Ngăn ngừa sai sót trong công việc tại chỗ
Nếu bạn đang muốn cải thiện hiệu quả kinh doanh!
chia sẻ の現場帳票システム
mục lục
Lần này, chúng ta sẽ xem xét các ngành công nghiệp như sản xuất, hậu cần và bán lẻ.
Những vấn đề mà người làm việc ngoài đồng phải đối mặt
Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một giải pháp.
Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào với công việc của mình,
Xin vui lòng sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo.
ĐIỂM 1Những vấn đề gặp phải trong quá trình làm việc tại công trường
Trong ngành sản xuất, "giảm giấy" như biểu mẫu là một vấn đề
Trong một cuộc khảo sát năm 2023 với 103 nhà quản lý và giám đốc điều hành của các công ty sản xuất lớn, 70% công ty trả lời rằng họ đang đạt được tiến bộ trong nỗ lực giảm thiểu sử dụng giấy. Tuy nhiên, 30% còn lại trả lời rằng họ chưa đạt được tiến bộ, cho thấy ngành vẫn còn nhiều thách thức.
Những lý do đưa ra cho việc thiếu tiến triển bao gồm "sử dụng giấy tiện lợi hơn" và "phải mất quá nhiều công sức để thực hiện thay đổi".
Câu hỏi 1. Công ty của bạn có đạt được tiến bộ trong việc giảm sử dụng giấy không?
● 22,3% tiến triển tốt
● 46,6% Khá nâng cao
● 22,3% Không có nhiều tiến triển
● 8,7% không có tiến triển gì cả
● 0,0% Tôi không biết/không thể trả lời
Khoảng 70% công ty trả lời rằng họ đang đạt được tiến bộ trong nỗ lực giảm thiểu việc sử dụng giấy.
Câu hỏi 2. Câu hỏi này dành cho những người trả lời "Không có nhiều tiến triển" hoặc "Không có tiến triển gì cả" ở Câu hỏi 1.
Vui lòng giải thích lý do tại sao những nỗ lực giảm thiểu sử dụng giấy không có tiến triển. (Nhiều câu trả lời)
Ngành logistics đối mặt với "vấn đề năm 2024" (hạn chế giờ làm việc)
Bắt đầu từ năm 2024, tài xế xe tải sẽ bị giới hạn thời gian làm thêm là 960 giờ và các tiêu chuẩn cải tiến được sửa đổi sẽ được thực hiện, dẫn đến việc rút ngắn giờ làm việc.
Kết quả là, năng lực chuyển phát thư tín đã giảm sút, và tình trạng thiếu hụt tài xế xe tải đã trở thành một vấn đề nan giải. Việc nâng cao năng suất của mỗi nhân viên là một nhiệm vụ cấp bách, và việc tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong công việc đang ngày càng trở nên quan trọng trong lĩnh vực này.
Tuy nhiên, trong một cuộc khảo sát được thực hiện vào năm 2023, gần một nửa trong số 107 quản lý và nhân viên tại chỗ trong ngành kho bãi, hậu cần và sản xuất đã trả lời rằng họ không thực hiện bất kỳ biện pháp nào để chuẩn bị cho vấn đề năm 2024.
Câu 3. Công ty của bạn có đang đạt được tiến triển trong việc giải quyết vấn đề năm 2024 không?
● 18,7% tiến triển tốt
● 28,0% Khá nâng cao
● 18,7% Không có nhiều tiến triển
● 12,1% không có tiến triển gì cả
● 22,4% Tôi không biết/không thể trả lời
Về những nỗ lực chuẩn bị cho vấn đề năm 2024, khoảng một nửa số người được hỏi trả lời rằng họ đang "đạt được tiến bộ".
Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng việc chọn và đếm là những công việc dễ xảy ra sai sót nhất. Để giải quyết vấn đề 2024, điều quan trọng là phải cải thiện hiệu quả của những công việc này và giảm thiểu sai sót.
