Cách tạo và viết sổ tay quy trình làm việc [có mẫu miễn phí tiện lợi]

Để giành được lòng tin của khách hàng trong ngành sản xuất, việc cung cấp nguồn hàng ổn định, chất lượng cao là điều cần thiết. Tuy nhiên, khi số lượng sản phẩm được xử lý ngày càng tăng, quy trình làm việc trở nên không rõ ràng và các nhiệm vụ trở nên phụ thuộc vào cá nhân, thường dẫn đến chất lượng không đồng đều.

Sổ tay quy trình làm việc sẽ giải quyết những vấn đề này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tổng quan về sổ tay quy trình làm việc, quy trình xây dựng, lợi ích khi sử dụng và những điểm cần lưu ý khi sử dụng. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một hệ thống giúp đơn giản hóa việc xây dựng và quản lý sổ tay quy trình làm việc, vì vậy các quản lý và nhân viên tại chỗ chắc chắn nên lưu ý.

\Số hóa quy trình làm việc giúp chuẩn hóa công việc và giảm thiểu lỗi/

^{[Nhấp vào đây để tải xuống hướng dẫn quy trình miễn phí]}

<Mẫu sổ tay hướng dẫn quy trình công việc>

Kiến thức cơ bản về quy trình làm việc

Sổ tay quy trình làm việc là tài liệu thiết yếu để chuẩn hóa công việc, cải thiện hoạt động và đảm bảo an toàn tại chỗ trong ngành sản xuất. Sau đây, chúng tôi sẽ giải thích tổng quan và tầm quan trọng của sổ tay quy trình làm việc, cũng như các nội dung chính cần có.

Sổ tay quy trình làm việc là gì?

Sổ tay quy trình làm việc là tài liệu mô tả cụ thể các quy trình cho một công việc. Vai trò của nó là đảm bảo người lao động có thể thực hiện công việc một cách an toàn và chính xác bằng cách tuân thủ nội dung của sổ tay quy trình. Để giúp người đọc hình dung được nội dung công việc, sổ tay có thể không chỉ bao gồm văn bản mà còn có sơ đồ, hình ảnh, video, v.v. Tài liệu này đôi khi được gọi là SOP, viết tắt của "Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn".

Một thuật ngữ khác rất giống với quy trình làm việc là "sổ tay hướng dẫn công việc". Quy trình làm việc và sổ tay hướng dẫn công việc khác nhau về phạm vi công việc mà chúng bao gồm. Cụ thể, quy trình làm việc tập trung vào việc giải thích các quy trình cho các nhiệm vụ cụ thể, trong khi sổ tay hướng dẫn công việc là tài liệu thể hiện quy trình làm việc chung của công ty bạn. Nếu bạn muốn truyền đạt các quy tắc chi tiết cho từng nhiệm vụ cho nhân viên, bạn nên tạo một sổ tay hướng dẫn công việc; nếu bạn muốn truyền đạt bức tranh tổng thể và các tiêu chuẩn công việc của công ty, bạn nên tạo một sổ tay hướng dẫn.

Tầm quan trọng của quy trình làm việc và mục đích tạo ra chúng

Sổ tay hướng dẫn quy trình làm việc rất cần thiết cho tiến độ thi công tại công trường một cách suôn sẻ. Lý tưởng nhất là ngay cả khi công nhân thay đổi, chất lượng công việc vẫn phải được duy trì miễn là sổ tay được tuân thủ. Bằng cách soạn thảo sổ tay hướng dẫn quy trình làm việc dễ hiểu cho mọi người, việc bàn giao công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Sổ tay hướng dẫn quy trình làm việc cũng rất quan trọng để loại bỏ tối đa lãng phí trong công việc và hướng đến hiệu quả công việc.

Cấu trúc sổ tay quy trình làm việc và các mục chính

Không có định dạng cố định nào cho cấu trúc hoặc các mục cần đưa vào sổ tay quy trình làm việc. Điều quan trọng là phải đưa vào thông tin phù hợp với nội dung và tổ chức công việc. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các mục thường có trong sổ tay quy trình làm việc.

<Những mục chính cần đưa vào sổ tay quy trình làm việc>

• Công nhân
• Mục đích của công việc
• Những gì cần thiết cho công việc (vật liệu, công cụ, không gian, cơ sở vật chất, hệ thống, v.v.)
• Quy trình làm việc (điểm, biện pháp phòng ngừa, danh sách kiểm tra, v.v.)

Quy trình tạo sổ tay quy trình làm việc

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích quy trình tạo quy trình làm việc theo bốn bước. Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ có thể tạo quy trình làm việc một cách hiệu quả.

Bước 1: Xác định thông tin công việc

Trước tiên, để hiểu toàn diện toàn bộ quy trình, hãy chia nhỏ công việc mà bạn đang xây dựng sổ tay quy trình thành các nhiệm vụ đơn vị. Một nhiệm vụ đơn vị là một quy trình sẽ trông thiếu tự nhiên nếu không được thực hiện liên tục bởi một công nhân. Ví dụ: khi xây dựng sổ tay quy trình cho "công việc sản xuất bàn làm việc", trước tiên hãy xác định các nhiệm vụ chung (nhiệm vụ thành phần) như "lắp ráp" và "sơn". Sau đó, chia nhỏ các nhiệm vụ thành phần thành các nhiệm vụ đơn vị như "lắp ráp mặt bàn", "nối mặt bàn và chân bàn", "sơn mặt bàn" và "sấy khô".

