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設備管理的“可視化”是提高企業效率和降低成本的重要舉措。通過明確掌握備品的庫存狀況和使用狀況，可以防止無用的訂貨和過剩庫存，謀求業務的效率化。
在本文中，您將了解設備管理的“可視化”優勢和開箱即用方法，以及部署註意事項。我們將為您提供解決設備管理問題的提示信息，請務必參考。
什麽是設備管理的“可視化”
設備管理的“可視化”是一種機制，可以一目了然地掌握設備的位置和庫存情況。讓每個人都能快速了解設備的狀態，從而避免管理失誤、不必要的成本和提高運營效率。
什麽是設備管理的“可視化”
設備管理的“可視化”是創建一種機制，可以直觀地掌握公司和組織中使用的設備的庫存狀態和使用情況。例如，它指的是使每個人都可以輕松檢查各種設備 (如辦公設備，辦公用品，工具和零件，消耗品等) 的庫存狀態和使用狀態。
可視化不僅僅是掌握庫存控制的數量。意思是將備品的狀態和保管場所、耐用年數和購買履歷等可視化，建立共享正確信息的結構。
通過備品管理的可視化，可以期待備品管理的效率化，業務的生產性提高和成本削減。
設備管理中的常見問題
設備管理的常見問題包括:。
庫存過剩或不足
由於庫存狀況不明確，一方面必要的備品不足導衹業務停滯，另一方面過剩庫存壓迫成本的情況也不少。
丟失或被盜
如果設備管理不善，設備丟失或被非法取出的風險將會增加。
手動管理錯誤
手動模擬分類帳管理可能會導衹遺漏和過帳錯誤，不僅降低了管理的準確性，還需要時間進行匯總和分析。
管理復雜性
備品的種類和數量多的情況下，管理會變成屬人化，整體的把握會變得睏難。
為了解決這些問題，設備管理的“可視化”是必不可少的。通過實現備品的高效管理，可以防止浪費的成本和麻煩。
“可視化”設備管理的好處
設備管理的“可視化”不僅可以讓您了解設備的位置和數量，還可以對公司的運營產生各種影響。讓我們回顧一下“可視化”設備管理的主要好處。
運營效率
設備管理的“可視化”使您可以集中管理設備，並快速找到所需的設備。它將大大減少尋找設備的時間和精力，從而加快工作速度並提高運營效率。
例如，無需檢查設備的位置和庫存情況，您可以專註於核心業務，從而提高運營效率和生產力。特別是在許多員工使用各種設備的辦公室或在多個部門共享設備的情況下，這種影響將是巨大的。
降低成本
備品管理的“可視化”，對無謂的經費削減也有很大的贡獻。由於可以實時掌握庫存情況，您可以一目了然地看到“哪些設備存儲為庫存過剩”，“哪些設備可能會短缺並可能導衹缺貨”等。
您可以在適當的時間訂購所需的設備，避免不必要的購買。
減少丟失或被盜的風險
設備管理的“可視化”可以大大降低丟失和被盜等風險。因為備品的位置信息和使用履歷變得明確，所以可以簡單地早期發現位置不明的備品，檢查帶出的記錄等。
在發生丟失或被盜事件時，您可以根據記錄的信息迅速採取行動，從而最大限度地減少損失。此外，明確的設備管理狀態將阻止員工未經授權的使用，並有助於提高公司內部的安全意識。
徹底的備品管理是保護公司資產的重要措施。
實現設備管理“可視化”的主要途徑
有多種方法可以實現設備管理的“可視化”，最佳方法取決於公司的規模、行業類型以及要管理的設備類型和數量。我詳細說明一下各自的方法和選擇方法。
創建控制登記表
備品管理的基礎是制作能夠一元化把握備品的種類和數量、購買日期和使用狀況等的“管理臺賬”。作為一種輕松啟動的方法，通常使用電子表格軟體 (如Excel (Excel) ) 創建它。
創建管理分類帳時，請在每列中設置管理項目 (項目名稱，管理編號，存儲位置，購買日期，負責人等)，並在每行中輸入單獨的設備信息。通過利用函數和條件格式，可以有效地執行管理，例如自動匯總庫存狀態和彩色顯示過期設備。
標準化工作流
實現“可視化”的關鍵還在於標準化從設備訂購到使用/返回/處置的每個流程。企業中的每個人都可以按照相同的步驟進行管理，從而減少了人員管理的偏差和錯誤，從而簡化了管理。
