วิธีการจัดทำบัญชีสินค้าคงคลังในการบริหารสินค้าคงคลัง│ประเด็นสำคัญในการนำระบบไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

"สินค้าคงคลัง" คือกระบวนการตรวจสอบจำนวนสินค้าในสต็อกในคลังสินค้า โดยการเปรียบเทียบสินค้าคงคลังในบัญชีแยกประเภทกับสินค้าคงคลังจริง สถานะสินค้าคงคลังที่ถูกต้องจะถูกตรวจสอบและจัดระเบียบ นอกจากนี้ สินค้าคงคลัง การประเมินคุณภาพสินค้าคงคลังเพื่อยืนยันมูลค่าและสะท้อนให้เห็นในกำไรและขาดทุนของบริษัท ด้วยเหตุผลเหล่านี้ การตรวจนับสินค้าคงคลังจึงถือเป็นงานที่สำคัญไม่เพียงแต่ในการบริหารสินค้าคงคลังเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการบริหารธุรกิจด้วย

ในบทความนี้ ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลังและระบบที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน บทความนี้จะอธิบายสิ่งต่อไปนี้ หากคุณรับผิดชอบงานด้านการจัดการ โปรดอ่านเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง

การนับสต๊อกมีวิธีการและขั้นตอนอย่างไร?

การนับสินค้าคงคลังมีสองวิธี ได้แก่ "สินค้าคงคลังทางกายภาพ" และ "สินค้าคงคลังตามบัญชี" สินค้าคงคลังทางกายภาพเป็นวิธีการตรวจสอบสินค้าจริง ณ สถานที่จัดเก็บ ในขณะที่สินค้าคงคลังตามบัญชีเป็นวิธีการบันทึกรายการในสมุดบัญชีทุกครั้งที่มีการรับสินค้าเข้าหรือนำสินค้าออก ในที่นี้เราจะแนะนำขั้นตอนของแต่ละวิธี

ขั้นตอนการดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลัง

1. สร้างแผนสินค้าคงคลัง
เราจะจัดการตารางการทำงานและจัดทำคู่มือการทำงาน

2. ตัดสินใจเลือกวิธีการจัดทำบัญชีสินค้าคงเหลือ
มีสองวิธี: "วิธีรายการ" และ "วิธีแท็ก"

*วิธีการแบบรายการ : วิธีนี้คือการนับสต๊อกสินค้าและตรวจสอบเทียบกับหมายเลขสต๊อกสินค้าในแผ่นงานการจัดการสต๊อก (รายการสต๊อก) ที่ใช้ทุกวันเพื่อดูว่าตัวเลขตรงกันหรือไม่
*วิธีการติดแท็ก : ติดแท็ก (ฉลาก) ที่มีชื่อและจำนวนเขียนไว้กับสินค้าแต่ละชิ้น และตรวจสอบจำนวนแท็กที่ออกเพื่อดูว่าตรงกับปริมาณสินค้าในคลังหรือไม่

3. ตรวจสอบจำนวนและสถานะสต๊อกสินค้า
นอกจากการตรวจสอบสินค้าคงคลังแล้ว ควรตรวจสอบความเสียหายหรือสูญหายด้วย

4. ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนระหว่างผลการตรวจนับสินค้าคงเหลือกับสมุดบัญชีและระบบ
หากพบความคลาดเคลื่อนใดๆ เราจะตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการนับที่ผิดพลาดหรือซ้ำซ้อนในระหว่างกระบวนการตรวจสอบสินค้าคงคลัง

5. ระบุสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังและแก้ไขบัญชี
เมื่อคุณระบุสาเหตุของความคลาดเคลื่อนในสินค้าคงคลังได้แล้ว กระบวนการนี้ก็เสร็จสมบูรณ์ หากไม่ชัดเจน คุณสามารถจัดการได้โดยการประมวลผลบัญชีและดำเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำอีก

