điều này được đo bằng tỷ lệ chênh lệch hàng tồn kho và nếu là số dương thì được gọi là "lợi nhuận hàng tồn kho", nếu là số âm thì được gọi là "lỗ hàng tồn kho".
Tỷ lệ chênh lệch hàng tồn kho là số lượng hàng tồn kho thực tế trừ đi số lượng hàng tồn kho trên sổ sách, chia cho số lượng hàng tồn kho trên sổ sách.
Ví dụ, nếu số lượng hàng tồn kho trong sổ cái quản lý là 100 đơn vị và số lượng hàng tồn kho thực tế là 95 đơn vị, thì (95-100) ÷ 100 = -0,05, do đó tỷ lệ chênh lệch hàng tồn kho là -5%.
Tác động của sự khác biệt trong hàng tồn kho
Tác động của sự khác biệt về hàng tồn kho khác nhau tùy thuộc vào việc tỷ lệ sai lệch hàng tồn kho là tích cực hay tiêu cực.
Nếu tỷ lệ chênh lệch hàng tồn kho là âm, không chỉ giá trị hàng tồn kho như một tài sản sẽ giảm mà còn xảy ra tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự kiến bán, nghĩa là sẽ không tạo ra được doanh số và lợi nhuận như mong đợi.
Nếu tỷ lệ biến động hàng tồn kho là dương thì sẽ không có tác động tài chính tiêu cực vì hàng tồn kho tăng lên như một tài sản.
Tuy nhiên, vì có khả năng sản phẩm bị thất lạc trong quá trình lưu trữ hoặc được chuyển đến kho do nhầm lẫn nên cần phải điều tra nguyên nhân.
Trong cả hai trường hợp, sự khác biệt trong hàng tồn kho đều có tác động về mặt tài chính, do đó, điều quan trọng là phải giữ chúng trong giới hạn cho phép.
Dung sai chênh lệch hàng tồn kho
Trong điều kiện lý tưởng, sự chênh lệch hàng tồn kho sẽ được giữ ở mức bằng 0, nhưng trên thực tế, một số sự chênh lệch vẫn sẽ xảy ra.
Mặc dù có sự khác biệt tùy theo ngành và sản phẩm, nhưng dung sai cho sự sai lệch trong hàng tồn kho thường được đặt ở mức tối đa là 5%.
5% có vẻ như là một sai sót, nhưng nó có tác động đáng kể vì ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số và lợi nhuận.
Nguyên nhân gây ra sự khác biệt trong hàng tồn kho
Nếu xảy ra sự khác biệt trong hàng tồn kho, điều này không chỉ gây ra tác động về mặt tài chính mà còn có thể dẫn đến mất uy tín bên ngoài do không thể đáp ứng các yêu cầu vận chuyển.
Để giảm thiểu sự chênh lệch trong hàng tồn kho, điều quan trọng là phải hiểu nguyên nhân của chúng.
[Nhấp vào đây để vào trang web i-Repo Scan]
Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa
[Nguyên nhân sai lệch hàng tồn kho ①] Lỗi kiểm tra sản phẩm
Khi hàng hóa được nhận hoặc vận chuyển từ kho, nếu mặt hàng hoặc số lượng không chính xác, sẽ dẫn đến sai sót trong kiểm kê.
Kiểm tra tại thời điểm tiếp nhận và vận chuyển là cơ sở để quản lý hàng tồn kho hợp lý.
Khi số lượng và chủng loại sản phẩm được xử lý tăng lên, khả năng xảy ra lỗi kiểm tra cũng tăng lên, do đó cần có một hệ thống kiểm tra đầy đủ.
[Nguyên nhân sai lệch hàng tồn kho ②] Lỗi nhập dữ liệu
Sau khi hàng hóa được nhận hoặc vận chuyển, dữ liệu sẽ được nhập vào sổ cái quản lý, nhưng bất kỳ lỗi nhập liệu nào cũng sẽ gây ra sự khác biệt về hàng tồn kho.
Khi phải nhập một lượng lớn dữ liệu, cần phải giả định rằng sai sót chắc chắn sẽ xảy ra và thực hiện các biện pháp phòng ngừa.
[Nguyên nhân sai sót tồn kho 3] Chậm trễ trong quá trình xử lý chứng từ
Không có vấn đề gì miễn là hóa đơn và sản phẩm luôn được liên kết và dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực.
Tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động vận chuyển đột xuất đôi khi có thể gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý tài liệu.
