Một nghiên cứu điển hình về việc tăng hiệu quả hoạt động và giảm chi phí tại một nhà máy đóng tàu lớn

Gửi nhiều tàu đi khắp thế giới trong 100 năm

Công ty chúng tôi được thành lập năm 1911 với tên gọi Namura Shipbuilding and Iron Works, một xưởng đóng tàu nhỏ ven sông Osaka. Trong gần một thế kỷ qua, hoạt động kinh doanh chính của chúng tôi là đóng tàu, đi khắp thế giới. Triết lý kinh doanh của chúng tôi dựa trên chữ "hiện diện", thể hiện mong muốn trở thành một sự hiện diện không thể thiếu đối với khách hàng, nhân viên và cộng đồng địa phương.

Tàu thủy là sản phẩm chính của công ty, và công ty đóng tàu chở hàng rời và tàu chở dầu, chẳng hạn như "Panamax bulk" và "Capesize bulk", vốn đã được sản xuất từ lâu tại Nhật Bản. Kích thước tàu mà công ty đóng dao động từ khoảng 30.000 tấn trọng tải chết đến mức cao nhất là khoảng 300.000 tấn, và gần đây công ty cũng đang nghiên cứu chế tạo tàu chở LPG và tàu chở nhiên liệu thế hệ mới. So với các công ty đóng tàu khác, công ty nổi trội trong việc đóng đa dạng các loại tàu, được gọi là hỗn hợp sản phẩm.

Một lĩnh vực kinh doanh khác là kết cấu thép, và chúng tôi đã thi công nhiều cây cầu. Gần đây nhất, vào năm 2024, chúng tôi đã xây dựng một cây cầu dành cho người đi bộ dài 40 mét, nặng 100 tấn mang tên Victory Walk tại Thành phố Saga.

Hệ thống thông tin từ lâu đã trở nên thiết yếu trong các nhà máy lớn

Nhà máy Imari, được di dời vào năm 1974, đã trải qua một đợt mở rộng lớn vào những năm 2000 và hiện có diện tích mặt bằng khoảng 700.000 mét vuông. Nhà máy được vận hành với quy mô sản xuất cao, cho phép thực hiện quy trình làm việc theo một dây chuyền khép kín từ khâu cắt thép tấm đến khâu lắp ráp, và để vận hành một nhà máy lớn như vậy, công ty đã tích cực sử dụng hệ thống thông tin từ lâu. Chúng tôi gia nhập công ty sau khi được biết công ty là một trong những công ty đầu tiên trong ngành áp dụng các công nghệ như cắt NC (cắt tự động điều khiển số) cho thép tấm.

Gần đây, chúng tôi đang nỗ lực xây dựng một nhà máy thông minh với mục tiêu "kết nối con người, thiết bị và sản phẩm với dữ liệu số". Cách tiếp cận chủ động của chúng tôi đối với nội dung tiên tiến là một trong những thế mạnh của chúng tôi và chúng tôi tin rằng điều này sẽ dẫn đến những bước phát triển lớn trong tương lai.

(Yoichiro Nishi, Giám đốc Phòng Xúc tiến WIN21)

Loại bỏ văn hóa giấy tờ bắt đầu bằng số hóa

Năm 2021, Phòng Đổi mới Sản xuất được thành lập như một tổ chức thúc đẩy với mục tiêu tăng năng suất hơn nữa bằng cách chuyển đổi công ty thành nhà máy thông minh.

Để nâng cao hiệu quả hoạt động, chúng tôi đã phỏng vấn các nhà quản lý tại chỗ và các bên liên quan, và nhận được phản hồi tích cực rằng có rất nhiều biểu mẫu giấy tờ. Điều này không chỉ đúng tại chỗ mà còn đúng cả ở văn phòng, nơi việc luân chuyển tài liệu giấy tờ rất tốn thời gian. Để trở thành một nhà máy thông minh, chúng tôi nhận thấy việc số hóa thông tin, hay nói cách khác là số hóa, là điều cần thiết. Sau khi cân nhắc các lựa chọn phần mềm khác nhau, chúng tôi kết luận rằng i-Reporter là lựa chọn tốt nhất.

Cho đến nay, thông tin vẫn được quản lý trên giấy tờ, gây khó khăn cho việc tìm kiếm nhanh chóng các hồ sơ cũ khi cần. Điều này cũng đòi hỏi phải áp dụng số hóa.

Hơn nữa, vì chúng tôi nhận thấy tốc độ phản hồi là một yếu tố quan trọng trực tiếp dẫn đến việc giảm chi phí, chúng tôi nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của việc thúc đẩy tin học hóa, thiết lập quy trình luân chuyển phản hồi nhanh chóng và giảm thiểu giờ làm việc. Vì lý do này, chúng tôi coi việc giới thiệu i-Reporter là một bước tiến rất quan trọng.

