Thế giới đang dần chuyển sang số hóa, và tỷ lệ áp dụng DX trong các nhà máy công nghệ cao, năng suất cao đang cực kỳ cao. Tuy nhiên, trong quản lý quy trình của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thuật ngữ "số hóa..." thường được nghe thấy...
[Mẫu miễn phí kèm theo] Báo cáo lỗi là gì? Cách viết báo cáo và ví dụ về những nội dung cần đưa vào
mục lục
Trong sản xuất, vấn đề có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm lỗi của con người, thiết bị bị lỗi và lỗi hệ thống.
Trong những trường hợp như vậy, một báo cáo lỗi sẽ được tạo ra.
Lần này, chúng tôi sẽ giải thích ý nghĩa của báo cáo lỗi, mục đích của việc tạo báo cáo và cách tạo báo cáo.
Có sẵn mẫu miễn phí Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các hệ thống CNTT hỗ trợ việc tạo và quản lý báo cáo, vì vậy các nhà quản lý sản xuất và nhân viên tại chỗ chắc chắn nên lưu ý.
\Giải thích các biện pháp tại chỗ dựa trên các trường hợp thực tế/
Báo cáo lỗi là gì?
Trước tiên, chúng tôi sẽ giải thích tổng quan về báo cáo lỗi và mục đích của việc tạo báo cáo. Để tạo báo cáo lỗi chất lượng cao, điều quan trọng là phải hiểu rõ mục đích của nó.
Báo cáo lỗi có nghĩa là gì?
Báo cáo lỗi là tài liệu mô tả nguyên nhân gây ra lỗi và các biện pháp được thực hiện để giải quyết lỗi đó.
Các báo cáo này có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau tùy thuộc vào ngành hoặc doanh nghiệp, chẳng hạn như báo cáo sự cố, báo cáo tiến độ hoặc tài liệu biện pháp đối phó, nhưng vai trò cơ bản của chúng là như nhau.
Tài liệu này không chỉ được chia sẻ với các bên liên quan trong công ty mà còn có thể được gửi cho các đối tác kinh doanh, vì vậy tài liệu phải được viết chính xác và rõ ràng.
Tài liệu được tạo ra sau khi vấn đề hoặc sự cố đã được giải quyết được gọi là báo cáo sự cố.
Mục đích chính của việc tạo báo cáo lỗi
Thông báo kịp thời về vấn đề cho các bên liên quan
Mục đích chính của việc lập báo cáo lỗi là truyền đạt chính xác và nhanh chóng thông tin về lỗi đã xảy ra và chi tiết lỗi cho các bên liên quan cả trong và ngoài công ty. Bằng cách lập báo cáo lỗi, các bên liên quan có thể cùng nhau giải quyết vấn đề và dễ dàng hơn trong việc xem xét các biện pháp ứng phó phù hợp. Nếu việc lập báo cáo lỗi bị trì hoãn, các bên liên quan sẽ không thể nắm bắt thông tin chính xác, dẫn đến những rắc rối hoặc khiếu nại bất ngờ, vì vậy cần hết sức thận trọng.
Thiết lập các biện pháp ngăn ngừa tái diễn
Báo cáo lỗi sẽ bao gồm nguyên nhân lỗi và các biện pháp ngăn ngừa tái diễn. Điều này sẽ cho phép chúng tôi xem xét và thực hiện các biện pháp cải tiến để ngăn ngừa các vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai. Hơn nữa, ngay cả khi người phụ trách thay đổi trong tương lai, chúng tôi vẫn có thể kỳ vọng chất lượng công việc sẽ được cải thiện miễn là họ tiếp tục làm việc dựa trên nội dung đã được xây dựng lần này.
Khôi phục niềm tin của khách hàng
Khi sản phẩm của công ty gặp trục trặc, công ty sẽ tạm thời mất đi lòng tin của khách hàng.
Bằng cách tiết lộ thông tin mà khách hàng yêu cầu trong báo cáo lỗi và phản hồi chân thành, bạn có thể giúp khôi phục lại niềm tin đã mất.
