【免費模板】 什麽是缺陷報告?介紹寫法和記載項目的例子

在制造業現場，由於人為錯誤，設備故障，係統錯誤等各種原因可能會發生故障。
在這種情況下制作故障報告書。

本次將對故障報告書的意義、制作目的、制作方法進行說明。
查看免費模板以及幫助您創建和管理報告的IT係統。

\以實際事例為基礎，解說現場可採取的對策/

什麽是故障報告書?

首先，我將解釋故障報告的概要和制作目的。為了創建高質量的缺陷報告，了解其目的非常重要。

故障報告書的意思

故障報告書是記載了發生故障的原因和對策的文件。
雖然名稱可能因行業或行業而異，例如殘疾報告，情況報告，進展報告，對策報告等，但所有基本功能都不會改變。
除了向公司內部的相關人員共享外，有時也會提交給客戶，因此有必要正確且易懂地記載。
解決問題或問題後創建的文檔稱為顛末書。

創建缺陷報告的主要目的

快速向利益相關方傳達故障

創建缺陷報告的主要目的是準確、快速地將缺陷發生的事實和內容傳達給內部和外部利益相關者。缺陷報告可幫助利益相關方協作解決問題，並考慮採取適當措施。如果問題報告的制作延遲，相關人員將無法掌握正確的信息，並且可能導衹意外的麻煩和投訴，因此需要註意。

制定防止再次發生的對策

故障報告書中記載了故障的原因和防止再次發生的措施。這使您可以考慮並執行補救措施，以便將來不再發生類似問題。此外，即使負責人將來發生變化，如果您根據此次制定的內容繼續努力，也可以提高工作質量。

恢復客戶信心

如果您的產品出現問題，客戶的信心會暫時下降。
在故障報告書中公開顧客所要求的信息，進行真摯的對應，有助於恢復失去的信賴。
因此，在準備缺陷報告時，組織情況並準確描述讀者要求的信息並使其易於閱讀和理解非常重要。

提高公司內部的品質管理體制

創建缺陷報告還旨在提高公司產品和服務的質量。
因為通過制作缺陷報告書，可以成為重新審視公司內品質管理體制的機會。
當內部出現問題時，您還可以參考過去的報告，以便快速找到問題的解決方法和補救措施。

故障報告書的寫法

以5W1H創建

在準備缺陷報告時，讓我們意識到以下幾點。

• 什麽 (什麽) :具體的缺陷內容
• When (何時) —發生時間和頻率
• 位置:問題發生的位置和範圍
• 誰:利益相關者和負責人
• “Why (為什麽) ”—分析原因
• How (如何) :解決方案，防止再次發生

通過清楚地描述這些內容，您可以創建更易於理解的報告。

詳細描述故障原因

確定故障的直接原因，分析和描述根本原因是重要的。它詳細描述缺陷發生的環境條件(溫度、濕度、所用材料的批號等)並且清楚地提供復制步驟。最後，讓我們確定並描述此缺陷是否會影響其他任務或產品的影響範圍。

寫任何人都能理解的文章。

故障報告書不僅是公司內部，公司外部的人有時也會確認。因此，讓我們用簡單的詞語解釋，縮短句子，並有意識地描述它以澄清要點。

設計使讀者自然地跟蹤內容也很重要，例如添加具體示例和組織句子的順序。使用插圖和插圖來補充睏難的內容也是有效的。

準確描述基於事實的內容

在故障報告書中，準確地描繪事實是很重要的。避免猜測和情感表達，並根據數據和觀察結果根據具體事實描述。此外，請指明信息來源，以便第三方可以查看。最後，通過按順序組織事實並設計使讀者更容易理解，確認工作將更有效。

閱讀並檢查內容是否易於理解

試著大聲朗讀文章，確認是否有絆倒或難以表達意思的部分也很重要。

如果句子太長，請將其截短並使其簡潔。如果您有技術術語或睏難的表達，請將其替換為易於理解的表達。最後，站在讀者的立場上，有意識地確認內容是否能一次理解。

故障報告書的記載項目

要創建高質量的缺陷報告，僅列出事實是不夠的。
最好遵循一定的格式。在這裡，我將向您展示如何制作故障報告和描述項目。

如何制作缺陷報告

如果需要制作缺陷報告書，首先決定格式。如果您有自己的模型，請使用它。
但是，在向客戶提交時，可能會要求您使用您希望的格式，因此請提前確認。

確定格式後，以5W1H的格式描述故障的概要，發生情況，原因，對策等。
5W1H是“When (何時) ”“Where (何處) ”“Who (誰) ”“What (什麽) ”“Why (為什麽) ”“How (如何) ”六個要素。通過意識到5W1H,內容更容易傳達給讀者，並完成高質量的報告。

此外，在準備缺陷報告時，讓我們按時間順序排列發生的事件。
這是為了讓公司內部的利益相關者和業務合作夥伴更容易順利地了解問題從發生到解決的流程。

為了制作故障報告書，推薦現場報告係統“i-Reporter”。

• 以電子方式存儲和管理報告
• 可在Excel中下載
• 警報通知，通知利益相關方發生了不良因素
• 實時共享報告

你為什麽不嘗試使用i-Reporter?