Đừng chỉ để đó và nói "hãy sử dụng nó": Cách đối phó với sự từ chối những điều mới mẻ

Trong giai đoạn đầu triển khai, hệ thống mới đã gặp phải một số phản đối. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi tập trung giải thích rằng "hệ thống này chỉ đơn giản là thay thế giấy tờ bằng kỹ thuật số" và nỗ lực giảm bớt sự lo lắng. Mặc dù ban đầu có một số phản đối, đặc biệt là từ những người dùng cao tuổi, nhưng với sự hỗ trợ của các bên liên quan, họ đã thích nghi với hệ thống trong vòng một đến hai tuần và có thể vận hành trơn tru.

Để thiết lập hoạt động của hệ thống mới, chúng tôi không chỉ chú trọng đào tạo vận hành mà còn chú trọng đến phản hồi của người dùng, và chúng tôi luôn nỗ lực phản hồi nhanh chóng ngay cả với những thay đổi nhỏ. Kết quả là, chúng tôi nhận được phản hồi từ người dùng rằng "Điều này cực kỳ hữu ích", tạo nên một vòng tuần hoàn tích cực.

Biểu mẫu không phải lúc nào cũng có định dạng cố định, và chúng cần có khả năng phản hồi nhanh chóng với các yêu cầu thay đổi. Vì lý do này, chúng tôi đã đào tạo các nhà thiết kế ở nhiều phòng ban và triển khai một hệ thống có thể phản hồi phản hồi từ thực tế. Hơn nữa, để ngăn chặn việc giảm khả năng sử dụng do việc nhập liệu thủ công ngày càng tăng, chúng tôi đang tập trung vào việc tạo ra các biểu mẫu giảm thiểu bất kỳ sự khó chịu nào cho người dùng bằng cách sử dụng phương pháp lựa chọn nhiều đáp án và các phương pháp nhập liệu thông minh khác.

Dùng thử i-Reporter giúp giảm chi phí một giờ mỗi ngày và 800.000 yên mỗi năm

Để thử nghiệm trước khi triển khai i-Reporter, chúng tôi đã tiến hành tuần tra rò rỉ khí tại chỗ. Tại xưởng đóng tàu, nhiều loại chất lỏng như khí ethylene, oxy và carbon dioxide được sử dụng trong toàn bộ nhà máy. Tuy nhiên, rò rỉ khí là không thể tránh khỏi do các ống dẫn sử dụng các chất lỏng này bị xuống cấp hoặc hư hỏng.

Rò rỉ khí gas cũng giống như việc xả tiền ra môi trường, vì vậy việc ngăn ngừa là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc ngăn chặn rò rỉ khí gas tự động rất khó khăn, vì vậy việc tuần tra thường xuyên là rất cần thiết. Trước đây, các thành viên trong nhóm cơ sở của chúng tôi đã làm việc chăm chỉ mỗi ngày để tuần tra khu vực, báo cáo tình hình rò rỉ khí gas cho các bộ phận liên quan và thực hiện các biện pháp ngăn chặn rò rỉ.

Những nỗ lực bền bỉ này đã mang lại hiệu quả giảm chi phí đáng kể, nhưng các phương pháp được sử dụng còn rất thô sơ và tốn thời gian, chẳng hạn như chụp ảnh và viết ghi chú viết tay. Bằng cách thay thế những công việc này bằng i-Reporter, thời gian làm việc đã giảm khoảng một giờ mỗi ngày, giúp tiết kiệm chi phí hàng năm gần 800.000 yên.

Dựa trên những kết quả này, chúng tôi quyết định triển khai toàn diện i-Reporter, cho rằng việc mua một số lượng giấy phép nhất định sẽ mang lại hiệu quả ngay lập tức. Vì chúng tôi đã đạt được hiệu quả tuyệt vời như vậy chỉ với một báo cáo tuần tra rò rỉ khí gas, chúng tôi dự định sẽ mở rộng hệ thống hơn nữa trong tương lai để gia tăng thêm lợi ích.

(Toru Sakai, Trưởng phòng Đổi mới Sản xuất)

Phạm vi thông tin có thể truyền đạt đã tăng lên và tốc độ cũng tăng lên.

i-Reporter cũng đang được sử dụng hiệu quả để quản lý tài sản. Trước đây, cơ sở dữ liệu tài sản và nội dung của nó được tách biệt và không được liên kết với nhau. Tuy nhiên, giờ đây chúng tôi kết hợp chúng với các báo cáo, bao gồm cả ảnh chụp, và sử dụng các báo cáo cho phép bạn xem nhanh mã tài sản và các mục tương ứng.

Với sự ra đời của i-Reporter, lượng thông tin chúng ta trao đổi đã tăng lên đáng kể. Trước đây, chúng ta thường gửi danh sách thông tin viết tay theo từng người, kèm theo ảnh, nhưng giờ đây chúng ta có thể đính kèm bốn hoặc năm ảnh vào mỗi mục và thêm nhiều thông tin, điều này đã cải thiện đáng kể tốc độ chia sẻ thông tin.