Do đó, khi viết báo cáo lỗi, điều quan trọng là phải sắp xếp tình huống, mô tả chính xác thông tin mà người đọc đang tìm kiếm và tạo ra cấu trúc dễ đọc và dễ hiểu.
Cải thiện hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ của chúng tôi
Một mục đích khác của việc tạo báo cáo lỗi là cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Bởi vì việc tạo báo cáo lỗi mang đến cơ hội xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ của công ty.
Ngoài ra, khi có vấn đề xảy ra trong công ty, việc tham khảo các báo cáo trước đây sẽ giúp nhanh chóng tìm ra cách giải quyết vấn đề và cải thiện nó.
Cách viết báo cáo lỗi
Tạo bằng phương pháp 5W1H
Khi viết báo cáo lỗi, hãy ghi nhớ những điểm sau:
- Cái gì: Vấn đề cụ thể
- Khi nào: Ngày, giờ xảy ra và tần suất
- Nơi xảy ra vấn đề: Nơi xảy ra vấn đề và mức độ ảnh hưởng của nó
- Ai: Các bên liên quan và những người phụ trách
- Tại sao: Phân tích nguyên nhân của sự cố
- Cách thức: Các giải pháp và biện pháp ngăn ngừa tái diễn
Bằng cách nêu rõ những điều này, bạn có thể tạo ra một báo cáo dễ hiểu hơn.
Mô tả chi tiết nguyên nhân gây ra lỗi
Điều quan trọng là phải xác định nguyên nhân trực tiếp gây ra lỗi, phân tích và mô tả nguyên nhân gốc rễ. Đồng thời, mô tả chi tiết các điều kiện môi trường xảy ra lỗi (nhiệt độ, độ ẩm, số lô vật liệu được sử dụng, v.v.) và chỉ rõ các bước để tái tạo lỗi. Cuối cùng, xác định và mô tả liệu lỗi có ảnh hưởng đến công việc hoặc sản phẩm khác hay không và phạm vi tác động.
Viết theo cách mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu
Báo cáo lỗi có thể được xem xét không chỉ bởi nhân viên nội bộ mà còn bởi các bên bên ngoài, vì vậy hãy đảm bảo sử dụng ngôn ngữ đơn giản, câu ngắn gọn và nêu rõ các điểm chính.
Điều quan trọng nữa là phải nỗ lực giúp người đọc theo dõi nội dung một cách tự nhiên bằng cách thêm các ví dụ cụ thể, sắp xếp lại thứ tự các câu, v.v. Sử dụng sơ đồ và hình minh họa để bổ sung cho nội dung khó cũng rất hiệu quả.
Trình bày chính xác thông tin thực tế
Điều quan trọng là phải mô tả chính xác các sự kiện trong báo cáo lỗi. Tránh suy đoán và thể hiện cảm xúc, hãy viết dựa trên các sự kiện cụ thể, sử dụng dữ liệu và quan sát. Ngoài ra, hãy nêu rõ nguồn thông tin để bên thứ ba có thể xác minh. Cuối cùng, việc sắp xếp các sự kiện một cách có trật tự và giúp người đọc dễ hiểu sẽ giúp quá trình đánh giá hiệu quả hơn.
Đọc to để kiểm tra xem nó có dễ hiểu không
Đọc to văn bản cũng rất quan trọng để kiểm tra xem có phần nào khó hiểu hay khó nắm bắt không.
Nếu một câu quá dài, hãy chia nhỏ thành các câu ngắn hơn để súc tích hơn. Nếu câu chứa thuật ngữ chuyên môn hoặc cách diễn đạt khó hiểu, hãy thay thế bằng những cách diễn đạt dễ hiểu hơn. Cuối cùng, hãy đặt mình vào vị trí người đọc và đảm bảo họ có thể hiểu nội dung ngay từ đầu.
Các mục cần đưa vào báo cáo lỗi
Viết báo cáo lỗi chất lượng không chỉ đơn thuần là liệt kê các sự kiện.
Nên tạo báo cáo theo định dạng đã định sẵn. Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cách tạo báo cáo lỗi và những mục cần bao gồm.
