ฉันต้องการกำจัดรายการที่หายไปและข้อผิดพลาดในการถอดเสียง! ฉันจะจัดการรายงานการทำงานประจำวันของฉันได้อย่างง่ายดายอย่างไร

เพื่อให้พนักงานสามารถจัดการงานของตนเองได้ พวกเขาจำเป็นต้องบันทึกไว้ในรายงานการทำงานประจำวัน

รายงานการทำงานประจำวัน : รายงานการทำงานและภารกิจที่ดำเนินการในวันนั้น

หากมีปัญหาเกิดขึ้นที่ทำงาน โปรดรายงานให้หัวหน้างานทราบและขอคำแนะนำ

เมื่องานภายในบริษัทเสร็จสิ้นแล้ว เจ้านายก็สามารถเข้าใจได้ง่ายว่าลูกน้องกำลังทำอะไรอยู่
อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามงานที่ดำเนินการภายนอกบริษัทได้อย่างง่ายดาย เช่น ที่ไซต์ก่อสร้างหรือบริการบำรุงรักษาและตรวจสอบ

ในครั้งนี้เราจะมาอธิบาย วิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารจัดการงานในสถานที่ห่างไกล เช่น สถานที่ก่อสร้าง และบริการบำรุงรักษาและตรวจสอบ

\จะป้องกันข้อผิดพลาดในการถอดความโดยการแปลงเอกสารในสถานที่เป็นดิจิทัลได้อย่างไร /

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

รายงานการทำงานรายวันคืออะไร?

การสร้างรายงานการทำงานมีวัตถุประสงค์หลัก 4 ประการ:

การจัดการการจ้างงาน

​วัตถุประสงค์ของการรายงานการทำงานประจำวันคือเพื่อจัดการการทำงาน​
โดยเฉพาะเมื่อพนักงานไปทำงานในสถานที่ทำงานระยะไกลและกลับบ้านโดยตรง
ไม่สามารถเช็คได้ว่างานเริ่มและสิ้นสุดเวลาใด

อีกทั้งเมื่อทำงานด้านบริการบำรุงรักษาและตรวจสอบ ซึ่งต้องเดินทางไปหลายสถานที่ในหนึ่งวัน
ต้องยืนยันเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับงานแต่ละงาน​
ภายใต้พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงาน บริษัทต่างๆ มีหน้าที่ต้อง จัดการเวลาการทำงาน

การจัดการธุรกิจ

จัดการ งานที่ทำจริง ในรายงานการทำงานประจำวัน
นอกเหนือจากการตรวจสอบตามกฎหมายปกติแล้ว เรายังดำเนินการตรวจสอบตามคำแนะนำของผู้ผลิตอีกด้วย
จัดการว่าการตรวจสอบและการซ่อมแซมตามที่ลูกค้าร้องขอได้รับการดำเนินการหรือไม่

ในกรณีของบริการบำรุงรักษาและตรวจสอบ รายงานการทำงานประจำวันยังทำหน้าที่เป็นบันทึกการบำรุงรักษาอีกด้วย
จะต้องไม่มีข้อผิดพลาดในการบันทึกหรือจัดเก็บข้อมูล​

การจัดการต้นทุน

การจัดการต้นทุนดำเนินการเพื่อ เข้าใจต้นทุนและเพิ่มผลกำไรสูงสุดโดยไม่สูญเปล่า​
จึงได้กำหนดชั่วโมงการทำงานมาตรฐานจากข้อมูลในรายงานการทำงานรายวัน
การเข้าใจเรื่องเวลาทำงานส่งผลต่อกำไรและขาดทุนของบริษัท ดังนั้นการเข้าใจเรื่องเวลาทำงานให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

เพื่อดำเนินการบำรุงรักษาและตรวจสอบอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องสร้าง แผนการทำงานที่สามารถเสร็จสิ้นได้ภายในหนึ่งวัน​
การจัดทำแผนงานเป็นทั้ง การบริหารธุรกิจ และ การบริหารการจ้างงาน​

การรายงานปัญหาและการตรวจสอบงาน

หากมีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน และหากเป็นปัญหาเร่งด่วน ให้รายงานให้หัวหน้างานทราบทันทีทางโทรศัพท์หรือช่องทางอื่น
จากนั้นบันทึกปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นลงในบันทึกการทำงานของคุณ