Trước khi triển khai, chúng tôi phải đến tận nơi, kiểm tra trên giấy tờ, chụp ảnh những khiếm khuyết hoặc điểm cần cải thiện, rồi làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, kể từ khi bắt đầu sử dụng i-Reporter, chúng tôi có thể mang ứng dụng đến tận nơi bằng iPad, kiểm tra mọi thứ theo thời gian thực và phản hồi ngay lập tức các yêu cầu từ công trường, nhờ đó phản hồi và phản hồi tại chỗ nhanh hơn.

Hiện tại, i-Reporter được sử dụng để tạo nhiều loại báo cáo, chẳng hạn như danh sách kiểm tra khởi động, báo cáo yêu cầu cải tiến thiết kế, tuần tra an toàn và biên bản cuộc họp. Ví dụ: báo cáo về sự cố hoặc trục trặc thiết bị, được gọi là "Sự cố Đột ngột", được liên kết với hệ thống, và báo cáo trục trặc được tạo trong i-Reporter thay vì trên giấy. Các báo cáo này được chuyển đổi sang PDF và thông tin chính được liên kết với hệ thống cốt lõi, cho phép xác nhận toàn bộ quy trình. Điều này có nghĩa là giờ đây các nhà quản lý có thể kiểm tra mọi thứ trong một hệ thống, thay vì phải kiểm tra lại cả hệ thống cốt lõi và i-Reporter.

Ngoài ra, chúng tôi đã giới thiệu một hệ thống dữ liệu chính cho thông tin nhân viên, bao gồm địa chỉ email và thông tin liên kết của nhân viên. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhập thủ công địa chỉ email cho người xác nhận, người đánh giá và người phê duyệt, đồng thời được xác nhận là cải thiện sự tiện lợi nhờ việc áp dụng rộng rãi hơn tại nơi làm việc.

Với các hoạt động trên giấy tờ, tài liệu thường bị bẩn khi mang theo trong túi tại công trường, nhưng với thiết bị di động, nỗi lo đó đã biến mất, và tôi nghĩ nội dung được truyền tải tốt hơn khi giao tiếp với các bên liên quan bằng cách cho họ xem màn hình. Hơn nữa, trong khi việc luân chuyển tài liệu trên giấy tờ gây ra độ trễ thời gian giữa bộ phận sản xuất và bộ phận thiết kế, việc trao đổi kỹ thuật số đã giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và nhanh chóng phát hiện ra tài liệu đã ngừng luân chuyển ở đâu. Hơn nữa, chúng tôi đã tạo ra một hệ thống để giảm thiểu sự chậm trễ, chẳng hạn như tự động gửi email khi tài liệu được lưu, bằng cách số hóa biểu mẫu. Chúng tôi đã nhận được phản hồi tích cực, với những bình luận như "Nhanh hơn rồi" và "An toàn hơn vì chúng tôi không còn phải mang vác đồ đạc khi làm việc tại công trường nữa".

(Yusuke Sugiyama, Trưởng nhóm Thiết bị 2S, Văn phòng Namura, Genkai Tech)
(Takayuki Shimono, Nhóm quản lý thiết bị, Phòng quản lý nhà máy)
(Taro Matsuo, Nhân viên, Bộ phận Lắp ráp 3, Bộ phận Công trình Gia đình, Bộ phận Thân tàu)

Hướng tới các nhà máy thông minh và mở rộng theo chiều ngang

Chúng ta đã thảo luận về nhiều khía cạnh của i-Reporter, nhưng chúng ta vẫn chỉ đang ở giai đoạn đầu của việc áp dụng trên toàn công ty. Trước hết, điều quan trọng là phải liên tục mở rộng và thúc đẩy các nỗ lực loại bỏ giấy tờ và số hóa thông tin, và tôi nghĩ rằng ngay cả nỗ lực này cũng sẽ đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức.

Đã hai năm trôi qua kể từ khi Bộ phận Đổi mới Sản xuất được thành lập, và mục tiêu cuối cùng của chúng tôi là hiện thực hóa một nhà máy thông minh. Chúng tôi đã vạch ra lộ trình cho nhà máy thông minh, với bước đầu tiên là số hóa. Là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số, chúng tôi tin rằng i-Reporter cực kỳ dễ sử dụng và dễ dàng bắt đầu. Chúng tôi dự định trước tiên sẽ phổ biến nó và chuyển từ analog sang số hóa trong toàn công ty, đồng thời mở rộng sang trực quan hóa, bảo trì phòng ngừa, bản sao kỹ thuật số, v.v.

(Toru Sakai, Trưởng phòng Đổi mới Sản xuất)