Câu 4. Những sai sót nào thường xảy ra trong hoạt động kho bãi và hậu cần tại công ty của bạn? (Có thể chọn nhiều câu trả lời)
Sai lầm thường gặp nhất trong hoạt động kho bãi và hậu cần là "lỗi khi lấy hàng".
Số lượng lớn các hoạt động tương tự là một vấn đề trong ngành bán lẻ và dịch vụ thực phẩm
Một cuộc khảo sát được thực hiện vào năm 2024 trong số các quản lý cửa hàng và quản lý khu vực trong ngành bán lẻ và dịch vụ thực phẩm cho thấy hiện nay có khoảng 40% thực hiện kiểm tra QSC bằng biểu mẫu giấy.
Ngoài ra, sau khi triển khai, 40% cửa hàng vẫn lưu trữ chứng từ dưới dạng file giấy, điều này cho thấy nhiều cửa hàng vẫn kinh doanh theo phương thức tương tự.
Câu 5. Vui lòng cho chúng tôi biết phương pháp kiểm tra QSC chính được sử dụng tại nơi làm việc của bạn.
Các phương pháp kiểm tra QSC chính là “Kiểm tra và quản lý thủ công bằng biểu mẫu giấy” là phổ biến nhất ở mức 37,5%. Và
Nó đã trở thành như vậy.
Câu 6. Phương pháp chính để quản lý và lưu kết quả kiểm tra QSC là gì?
● 39,4% được lưu trữ trong hồ sơ giấy
● 55,8% Được lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số như PC hoặc đám mây
● 1,0% Khác
● 3,8% Không biết/không thể trả lời
"Lưu ở định dạng kỹ thuật số như trên PC hoặc trên đám mây" là câu trả lời phổ biến nhất với 55,8%.
\ Việc nhập sẽ mất 30 giây. /
Để biết thêm thông tin về việc triển khai báo cáo tại chỗ, vui lòng nhấp vào đâyCác vấn đề được giải quyết bằng cách giới thiệu các báo cáo tại chỗ
- Những gì báo cáo tại chỗ có thể làm
- ① Ngăn ngừa lỗi và làm giả tài liệu
- ② Người quản lý có thể kiểm tra báo cáo theo thời gian thực
- 3. Hệ thống không giấy tờ giúp giảm chi phí quản lý
Những vấn đề này trong ngành có thể được giảm thiểu bằng cách triển khai biểu mẫu tại chỗ. Bằng cách số hóa các biểu mẫu trước đây được điền trên giấy, lịch sử về người đã điền biểu mẫu, thời điểm và thông tin đã nhập sẽ được lưu giữ. Sau khi biểu mẫu được điền, người phụ trách có thể kiểm tra nội dung ngay lập tức, giúp nắm bắt tình hình tại chỗ theo thời gian thực.
Ngoài ra, việc số hóa tài liệu còn giúp giảm chi phí quản lý, loại bỏ các vấn đề như mất mát hoặc hư hỏng tài liệu lưu trữ.
POINT2Số hóa tài liệu là quan trọng để giải quyết các vấn đề
Những lo ngại khi triển khai hệ thống báo cáo thực địa
Khi giới thiệu hệ thống báo cáo thực địa, nhiều công ty lo ngại rằng hệ thống sẽ khó có thể được áp dụng rộng rãi tại thực địa.
Một cuộc khảo sát được thực hiện vào năm 2023 trong số các công ty sản xuất cho thấy gần 70% các công ty chưa đạt được tiến triển trong việc triển khai báo cáo tại chỗ cảm thấy rằng còn nhiều rào cản trong việc triển khai.
Do đó, khi triển khai một công cụ, điều quan trọng là phải chọn công cụ mà nhân viên tại chỗ có thể sử dụng dễ dàng. Ngoài ra, việc giới thiệu một công cụ có thể tích hợp với các công cụ hiện có sẽ mở rộng phạm vi sử dụng của nó.