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故障報告書的記載項目

標題

重點是將標題設置得簡潔，以便您可以一目了然地理解故障報告的內容。
通過電子郵件發送故障報告時，請在郵件主題中註明報告標題。最好不要太長也不要太短，寫到能明白報告書內容的程度。

例如，“由於產品A故障導衹交貨延遲的報告”是一個很好的標題。只需檢查標題，就可以清楚地傳達「產品A出現故障，導衹交貨延遲」的事實。另一方面，“我們產品的缺陷報告”是不恰當標題的一個例子。在這個標題中，內容含糊不清，很難傳達故障的具體影響。

發生時間

發生日期和時間部分記錄故障發生的日期和時間。如果在一段時間內出現故障，則可能會將其描述為“○○年○○月○○日〜○○年○○月○○日”。此外，如果故障已經解決，請將發生日期和恢復日期分開記錄。

收件人

收信人的項目基本上要填寫部門名。提交處在公司外的情況下，要記載對方的公司名和部門名，註意不要記載負責人的個人名字。

發件人

在發件人一欄，寫上報告者和那個人所屬部門的名字。提交處在公司外的情況下，也不要省略記載本公司的名稱。

故障描述和原因

關於障礙內容，具體且易懂地說明是重點。如果難以用語言解釋，請使用圖表和照片。由於讀者通常沒有專業知識，因此避免使用睏難的術語是安全的。
另外，在說明故障內容時，請將故障原因一並記載。讓我們對缺陷進行詳細調查，並盡可能清楚地說明可以確定的原因。
通過不僅追求“設備操作錯誤”等表面原因，而且追求“為什麽發生操作錯誤”的根本原因，它將成為讀者可以信任的報告。

對策

在對策的項目中，記載實施的措施和具體的防止再次發生的對策。在參考現場人員和專家的知識後，有必要採取可行的措施。

缺陷報告示例和模板

模板效率更高，因為通常要求在故障發生後盡快提交缺陷報告。因此，我們準備了一個簡單的缺陷報告模板，可以在下面的各種場景中使用。因為可以免費下載，所以請一定靈活使用。

【內部使用】 缺陷報告的示例和模板

【點擊此處下載內部缺陷報告模板】

在此處下載模板: https://application.i-reporter.jp/download.excel_template07

如何創建缺陷報告模板

使用模板創建缺陷報告是減少創建時間和管理工時的有效方法。這次，我們將按格式介紹Excel, Word, PowerPoint等。

在Excel/Google電子表格中創建

首先整理要記載的項目吧。之後，在Excel中設置標題和項目。例如，讓我們將其設置為A列的“報告編號”和B列的“故障發生日期”。建議使用粗體顯示項目名稱或更改背景顏色的單元格，以提高可視性。

然後，在項目名稱的右側添加一個單元格，以供您實際輸入。在這種情況下，設置下拉列表等將使其更易於使用。

在Word/Google文檔中創建

在Word中創建模板時，讓我們組織要描述的項目，就像在Excel中創建一樣。然後，將標題和條目設置為標題。例如，「1.故障發生日期」「2.報告人姓名」。

接下來制作輸入欄。在各標題下面，制作用於填寫信息的輸入欄吧。如果您在此處使用“下劃線”或“文本框”以直觀的方式顯示輸入區域，則可以提高可視性並使其更易於使用。

在PowerPoint/Google幻燈片中創建

首先，整理一下要記載的項目吧。

然後打開PowerPoint並設置幻燈片母版。建議您在使用PowerPoint之前設置所有幻燈片共有的設計和佈局，以便您可以提高工作效率。

接下來，創建用於填寫內容的幻燈片版式。例如，讓我們為每個項目創建一個專用幻燈片，例如“問題概述”，“詳細說明”，“對策內容”。每張幻燈片都包含所需的項目名稱和相應的文本框，以便於用戶輸入信息。如果需要，可以通過插入表格和圖形來組織復雜的信息 (如重現步驟和影響範圍) 。

其他情況

當使用專用的缺陷報告工具時，重要的是要創建一個模板，該模板對於現場工作人員來說更容易報告，並且審核者可以輕松管理。讓我們與內部開發團隊合作，開發可以提高工作效率的工具。

[外部] 缺陷報告的示例和模板

【點擊此處下載外部缺陷報告模板】

在此處下載模板: https://application.i-reporter.jp/download.excel_template08

如果您使用模板，請使用“i-Reporter”提高工作效率!

如果您感到創建和管理缺陷報告的負擔，建議通過引入IT係統來提高效率。在這裡，我們介紹“i-Reporter”，這是一種支持創建和管理缺陷報告的解決方案。

現場表格“i-Reporter”的數字化係統

“i-Reporter”是一種現場表格的電子係統，可以減少創建和管理缺陷報告的麻煩。對報告進行無紙化管理，從而減少存儲空間和打印成本。在許多情況下，它被引入作為推廣DX的基礎係統。

此外，由於係統上註冊的報告是資料庫，因此可以按狀態，名稱等進行搜索，並且可以輕松快速訪問必要的文檔。我們還提供免費試用版，如果您有興趣，請通過以下頁面與我們聯係。

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制作高質量的故障報告書，實現迅速的信息傳達吧

這次，我們介紹了一個係統，它有助於概述和編寫缺陷報告，提高創建和管理的效率。故障報告書是將發生故障的內容和原因傳達給公司內部和客戶的重要文件。在制造業領域，無論大小都會發生各種麻煩，但根據缺陷報告的完成程度，麻煩的印象會發生很大變化。制作高質量的報告，讓讀者放心。

如果將現場表單數字化，則可以省去管理和創建缺陷報告的麻煩。
特別是現場單據係統“i-Reporter”可實現以下目的。

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現場表格研究所編輯部

現場票據研究所的編輯部!
本博客由Sim Top Co.,Ltd。運營，開發和銷售現場表格電子化解決方案“i-Reporter”。
為了能對為現場DX的推進而奮鬥的各位有所幫助，我們將定期發佈行業信息，敬請瀏覽!