首先，讓我們徹底盤點當前的備品管理工作，找出每個工作流程。在此基礎上，我們將檢查浪費的步驟和低效率，並考慮改進措施。
例如，您可以考慮澄清設備的申請/批準過程，並在取出/返回時設置規則。創建標準化的程序手冊和手冊並將其共享給所有員工非常重要。
係統部署
為了實現更高級的設備管理和“可視化”，可以部署專用係統，例如庫存和物品管理係統。該係統可集中管理設備數據並實時更新信息。
根據係統的不同，還包括設備訂購，租赁/退貨程序自動化，庫存狀態警報通知，報告創建等功能，從而可以大大提高管理工作的效率。此外，通過與雲和個人計算機應用程序合作，可以從智能手機和平板電腦輕松檢查庫存狀態，應用程序，查詢等，從而進一步加快運營效率。
係統部署為推動DX和創建更智能的設備管理提供了強大的解決方案。
利用條形碼和二維碼
在每個設備和產品上粘貼條形碼和二維碼 (QR碼) 並使用掃描儀或智能手機應用程序進行讀取和管理的方法也是對設備管理的“可視化”有效的介紹示例之一。
通過使用條形碼和二維碼，只需在接收設備，取出/返回設備時掃描代碼，即可輕松記錄和跟蹤庫存數量和使用歷史記錄。減少手動輸入的錯誤，可以準確迅速地管理信息吧。
特別是在處理很多備品的情況下，以及頻繁移動備品的情況下，更有效果。最近，通過與可以下載到智能手機的管理應用程序合作，可以更容易地實現利用條形碼和QR碼的設備管理。
通過使用“i-RepoScan”，您可以將智能手機和平板電腦用作條形碼閱讀器。通過自動將掃描信息輸入到表單中來高效管理設備，而無需專用設備，從而降低成本。
“可視化”設備管理時的註意事項
設備管理的“可視化”可為企業帶來許多好處，但在實施和操作過程中仍有一些需要註意的事項。我將介紹我想要記住的三點以使“可視化”成功。
預先設置規則
為了順利推進設備管理的“可視化”，必須明確制定運營規則並通知公司的所有員工。
具體而言，通過明確規定設備的借出/歸還程序和期限，並制定諸如“何時”，“誰”和“如何”返回的規則，設備的位置未知或長期取出我會防止它。此外，通過澄清如何處理丟失，損壞或故障，您將能夠在出現問題時順利響應。
重要的是不僅要記錄和共享設定的規則，還要根據需要進行培訓等，並徹底完成。貫徹規則是提高管理準確性和防止不必要麻煩的重點。
按部門或用途分類
根據部門和用途對要管理的設備進行分類和組織也是提高“可視化”效果的一個重點。例如，通過將其劃分為諸如“總務部使用的文具”和“信息係統部門管理的IT設備”之類的類別，可以容易地掌握庫存情況。
另外，給每個備品附上識別號碼，能夠簡單地掌握所在位置和使用狀況也是有效的。標簽和分類對於協調實物和數據管理至關重要，並有助於準確了解庫存情況。
定期審查管理方法
僅僅因為您引入了係統或制定了規則，設備管理的“可視化”並不是結束。即使在操作開始之後，也有必要定期驗證和改進“管理方法是否適合當前情況”和“是否有更有效的方法?”。為此，我們必須進行定期盤點，檢查和糾正管理分類帳和庫存管理係統之間的差距，並始終保持準確的情況。
考慮引入新的工具和係統 (如最新的管理應用程序和IC標簽) 也可以提高工作效率。為了不錯過數字化浪潮，重要的是始終保持天線最新並靈活地審查管理方法。
利用“i-Reporter”提高設備管理的“可視化”效率
設備管理的“可視化”是提高運營效率和降低成本的重要方法。目前，如果您對設備管理感到睏擾，例如“我覺得Excel中的管理有限”，“我因紙質分類帳管理而遇到錯誤和麻煩”，我們建議您引入現場表格係統“i-Reporter”我會的。
“i-Reporter”可以輕松地將在Excel中創建的設備管理分類帳數字化，並可以集中管理設備信息。由於Excel的管理項目 (設備名稱，管理編號，存儲位置等) 可以按原樣使用，因此可以減少比紙張管理分類帳更多的工時，並且可以實時更新信息。
請使用“i-Reporter”，它可以有效地實現設備管理的可視化。
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