Câu hỏi 7. Câu hỏi này dành cho những người trả lời "Không có nhiều tiến triển" hoặc "Không có tiến triển gì cả" ở Câu hỏi 1.
Vui lòng giải thích lý do tại sao những nỗ lực giảm thiểu sử dụng giấy không có tiến triển. (Nhiều câu trả lời)
Lợi ích của việc giới thiệu hệ thống báo cáo thực địa
Lợi ích của việc áp dụng hệ thống báo cáo tại chỗ là nó giúp đơn giản hóa việc tạo và lưu trữ báo cáo, giảm giờ làm việc tại chỗ và cải thiện năng suất của nhân viên.
1Tìnhhình tại chỗ được truyền đạt chính xác
Nhiều chức năng hỗ trợ đầu vào khác nhau, chẳng hạn như chụp ảnh, ghi âm, đọc mã vạch, liên kết đến dữ liệu chính, đánh giá ngưỡng và chỉ định thứ tự công việc, cho phép bạn thu thập thông tin về tình hình công trường một cách chính xác và hiệu quả.
2Chiasẻ và sử dụng dữ liệu thời gian thực
Nội dung báo cáo được lưu ngay lập tức vào cơ sở dữ liệu, cho phép chia sẻ trạng thái tại chỗ với các phòng ban và địa điểm khác theo thời gian thực. Tùy thuộc vào nội dung ghi lại của nhân viên, thông báo tự động có thể được gửi qua email hoặc thông báo quy trình phê duyệt, giúp loại bỏ nhu cầu di chuyển giữa các địa điểm hoặc gọi điện xác nhận.
3.Giảm đáng kể gánh nặng thu thập, biên soạn, phân tích và quản lý dữ liệu sau khi báo cáo
Sau khi ghi, các báo cáo tại chỗ có thể được xuất hàng loạt theo tuần hoặc theo tháng, dữ liệu ảnh khó sắp xếp có thể được đổi tên tự động và dữ liệu báo cáo cũng có thể được sắp xếp tự động, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc hậu xử lý cần thiết sau khi điền báo cáo. Bằng cách liên kết với các hệ thống bên ngoài, công việc đăng ký dữ liệu và công việc tạo biểu đồ cũng không còn cần thiết nữa.
\ Việc nhập sẽ mất 30 giây. /
Để biết thêm thông tin về việc triển khai báo cáo tại chỗ, vui lòng nhấp vào đâyPOINT3Những điểm cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống báo cáo thực địa
Điều quan trọng là phải có nhiều hoạt động kinh doanh và nhiều công cụ có thể liên kết với nhau
Khi triển khai hệ thống báo cáo hiện trường, điều quan trọng là phải đảm bảo hệ thống có thể áp dụng cho tất cả các hoạt động hiện đang sử dụng báo cáo giấy. Nếu chỉ số hóa một số hoạt động nhất định, cuối cùng sẽ cần phải triển khai nhiều hệ thống báo cáo hiện trường, điều này sẽ gây bất tiện cho người dùng và dẫn đến việc phân tán thông tin hiện trường. Để làm được điều này, điều cần thiết là đảm bảo hệ thống không chỉ có nhiều chức năng nhập liệu mà còn có thể liên kết với các hệ thống nội bộ hiện có. Việc liên kết với các hệ thống cốt lõi, hệ thống quản lý tiến độ, AI, v.v. sẽ có tác động đáng kể đến khả năng thâm nhập của hệ thống vào công ty.
i-Reporter không chỉ có hơn 100 chức năng hỗ trợ nhập liệu mà còn cho phép tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác. Nó cung cấp nhiều phương thức và đích tích hợp, bao gồm đầu ra CSV, tham chiếu cơ sở dữ liệu, WebAPI và tích hợp không cần mã bằng i-Repo Link (cơ sở dữ liệu, kintone, các hệ thống kinh doanh khác).