ขั้นตอนการดำเนินการจัดทำบัญชีรายการหนังสือ

1. ทุกครั้งที่ได้รับหรือส่งสินค้า ให้กรอกแบบฟอร์มการจัดการสินค้าคงเหลือ ฯลฯ
เราใช้แผ่นรายการจัดการสินค้าคงคลัง (รายการสินค้าคงคลัง) เป็นประจำทุกวัน และเมื่อใดก็ตามที่ระดับสินค้าคงคลังเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการจัดส่งหรือการรับสินค้า เราจะบันทึกปริมาณและสถานะ

2. ตรวจสอบปริมาณสต๊อก ฯลฯ ตามตารางการจัดการสต๊อก
ตรวจสอบและประเมินปริมาณสินค้าคงคลังตามข้อมูลที่ระบุในแบบฟอร์มการจัดการสินค้าคงคลัง โปรดระมัดระวัง เนื่องจากข้อผิดพลาดใดๆ ในรายการอาจทำให้ปริมาณสินค้าคงคลังคลาดเคลื่อนได้

โดยทั่วไป การตรวจสอบสินค้าคงคลังจะดำเนินการปีละครั้งหรือหลายครั้ง ในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น ร้านอาหารและร้านค้าปลีก มักจะดำเนินการเป็นประจำทุกเดือน ควรทำการตรวจสอบสินค้าคงคลังอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนสิ้นปีงบประมาณ

วิธีการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง

การประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังคือกระบวนการประเมินมูลค่าสินทรัพย์ของบริษัท การประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังจะถูกกำหนด ณ สิ้นปีงบประมาณ ในกรณีนี้ โดยทั่วไปสินทรัพย์จะคำนวณโดยการคูณจำนวนหน่วยสินค้าคงคลังทั้งหมดด้วยต้นทุนขาย ในที่นี้ เราจะแนะนำวิธีการประเมินมูลค่า "วิธีต้นทุน" และ "วิธีราคาต่ำกว่าต้นทุนหรือราคาตลาด"

วิธีการคิดต้นทุน

วิธีการนี้คำนวณมูลค่าตามต้นทุนการซื้อสินค้าคงคลังของบริษัท มีหลายวิธี เช่น วิธีเข้าก่อนออกก่อน (ซึ่งคำนวณโดยยึดหลักสมมติฐานว่าสินค้าที่เก่าที่สุดจะถูกขายออกไปก่อน) และวิธีค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่ (ซึ่งคำนวณราคาต่อหน่วยเฉลี่ยทุกครั้งที่มีการซื้อ) แม้ว่าจะคำนวณได้ง่าย แต่ข้อเสียคืออาจมองข้ามการสูญเสียมูลค่าอันเนื่องมาจากการเสื่อมสภาพของสินค้าคงคลังหรือมูลค่าตลาดที่ลดลงได้ง่าย

วิธีการลดต้นทุนหรือมูลค่าตลาด

วิธีการนี้คำนวณมูลค่าประเมินโดยการเปรียบเทียบมูลค่าประเมินที่คำนวณโดยใช้วิธีต้นทุนกับมูลค่าตลาด ณ สิ้นปีงบประมาณ และเลือกมูลค่าที่ต่ำกว่า ข้อดีคือสามารถบันทึกผลขาดทุนจากการประเมินมูลค่าได้ง่าย โปรดทราบว่าเมื่อประเมินมูลค่าโดยใช้วิธีต้นทุนหรือราคาตลาดที่ต่ำกว่า จะต้องแจ้งกรมสรรพากรล่วงหน้า

ปัญหาและวิธีแก้ไขที่พบบ่อยเมื่อทำการตรวจนับสินค้า

เมื่อทำการตรวจนับสินค้า ข้อผิดพลาดของมนุษย์ เช่น ความผิดพลาดในการนับหรือความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล อาจทำให้ยอดรวมสินค้าคลาดเคลื่อนได้ ในบทความนี้ เราจะแนะนำจุดที่ควรระมัดระวังเมื่อทำการตรวจนับสินค้าและวิธีแก้ไข