Cách tạo báo cáo lỗi
Khi bạn cần tạo báo cáo lỗi, trước tiên hãy quyết định định dạng. Nếu công ty bạn có mẫu riêng, hãy sử dụng mẫu đó.
Tuy nhiên, nếu bạn gửi cho đối tác kinh doanh, bạn có thể được yêu cầu sử dụng định dạng mà họ thích, vì vậy tốt nhất là bạn nên kiểm tra trước.
Sau khi đã quyết định được định dạng, hãy viết tóm tắt vấn đề, hoàn cảnh xảy ra, nguyên nhân và biện pháp giải quyết theo định dạng 5W1H.
5W1H đề cập đến sáu yếu tố "Khi nào", "Ở đâu", "Ai", "Cái gì", "Tại sao" và "Như thế nào". Bằng cách ghi nhớ 5W1H, người đọc sẽ dễ hiểu nội dung hơn, từ đó tạo ra một báo cáo chất lượng cao.
Ngoài ra, khi viết báo cáo lỗi, hãy liệt kê các sự kiện xảy ra theo thứ tự thời gian.
Bởi vì nó giúp các bên liên quan nội bộ và đối tác kinh doanh dễ dàng theo dõi quy trình từ khi vấn đề xảy ra cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Để tạo báo cáo lỗi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống báo cáo tại chỗ "i-Reporter".
- Lưu báo cáo điện tử và quản lý tất cả cùng một lúc
- Có thể tải xuống trong Excel
- Thông báo cảnh báo thông báo cho các bên liên quan về các khiếm khuyết
- Báo cáo có thể được chia sẻ theo thời gian thực
Tại sao không thử i-Reporter?
→URL tải xuống làĐây
Các mục cần đưa vào báo cáo lỗi
tiêu đề
Tiêu đề quan trọng là phải ngắn gọn để có thể hiểu được nội dung báo cáo lỗi ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Nếu bạn gửi báo cáo lỗi qua email, hãy ghi rõ tiêu đề báo cáo vào dòng tiêu đề. Tốt nhất là viết sao cho nội dung báo cáo rõ ràng, không quá dài cũng không quá ngắn.
Ví dụ, một tiêu đề phù hợp sẽ là "Báo cáo về sự chậm trễ giao hàng do lỗi của Sản phẩm A". Chỉ cần nhìn vào tiêu đề, bạn có thể thấy rõ ràng rằng "Sản phẩm A đã xảy ra lỗi, gây ra sự chậm trễ giao hàng". Mặt khác, một ví dụ về tiêu đề không phù hợp sẽ là "Báo cáo về lỗi trong sản phẩm của công ty chúng tôi". Tiêu đề này mơ hồ và khó truyền tải tác động cụ thể của lỗi.
Ngày và giờ xảy ra
Trong phần ngày và giờ xảy ra sự cố, hãy ghi lại ngày và giờ xảy ra sự cố. Nếu sự cố xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể viết theo định dạng như "XX/XX/XX đến XX/XX/XX". Ngoài ra, nếu sự cố đã được giải quyết, hãy viết riêng ngày xảy ra sự cố và ngày khôi phục.
Địa chỉ
Tiêu chuẩn là ghi tên phòng ban vào ô người nhận. Nếu người nhận không làm việc tại công ty, hãy ghi tên công ty hoặc phòng ban của người nhận, và lưu ý không ghi tên riêng của người phụ trách.
Người gửi
Trong phần người gửi, hãy ghi tên người báo cáo và phòng ban mà họ trực thuộc. Nếu người nhận là bên ngoài, hãy ghi đầy đủ tên công ty.
Nội dung vấn đề và nguyên nhân
Chìa khóa thành công là đưa ra lời giải thích cụ thể và dễ hiểu về vấn đề. Nếu khó diễn đạt bằng lời, hãy sử dụng sơ đồ và hình ảnh. Vì người đọc thường không có kiến thức chuyên môn, tốt nhất nên tránh sử dụng thuật ngữ khó hiểu.
Khi mô tả vấn đề, hãy đảm bảo bao gồm cả nguyên nhân. Hãy tiến hành điều tra chi tiết về vấn đề và nêu rõ nguyên nhân đã xác định càng nhiều càng tốt.