Bước đầu tiên lý tưởng là lập một danh sách tất cả các quy trình làm việc để mọi người có thể hiểu rõ. Thông tin được xác định ở đây sẽ là cơ sở để xác định nội dung và cấu trúc của sổ tay quy trình làm việc. Sau khi hoàn tất việc thu thập thông tin, hãy yêu cầu người thực hiện công việc kiểm tra để đảm bảo thông tin phù hợp với tình hình thực tế. Trong trường hợp nhiều người cùng làm việc trong dự án, việc yêu cầu tất cả các thành viên tham gia kiểm tra sẽ giúp ngăn ngừa việc bỏ sót và giám sát dễ dàng hơn.

Bước 2: Quyết định cấu trúc của sổ tay quy trình làm việc

Bước tiếp theo là xem xét cấu trúc tổng thể của sổ tay quy trình làm việc. Điều này bao gồm việc sắp xếp lại thông tin công việc đã xác định trước đó thành các quy trình phù hợp và quyết định những mục nào cần đưa vào sổ tay quy trình làm việc. Khi xem xét các quy trình làm việc, nên cân nhắc xem liệu chúng có thể được đơn giản hóa hơn nữa hay không, liệu có bất kỳ chuyển động không cần thiết nào không, và liệu các tư thế hoặc nội dung công việc có không tự nhiên hay không.

Bước 3: Thêm lời giải thích cho từng nhiệm vụ

Bước tiếp theo là viết phần giải thích công việc thực tế để hoàn thiện sổ tay hướng dẫn quy trình làm việc. Điều quan trọng là tránh sử dụng các thuật ngữ khó hiểu và sử dụng các diễn đạt súc tích để người đọc không có sự hiểu lầm. Nếu khó diễn đạt bằng lời, bạn cũng nên sử dụng sơ đồ, hình ảnh, video, v.v. Ngoài ra, để giảm thiểu sai sót trong công việc, việc nêu rõ các điểm cần tự kiểm tra sau khi hoàn thành sẽ rất hiệu quả.

Bước 4: Nhận phản hồi từ các nhân viên liên quan và thực hiện sửa đổi

Cuối cùng, sau khi hoàn thành sổ tay quy trình làm việc, hãy đưa vào vận hành và kiểm tra xem có điểm nào cần cải thiện hay không. Để tạo ra một sổ tay quy trình làm việc chất lượng cao, điều quan trọng là không chỉ hoàn thành một lần rồi bỏ dở, mà cần phải chỉnh sửa và cập nhật khi cần thiết dựa trên phản hồi từ người lao động. Ngoài ra, có thể có những trường hợp cần phải sửa đổi nội dung khi đưa thiết bị mới vào sử dụng hoặc khi có sản phẩm mới ra đời.

Lợi ích và những điểm cần lưu ý khi xây dựng sổ tay quy trình làm việc

Việc xây dựng sổ tay quy trình làm việc tại nơi làm việc mang lại những lợi ích gì? Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu những lợi ích đó cùng với một số điểm cần lưu ý.

Lợi ích của việc tạo ra một sổ tay quy trình làm việc

Có thể kỳ vọng vào sự ổn định và cải thiện chất lượng kinh doanh

Việc chuẩn bị quy trình làm việc giúp giảm thiểu các trường hợp nhân viên làm việc theo cách riêng hoặc không đúng, từ đó ngăn ngừa sai sót. Một lợi ích khác là chất lượng công việc được ổn định và cải thiện, từ đó tăng cường niềm tin từ khách hàng.

Điều này dẫn đến giảm thời gian làm việc

Với quy trình làm việc, nhân viên sẽ không còn bối rối không biết phải làm gì tiếp theo, từ đó giảm thời gian làm việc và nâng cao năng suất. Điều này cũng giúp quản lý tiến độ hiệu quả hơn cho các quản lý tại chỗ, giúp dự báo và lên lịch công việc dễ dàng hơn.

Việc ngăn chặn công việc trở nên phụ thuộc vào cá nhân trở nên dễ dàng hơn.

Một lợi ích khác của việc sử dụng quy trình làm việc là chúng cho phép cả nhân viên mới và nhân viên có kinh nghiệm đều đạt được một mức độ chất lượng nhất định, tránh việc công việc phụ thuộc vào kỹ năng cá nhân. Hơn nữa, việc sử dụng quy trình làm việc để đào tạo nhân viên mới và nhân viên chưa có kinh nghiệm cũng giúp giảm thiểu công sức đào tạo, giúp họ dễ dàng trở thành một tài sản giá trị với ít giờ làm việc hơn.