Nếu bạn quên thực hiện quá trình theo dõi, sẽ xảy ra sự sai lệch trong hàng tồn kho, vì vậy hãy cẩn thận.
[Nguyên nhân chênh lệch hàng tồn kho ④] Xử lý hóa đơn có ngày trong tương lai
Nếu một chứng từ được phản ánh trong sổ cái quản lý trước, nó cũng có thể gây ra sự khác biệt về hàng tồn kho.
Ví dụ, khi chứng từ được phát hành cho lô hàng của tháng tiếp theo, hàng tồn kho sẽ hiển thị rằng không có hàng tồn kho trong sổ cái quản lý, nhưng có sản phẩm trong kho.
Nếu tiến hành kiểm kê vào thời điểm này, sẽ có sự khác biệt giữa sổ kế toán quản lý và hàng tồn kho thực tế.
Nếu bạn muốn xử lý hóa đơn có ngày trong tương lai, bạn cần phải quản lý riêng.
[Nguyên nhân sai lệch kiểm kê ⑤] Lỗi nhập liệu trong quá trình kiểm kê
Công việc kiểm kê bao gồm kiểm tra sổ cái quản lý và mức tồn kho thực tế.
Trong quá trình kiểm kê, chúng tôi đếm và kiểm tra hàng tồn kho thực tế từng cái một trong khi đối chiếu với sổ cái.
Ngay cả khi việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện đúng cách và thường xuyên, nếu có lỗi đếm hoặc lỗi nhập liệu tại thời điểm kiểm kê, thì sẽ được ghi nhận là chênh lệch hàng tồn kho.
Đừng chủ quan và nghĩ rằng đó chỉ là vấn đề đếm; hãy đảm bảo phối hợp các thủ tục xác minh với tất cả các bên liên quan trước khi bắt đầu công việc.
[Nguyên nhân chênh lệch tồn kho ⑥] Thực hiện quy định lưu trữ không đầy đủ
Sự khác biệt trong kiểm kê cũng có thể xảy ra nếu các quy tắc lưu trữ không được tuân thủ nghiêm ngặt hoặc không được ghi nhận đúng cách.
Ví dụ, có thể có những trường hợp hàng tồn kho không ở đúng vị trí cần thiết hoặc thứ tự giao hàng không chính xác.
[Nguyên nhân chênh lệch tồn kho 7] Mất hàng tồn kho
Ngay cả khi hàng tồn kho được quản lý đúng cách, vẫn có thể xảy ra sai sót nếu hàng hóa bị thất lạc trong quá trình lưu trữ.
Hàng tồn kho có giá trị tài sản cũng có nguy cơ bị trộm cắp, do đó cần phải có các biện pháp như hạn chế ra vào kho và lắp đặt camera an ninh.
Cách xử lý sự khác biệt trong hàng tồn kho
Nếu xảy ra sự khác biệt trong kiểm kê, những sự khác biệt tương tự sẽ tiếp tục xảy ra trừ khi xác định được nguyên nhân.
Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào xảy ra, sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để kiểm tra.
Để hoạt động kinh doanh hiệu quả, điều quan trọng là phải quản lý hàng tồn kho hàng ngày để tránh sai sót.
Sau đây là một số biện pháp nhằm giảm thiểu sự chênh lệch hàng tồn kho.
[Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho ①] Ghép các mặt hàng thực tế với dữ liệu
Bằng cách liên tục đối chiếu dữ liệu với hàng tồn kho thực tế, nguy cơ xảy ra sai sót trong hàng tồn kho sẽ được giảm thiểu.
Ví dụ, chúng tôi sẽ tạo một hệ thống cho phép phản ánh ngay lập tức mọi hàng hóa nhập vào hoặc xuất ra trong sổ cái quản lý.
Bằng cách áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn sẽ có thể phản ánh công việc được thực hiện tại chỗ vào dữ liệu theo thời gian thực.
Ngoài ra, việc nhập liệu thủ công được giảm thiểu tối đa và bằng cách sử dụng mã vạch và mã QR, công việc có thể được thực hiện chính xác và nhanh chóng.
Điều này sẽ làm giảm các lỗi do con người gây ra như nhập sai mặt hàng và số lượng, từ đó giúp giảm tỷ lệ sai sót trong kho.
[Biện pháp phòng ngừa chênh lệch tồn kho ②] Tăng tần suất kiểm kê hàng tồn kho
Vì mục đích kế toán, hầu hết các công ty đều tiến hành kiểm kê một lần mỗi năm.