ข้อผิดพลาดของมนุษย์เป็นสาเหตุหลักของปัญหาทั่วไป

เมื่อทำการตรวจนับสินค้าคงคลังด้วยมือ ข้อผิดพลาดจากมนุษย์ เช่น การนับผิดพลาด การนับซ้ำซ้อน หรือการบันทึกรายการที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไปในใบจัดการสินค้าคงคลัง อาจเป็นประเด็นสำคัญ ไม่ว่าคุณจะระมัดระวังเพียงใด การทำงานด้วยมือก็ยากที่จะป้องกันความผิดพลาดได้อย่างสมบูรณ์

วิธีแก้ปัญหาสินค้าคงคลังทั่วไป

กำหนดกฎเกณฑ์การจัดทำสต๊อกสินค้าให้ชัดเจน

สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำคู่มือสินค้าคงคลัง เผยแพร่คู่มือนี้ให้ทั่วบริษัท และนำวิธีการทำงานที่ป้องกันความผิดพลาดจากมนุษย์มาใช้ให้ครบถ้วน งานที่ปล่อยให้พนักงานในสถานที่ทำงานเป็นผู้ตัดสินใจเองอาจนำไปสู่ความผิดพลาดได้

การใช้ระบบและเครื่องมือ

ระบบและเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดทำสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่ ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง บาร์โค้ด และบาร์โค้ดสองมิติ การนำระบบเหล่านี้มาใช้จะช่วยให้การจัดทำสินค้าคงคลังเป็นระบบอัตโนมัติ และลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยมือ ข้อดีอีกประการหนึ่งคือช่วยลดปริมาณงานที่ต้องใช้ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ระบบการจัดทำสต๊อกสินค้าให้มีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง?

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการนับสินค้าคงคลัง การนำระบบเฉพาะมาใช้จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น สุดท้ายนี้ เราจะแนะนำระบบที่สะดวกซึ่งช่วยแปลงการนับสินค้าคงคลังให้เป็นดิจิทัล

ระบบที่ทำให้การนับสต๊อกสินค้ามีประสิทธิภาพ

ปัญหาการนับสต๊อกสินค้าอาจแก้ไขได้โดยการนำระบบต่อไปนี้มาใช้

・บาร์โค้ดและบาร์โค้ดสองมิติ
สแกนบาร์โค้ดด้วยเครื่องอ่านแบบพกพาหรืออุปกรณ์อื่นเพื่อตรวจสอบจำนวนสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ในสต็อก

・RFID (แท็ก IC)
แท็กจะถูกสแกนเป็นจำนวนมากผ่านการสื่อสารคลื่นวิทยุไร้สายเพื่อตรวจสอบจำนวนรายการทั้งหมดที่มีอยู่ในสต็อก

・ระบบการจัดการสต๊อกสินค้าผ่านสมาร์ทโฟน
สแกนบาร์โค้ดจำนวนมากโดยใช้แอปสมาร์ทโฟนเพื่อตรวจสอบสินค้าคงคลังทั้งหมด

・กล้อง AI
กล้อง AI คอยตรวจสอบสถานการณ์ในคลังสินค้าอย่างต่อเนื่องและบันทึกข้อมูลสินค้าเข้าและออกโดยอัตโนมัติ

・เซ็นเซอร์น้ำหนัก
ปริมาณสต๊อกสินค้าจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติตามน้ำหนักที่วัดโดยเซ็นเซอร์

วิธีการเลือกระบบและเครื่องมือที่จะช่วยคุณในการนับสต๊อกสินค้า

ระบบและเครื่องมือเหมาะกับบริษัทของคุณหรือไม่?

เลือกระบบหรือเครื่องมือที่เหมาะสมกับสิ่งที่บริษัทของคุณจำเป็นต้องจัดการ นอกจากนี้ ควรตรวจสอบว่าระบบหรือเครื่องมือนั้นสามารถทำงานร่วมกับระบบและรูปแบบที่มีอยู่ภายในบริษัทของคุณได้หรือไม่ เราขอแนะนำให้สมัครทดลองใช้ฟรีเพื่อทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานหลังจากการติดตั้งใช้งานจริง

คุ้มต้นทุนคุ้มค่าหรือไม่?