Bằng cách theo đuổi không chỉ các nguyên nhân bề ngoài như "lỗi vận hành thiết bị" mà còn cả nguyên nhân cơ bản của "lý do tại sao xảy ra lỗi vận hành", bạn có thể tạo ra một báo cáo mà người đọc có thể tin cậy.
biện pháp đối phó
Phần biện pháp ứng phó cần mô tả các biện pháp đã được thực hiện và các biện pháp cụ thể để ngăn ngừa sự cố tái diễn. Cần áp dụng các biện pháp khả thi dựa trên kiến thức của nhân viên và chuyên gia tại hiện trường.
Ví dụ và mẫu báo cáo lỗi
Vì báo cáo lỗi thường được yêu cầu nộp càng sớm càng tốt sau khi sự cố xảy ra, nên việc sử dụng mẫu sẽ hiệu quả hơn. Do đó, chúng tôi đã chuẩn bị một mẫu báo cáo lỗi đơn giản dưới đây, có thể sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Bạn có thể tải xuống mẫu này miễn phí, vì vậy hãy thoải mái sử dụng.
[Sử dụng nội bộ] Ví dụ và mẫu báo cáo lỗi
[Tải xuống mẫu báo cáo lỗi nội bộ tại đây]
Tải xuống mẫu tại đây: https://application.i-reporter.jp/download.excel_template07
Cách tạo mẫu báo cáo lỗi
Việc tạo báo cáo lỗi bằng mẫu là một cách hiệu quả để giảm thời gian tạo và quản lý. Lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu các mẫu cho Excel, Word, PowerPoint và các định dạng khác.
Khi tạo bằng Excel/Google Trang tính
Trước tiên, hãy sắp xếp các mục cần ghi lại. Sau đó, đặt tiêu đề và mục trong Excel. Ví dụ: đặt "Số báo cáo" ở Cột A và "Ngày xảy ra lỗi" ở Cột B. Chúng tôi khuyên bạn nên in đậm hoặc thay đổi màu nền các ô có tên mục để dễ nhìn hơn.
Sau đó, hãy tạo một ô bên phải tên mục để bạn nhập dữ liệu. Sẽ dễ sử dụng hơn nếu bạn thêm danh sách thả xuống hoặc tương tự.
Khi tạo trong Word/Google Docs
Khi tạo mẫu trong Word, hãy sắp xếp các mục cần đưa vào theo cách tương tự như khi tạo mẫu trong Excel. Sau đó, đặt tiêu đề và các mục cần đưa vào làm tiêu đề phụ. Ví dụ: "1. Ngày xảy ra lỗi" và "2. Tên người báo cáo".
Tiếp theo, hãy tạo các trường nhập liệu. Tạo các trường nhập liệu bên dưới mỗi tiêu đề để nhập thông tin. Sử dụng "gạch chân" hoặc "hộp văn bản" ở đây sẽ giúp chỉ ra trực quan khu vực nhập liệu, tăng khả năng hiển thị và giúp sử dụng dễ dàng hơn.
Khi tạo bằng PowerPoint/Google Slides
Đầu tiên, chúng ta hãy sắp xếp các mục cần đưa vào.
Tiếp theo, hãy mở PowerPoint và thiết lập slide master. Trước khi làm việc trên PowerPoint, chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập một thiết kế và bố cục chung cho tất cả các slide, vì điều này sẽ giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.
Tiếp theo, hãy tạo bố cục slide để nhập nội dung. Ví dụ: tạo một slide riêng cho từng mục, chẳng hạn như "Tóm tắt lỗi", "Giải thích chi tiết" và "Chi tiết giải pháp". Trên mỗi slide, hãy đặt tên mục cần thiết và hộp văn bản tương ứng để người dùng có thể nhập thông tin một cách ngắn gọn. Nếu cần, việc chèn bảng hoặc hình dạng sẽ hữu ích để sắp xếp thông tin phức tạp như các bước tái tạo và phạm vi tác động.