Tuy nhiên, nếu mức chênh lệch hàng tồn kho cao hơn dự kiến, tốt hơn hết là nên tiến hành kiểm tra thường xuyên hơn.
Mặc dù đòi hỏi nguồn nhân lực và thời gian, nhưng việc tăng tần suất sẽ giúp thu hẹp nguyên nhân gây ra sự khác biệt trong hàng tồn kho.
Để xác định nguyên nhân và giảm thiểu sự chênh lệch trong kiểm kê, hãy thử tăng tần suất kiểm kê hàng tồn kho.
[Biện pháp xử lý chênh lệch tồn kho 3] Triển khai “lô hàng được coi là”
Một số công ty áp dụng "vấn đề được coi là" như một cách để ngăn ngừa sự khác biệt trong hàng tồn kho.
Với hình thức vận chuyển được coi là, không có quá trình xử lý hóa đơn nào được thực hiện mỗi khi một mặt hàng được vận chuyển và số lượng hàng tồn kho giảm được coi là đã được vận chuyển.
Chỉ ghi nhận số lượng thực tế đã giảm, do đó không có chênh lệch tồn kho. Điều này cũng giúp đơn giản hóa công việc xử lý chứng từ.
Mặt khác, việc chỉ chuyển sang hình thức vận chuyển được coi là không cho phép bạn nắm được địa điểm giao hàng, mặt hàng hoặc số lượng.
Sẽ cần có cơ chế ghi chép thay cho quy trình giấy tờ thông thường.
Một bất lợi nữa là khi có sự khác biệt về số lượng hoặc khối lượng hàng hóa giao cho khách hàng, sẽ có rất ít manh mối giúp xác định nguyên nhân.
Nếu điểm đến và mặt hàng vận chuyển bị hạn chế, bạn có thể cân nhắc đơn giản hóa công việc bằng cách sử dụng dịch vụ vận chuyển được coi là hợp lệ.
[Biện pháp xử lý chênh lệch tồn kho ④] Thiết lập quy tắc cho hoạt động nhập xuất tồn kho
Trong số các nguyên nhân gây ra sự khác biệt trong hàng tồn kho, những nguyên nhân do lỗi của con người có thể được ngăn ngừa ở một mức độ nào đó bằng cách thiết lập các quy tắc kinh doanh.
Sẽ là một ý tưởng hay nếu lập một sổ tay hướng dẫn về các quy tắc kinh doanh phòng trường hợp người phụ trách thay đổi.
Chia sẻ thông tin chi tiết về công việc giúp ngăn ngừa sai sót.
Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa
[Biện pháp xử lý chênh lệch tồn kho ⑤] Sử dụng báo cáo chênh lệch tồn kho
Để liên tục giảm thiểu sự chênh lệch hàng tồn kho, hãy tạo và sử dụng báo cáo chênh lệch hàng tồn kho.
Bằng cách phân tích chênh lệch tồn kho theo từng kho và từng mặt hàng từ góc nhìn tổng quan, bạn có thể phân loại các vấn đề thành vấn đề của toàn bộ kho và vấn đề của từng khu vực làm việc. Công cụ này cũng có thể được sử dụng để chia sẻ những câu chuyện thành công của một số mặt hàng trong toàn công ty.
Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa
bản tóm tắt
Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích nguyên nhân gây ra sự khác biệt trong hàng tồn kho và cách xử lý chúng.
Sự sai lệch trong hàng tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty với khách hàng.
Thiết lập các quy trình và quy tắc quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như giới thiệu hệ thống quản lý hàng tồn kho và báo cáo sai lệch hàng tồn kho, để giảm thiểu sai lệch hàng tồn kho.
[Góp phần nâng cao năng suất và độ chính xác công việc trong ngành logistics]
Nâng cao hiệu quả công việc tại chỗ với giải pháp số hóa tài liệu tại chỗ "i-Reporter"!
- Xử lý nhanh chóng các tác vụ quét khối lượng lớn, giảm đáng kể thời gian quét
- Hoạt động trực quan, dễ sử dụng cho nhiều đối tượng lao động, cho phép bất kỳ ai cũng có thể thực hiện công việc có độ chính xác cao
・Hỗ trợ đào tạo nhanh cho nhân viên thiếu kinh nghiệm và giảm thiểu lỗi công việc nhờ các biểu mẫu kỹ thuật số trực quan
→Tải xuống tài liệu cho giải pháp số hóa tài liệu tại chỗ "i-Reporter"Đây
Tải xuống các ví dụ về việc thu hồi và khiếu nại có thể được ngăn chặn bằng các báo cáo thực địa
Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!