Những điểm cần lưu ý khi xây dựng sổ tay quy trình làm việc

Có thể khó để tạo ra những ý tưởng mới

Khi quy trình làm việc được chuẩn bị, người phụ trách có thể thực hiện công việc với một mức độ chất lượng nhất định chỉ bằng cách tuân thủ chúng. Nói cách khác, họ ít cần phải suy nghĩ hoặc hành động theo những cách không được mô tả trong quy trình.

Do đó, nếu bạn cho rằng quy trình làm việc đã hoàn hảo, nhân viên có nguy cơ gặp khó khăn trong việc tự nhận diện vấn đề hoặc đưa ra ý tưởng. Mặc dù việc tuân thủ quy trình làm việc là điều cần thiết, nhưng điều quan trọng là phải nhắc nhở họ cung cấp phản hồi ngay lập tức nếu phát hiện ra bất kỳ điểm nào cần cải thiện.

Dành quá nhiều thời gian để tạo thủ tục

Khi xây dựng quy trình làm việc, đôi khi bạn phải mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị một sổ tay chất lượng cao. Việc tạo ra một sổ tay quy trình hoàn hảo ngay từ đầu là rất khó, vì vậy tốt nhất là chỉ nên đưa vào lượng thông tin tối thiểu cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ và an toàn, sau đó dần dần tinh chỉnh trong quá trình sử dụng.

Những điểm chính để tạo và sử dụng quy trình làm việc

Để tối đa hóa hiệu quả của quy trình làm việc, bạn cần lưu ý điều gì khi xây dựng và sử dụng chúng? Dưới đây là hai điểm cần xem xét.

Làm cho cấu trúc và nội dung dễ hiểu chỉ trong nháy mắt

Sổ tay hướng dẫn quy trình làm việc phải chính xác và dễ hiểu đối với tất cả nhân viên. Để đạt được điều này, điều quan trọng là sử dụng hình ảnh minh họa, ảnh chụp, video, v.v. để tạo ra cấu trúc và nội dung dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên. Hơn nữa, bằng cách ghi nhớ nguyên tắc 5W1H khi viết, bạn có thể tạo ra một sổ tay hướng dẫn quy trình dễ hiểu ngay cả với những người mới làm việc lần đầu.

Giới thiệu hệ thống quản lý dựa trên nền tảng đám mây

Để quản lý quy trình làm việc hiệu quả, tốt nhất là giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc kiểm tra và hiệu chỉnh. Do việc quản lý bằng giấy tờ dễ dẫn đến khối lượng công việc lớn cần thiết cho việc kiểm tra và hiệu chỉnh, nên việc triển khai hệ thống quản lý dựa trên đám mây được khuyến nghị.

Hệ thống được đề xuất để hợp lý hóa việc quản lý quy trình làm việc

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tạo và quản lý quy trình làm việc hiệu quả, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng "i-Reporter" do SIMTOPS Co., Ltd. cung cấp. i-Reporter là một hệ thống số hóa báo cáo tại chỗ, cho phép bạn thay thế các quy trình làm việc hiện tại bằng giấy hoặc Excel bằng báo cáo điện tử. Khi di chuyển, bạn có thể nhập trực tiếp định dạng quy trình làm việc quen thuộc vào i-Reporter, giúp nhân viên tại chỗ có thể sử dụng nhanh chóng và không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Một lợi thế khác của i-Reporter là khả năng quản lý quy trình làm việc trên đám mây. Ngay cả khi phát hiện thiếu sót hoặc cần cải thiện trong quy trình làm việc, dữ liệu trên máy chủ đám mây vẫn có thể được cập nhật và chia sẻ ngay lập tức với công ty. Nếu quy trình làm việc được lưu trữ trên giấy, tài liệu sẽ phải được tạo lại, in ra và phân phối lại.

Ngoài ra, bằng cách thiết kế một hệ thống, có thể giảm thiểu lỗi công việc, chẳng hạn như cung cấp các ô đánh dấu trong quy trình làm việc để bạn không thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo cho đến khi tất cả các ô được điền đầy đủ. Chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp phù hợp dựa trên môi trường làm việc và những thách thức của công ty bạn, vì vậy vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

[Tham khảo]Hệ thống báo cáo hiện trường điện tử "i-Reporter"

Sử dụng các quy trình làm việc để hợp lý hóa các hoạt động tại chỗ

Lần này, chúng tôi cung cấp tổng quan về sổ tay quy trình làm việc trong ngành sản xuất, quy trình xây dựng, lợi ích và những điểm chính cần lưu ý khi sử dụng. Mặc dù việc xây dựng sổ tay quy trình làm việc đòi hỏi một số công sức và chi phí nhất định, nhưng việc chuẩn bị chúng là một tài liệu quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc và tránh tình trạng công việc phụ thuộc vào kỹ năng cá nhân. Khi xây dựng sổ tay quy trình làm việc, hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu cho tất cả mọi người, bất kể trình độ của người đọc, và điều chỉnh nội dung dựa trên phản hồi từ nơi làm việc.

Ban biên tập Viện nghiên cứu tài liệu thực địa

Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!