เมื่อนำระบบหรือเครื่องมือมาใช้ จะต้องมีต้นทุนเริ่มต้นสำหรับตัวอุปกรณ์เองและค่าธรรมเนียมการใช้งานรายเดือน การเลือกผลิตภัณฑ์ที่คุ้มค่า และสามารถนำไปใช้งานจริงได้ภายในขอบเขตที่เหมาะสม โดยคำนึงถึงผลกระทบต่อประสิทธิภาพทางธุรกิจจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การดำเนินระบบจะเป็นภาระของสนามหรือไม่?

ระบบปฏิบัติการและเครื่องมือที่ใช้งานยากในสถานที่ทำงานอาจทำให้เสียเวลาและความพยายามในการทำงานโดยไม่จำเป็น เมื่อส่งเสริมการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในสถานที่ทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องเลือกระบบและเครื่องมือที่ใช้งานง่ายสำหรับพนักงานทุกคน โดยคำนึงถึงความสะดวกในการใช้งานและระบบสนับสนุนของผู้ขาย

เราขอแนะนำให้ใช้ระบบเพื่อปรับปรุงการนับสต๊อกสินค้า!

จนถึงตอนนี้ เราได้อธิบายวิธีการนับสินค้าคงคลังไปแล้ว มีสองวิธีในการนับสินค้าคงคลัง ได้แก่ "การตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ" และ "การตรวจนับสินค้าคงคลังตามหนังสือ" เนื่องจากการทำงานด้วยมือมักก่อให้เกิดความกังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของมนุษย์ จึงควรพิจารณาลดข้อผิดพลาดโดยการสร้างคู่มือสำหรับกระบวนการ หรือทำให้กระบวนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติด้วยการนำระบบหรือเครื่องมือเฉพาะมาใช้ แอปพลิเคชันสแกนบาร์โค้ด "i-Repo Scan" ไม่เพียงแต่ช่วยนับสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการทำงานอีกด้วย แอปพลิเคชันนี้สามารถนำไปใช้ได้ในราคาประหยัด เพราะสามารถใช้ iPhone/iPad เป็นเครื่องสแกนแบบพกพาได้

[การจัดการสต๊อกสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ]
ลดงานที่ไม่จำเป็นด้วยแอปสแกนบาร์โค้ด "i-Repo Scan"!
- ฟังก์ชั่นเฉพาะที่นับสินค้าทั้งหมดบนหน้าจอพร้อมกัน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคลังสินค้าได้อย่างมาก
・ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องอ่านบัตรแบบพกพา เพราะทำงานบนอุปกรณ์พกพา ค่าติดตั้งจึงลดลงเหลือเพียง 1 ใน 5 ของราคาเดิม!
- ฟังก์ชันความจริงเสริม (AR) ช่วยให้เห็นค่าที่อ่านพลาดไปหรือดูว่าค่าที่อ่านได้ถูกต้องหรือไม่ได้อย่างง่ายดาย

คลิกที่นี่เพื่อดาวน์โหลดเอกสารสำหรับระบบแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ณ สถานที่ปฏิบัติงาน "i-Repo Scan"

ดาวน์โหลดคู่มือการจัดการคลังสินค้า "การป้องกันข้อผิดพลาดในสถานที่และการปรับปรุงความแม่นยำ" ได้ที่นี่

กองบรรณาธิการสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม

นี่คือกองบรรณาธิการของสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม!
บล็อกนี้ดำเนินการโดย บริษัท ซิมท็อปส์ จำกัด ซึ่งเป็นผู้พัฒนาและจำหน่ายโซลูชั่นระบบเอกสารภาคสนามทางอิเล็กทรอนิกส์ "i-Reporter"
เราจะส่งมอบข้อมูลอุตสาหกรรมเป็นประจำเพื่อช่วยเหลือผู้ที่ทำงานหนักในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในสถานที่ทำงาน ดังนั้นโปรดลองดู!