Các trường hợp khác
Khi sử dụng công cụ báo cáo lỗi chuyên dụng, điều quan trọng là phải tạo một mẫu dễ dàng cho nhân viên tại chỗ báo cáo và dễ dàng cho người đánh giá quản lý. Hãy làm việc với nhóm phát triển nội bộ của bạn để phát triển một công cụ giúp hợp lý hóa công việc của bạn.
[Dùng ngoài] Ví dụ và mẫu báo cáo lỗi
[Tải xuống mẫu báo cáo lỗi bên ngoài tại đây]
Tải xuống mẫu tại đây: https://application.i-reporter.jp/download.excel_template08
Nếu bạn sử dụng mẫu, hãy sử dụng "i-Reporter" để sắp xếp công việc của bạn hợp lý!
Nếu bạn thấy việc tạo và quản lý báo cáo lỗi quá phức tạp, chúng tôi khuyên bạn nên triển khai hệ thống CNTT để nâng cao hiệu quả. Chúng tôi xin giới thiệu "i-Reporter", một giải pháp hỗ trợ việc tạo và quản lý báo cáo lỗi.
"i-Reporter" - hệ thống báo cáo điện tử tại chỗ
"i-Reporter" là hệ thống số hóa tài liệu tại chỗ giúp giảm thiểu công sức tạo và quản lý báo cáo lỗi. Báo cáo đã tạo có thể được quản lý mà không cần giấy tờ, giúp giảm không gian lưu trữ và chi phí in ấn. Có nhiều trường hợp hệ thống này được giới thiệu như một hệ thống nền tảng khi thúc đẩy chuyển đổi số (DX).
Ngoài ra, các báo cáo đã đăng ký trên hệ thống được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, cho phép bạn tìm kiếm theo trạng thái, tên, v.v., giúp bạn dễ dàng truy cập nhanh chóng các tài liệu cần thiết. Bản dùng thử miễn phí cũng có sẵn, vì vậy nếu bạn quan tâm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua trang bên dưới.
"i-Reporter" - hệ thống báo cáo điện tử tại chỗ
"Thông thường phải mất 45 phút để chuẩn bị báo cáo tuyển chọn diễn viên hàng ngày vào mỗi buổi sáng, nhưng bây giờ chúng tôi có thể giảm thời gian xuống chỉ còn 5 phút."
Nhấp vào đây để xem ví dụ về số hóa báo cáo hàng ngày
Tạo báo cáo lỗi chất lượng cao và truyền đạt thông tin nhanh chóng
Lần này, chúng tôi giới thiệu tổng quan và phương pháp viết báo cáo lỗi, cũng như một hệ thống hữu ích giúp đơn giản hóa việc tạo và quản lý báo cáo. Báo cáo lỗi là những tài liệu quan trọng, truyền đạt chi tiết và nguyên nhân của các vấn đề đã xảy ra trong công ty và với các đối tác kinh doanh. Nhiều vấn đề, dù lớn hay nhỏ, xảy ra tại các nhà máy sản xuất, và ấn tượng về vấn đề có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào mức độ hoàn thiện của báo cáo lỗi. Hãy tạo một báo cáo chất lượng cao để tạo sự tin tưởng cho người đọc.
Việc số hóa tài liệu tại chỗ có thể giảm bớt công sức cần thiết để quản lý và tạo báo cáo lỗi.
Đặc biệt, hệ thống báo cáo tại chỗ "i-Reporter" có thể thực hiện được những điều sau:
- Lưu báo cáo điện tử và quản lý tất cả cùng một lúc
- Có thể tải xuống trong Excel
- Thông báo cảnh báo thông báo cho các bên liên quan về các khiếm khuyết
- Báo cáo có thể được chia sẻ theo thời gian thực
Tại sao không thử i-Reporter?
→ Nhấp vào đây để tải xuống URL
Đây là phòng biên tập của Viện nghiên cứu tài liệu thực địa!
Blog này được điều hành bởi SIMTOPS Co., Ltd., công ty phát triển và bán giải pháp tài liệu điện tử hiện trường "i-Reporter".
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về ngành thường xuyên để giúp những ai đang nỗ lực thúc đẩy chuyển đổi số tại nơi làm việc, hãy cùng xem nhé!