Nó phải dễ sử dụng và trực quan để nhân viên thực địa và người quản lý có thể sử dụng.
Khi hệ thống hóa báo cáo tại chỗ, có những trường hợp màn hình thay đổi đáng kể so với bố cục báo cáo đã sử dụng trước đó. Một ví dụ phổ biến là việc chuyển từ bố cục báo cáo sang bố cục được tối ưu hóa cho web. Trong trường hợp này, vì phương thức nhập liệu cho nhân viên đã khác so với trước đây, việc thúc đẩy sự hiểu biết và đào tạo tại chỗ là điều cần thiết để hệ thống được triển khai thành công. Ngoài ra, một số loại báo cáo ban đầu không phù hợp với bố cục web, vì vậy việc phối hợp với nhân viên tại chỗ là rất cần thiết.
i-Reporter có thể số hóa các bố cục báo cáo tại chỗ hiện có, cho phép nhân viên tại chỗ tiếp tục nhập dữ liệu một cách trực quan như trước đây.
\ Việc nhập sẽ mất 30 giây. /
Nhấp vào đây để tải xuống tài liệu i-ReporterLiệu nó có bất tiện hơn mẫu đơn giấy không?
Khi triển khai hệ thống báo cáo thực địa, điều quan trọng là phải kiểm tra xem có bất kỳ bất tiện nào so với hoạt động trên giấy hay không. Ví dụ, nếu địa điểm làm việc nằm trong môi trường không có sóng hoặc sóng yếu (chẳng hạn như tại hiện trường, văn phòng khách hàng hoặc dưới lòng đất), hệ thống có thể không sử dụng được. Khi đó, bạn sẽ buộc phải sử dụng một phần báo cáo thực địa bằng giấy, đòi hỏi phải xử lý hậu kỳ, chẳng hạn như sao chép hệ thống và tạo báo cáo sau khi trở về văn phòng. i-Reporter cũng có thể được sử dụng trong môi trường ngoại tuyến, vì vậy bạn có thể thực hiện công việc ghi chép giống như báo cáo thực địa bằng giấy, bất kể môi trường mạng.
POINT4Câu hỏi về hệ thống báo cáo tại chỗ "i-Reporter"
H. Quy trình thực hiện như thế nào?
Trước tiên, hãy kiểm tra xem các vấn đề của công ty bạn có thể được giải quyết thông qua hội thảo hoặc tư vấn cá nhân hay không. Sau đó, hãy tự mình trải nghiệm i-Reporter với bản dùng thử miễn phí.
Sau khi dùng thử, nếu bạn đang cân nhắc triển khai hệ thống, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn báo giá và thông tin về hợp đồng.
H. Tôi có thể sử dụng ở nước ngoài không?
i-Reporter có sẵn bằng tiếng Nhật, tiếng Anh và tiếng Trung (giản thể và phồn thể). Ngoài ra, vì bố cục biểu mẫu được tạo trong Excel nên có thể được tạo và nhập bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, bao gồm tiếng Thái và tiếng Việt. Khoảng 300 công ty và 7.500 người dùng (tính đến tháng 9 năm 2023) tại 16 quốc gia sử dụng nền tảng này, bao gồm các nước Đông Nam Á, Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Ấn Độ, Trung Đông, Hoa Kỳ và Mexico. Chúng tôi có các đại lý ở mỗi quốc gia có thể cung cấp đề xuất và hỗ trợ kỹ thuật bằng ngôn ngữ địa phương. Vui lòng liên hệ Simtops để biết thêm thông tin.
H. Tôi có thể làm việc ở những nơi không có tín hiệu vô tuyến không?
Có thể sử dụng ngay cả khi không có tín hiệu. Vì i-Reporter là ứng dụng gốc nên bạn có thể sử dụng ngay cả khi không có kết nối mạng miễn là bạn tải xuống các báo cáo cần thiết.