ถ้าปัญหาได้รับการแก้ไขโดยเจ้านายทันทีก็คงจะดี
เมื่อคุณจำเป็นต้องตรวจสอบความคิดเห็นของผู้อื่น เช่น ผู้ที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับมาตรการรับมือ จำเป็นต้องสรุปสถานการณ์ที่ปัญหาเกิดขึ้น
ปัญหาใดๆ จะได้รับการรายงานอย่างทันท่วงที​ ​และจะมีการสรุปสถานการณ์ไว้ในรายงานการทำงานประจำวัน​

นอกเหนือจากปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นแล้ว พนักงานยังบันทึก ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับงานและข้อเสนอแนะในการปรับปรุงลง ในรายงานการทำงานประจำวันและรายงานให้หัวหน้าทราบอีกด้วย
หัวหน้างานจะตรวจสอบรายงานการทำงานประจำวันและให้คำแนะนำในการสะท้อนคิดและข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง

ด้วยวิธีนี้ โดยการเขียนคำถามและความคิดเห็นของคุณลงไปอย่างจริงจัง
นอกจากนี้ยังช่วย เสริมสร้างการสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา รวมถึงระหว่างเพื่อนร่วมงานอีกด้วย​

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

เหตุใดการจัดการรายงานการทำงานประจำวันใน Excel จึงเป็นเรื่องยาก

หลายบริษัทอาจใช้ Excel สำหรับรายงานการทำงานประจำวัน
แบบฟอร์มนี้สร้างง่ายและสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีทางอินเทอร์เน็ต

สามารถปรับรูปแบบรายงานประจำวันได้อย่างง่ายดาย และสามารถแทรกภาพตรงไหนก็ได้ตามต้องการ
หลายๆ คนคงคุ้นเคยกับการป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต Excel
อย่างไรก็ตาม การจัดการรายงานการทำงานประจำวันโดยใช้ Excel เพียงอย่างเดียวเป็นเรื่องยาก​

คุณไม่สามารถดูเนื้อหาของไฟล์ได้เว้นแต่คุณจะเปิดมัน

เมื่อสร้างรายงานการทำงานรายวันใน Excel คุณจะสร้างไฟล์สำหรับ แต่ละวัน หรือไม่
หากมีผู้รายงาน 10 คน หัวหน้างานจะต้องเปิดและตรวจสอบไฟล์รายงานการทำงานอย่างน้อย 10 ครั้งต่อวัน

“วันละสิบครั้ง ไม่ใช่เรื่องใหญ่!”

บางคนอาจคิดเช่นนั้น แต่รายงานการทำงานรายวันไม่ใช่สิ่งที่สามารถตรวจสอบเพียงครั้งเดียวแล้วเสร็จได้
เนื่องจากนี่เป็นบันทึกการจ้างงานและการจัดการงาน คุณอาจต้องการดูย้อนหลังในภายหลัง​

“อาซังทำงานกี่ชั่วโมงคะ?”

หากต้องการตรวจสอบสิ่งนี้คุณจะต้องเปิดไฟล์และตรวจสอบทุกครั้ง

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

ถอดความและสรุปข้อมูลที่สำคัญ

หากคุณถอดความและจัดระเบียบเนื้อหาที่คุณจำเป็นต้องตรวจสอบในภายหลังลงในไฟล์แยกต่างหาก จะทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นเมื่อจำเป็น

แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณคัดลอกเซลล์ผิดขณะถอดความ?
หากพบ ข้อผิดพลาดในการถอดความ ในภายหลัง อาจเป็นงานที่ยากลำบากในการค้นหาว่าข้อมูลใดถูกถอดความไม่ถูกต้อง

การถอดเสียงอัตโนมัติโดยใช้แมโคร

หากคุณใช้ Excel คุณสามารถใช้แมโครเพื่อถอดเสียงโดยอัตโนมัติได้
การใช้แมโครจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการถอดความและลดปริมาณงานที่ต้องทำ

แต่ใครจะเป็นคนสร้างแมโครล่ะ? ถ้าที่ทำงานของคุณมีคนเก่งเรื่องการสร้างแมโคร มันก็จะง่ายหน่อย
ในความเป็นจริง มีตัวอย่างมากมายของการปรับปรุงที่เกิดขึ้นจากการใช้แมโคร Excel เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ

คุณเคยได้ยินคำว่า Excel Legacy หรือไม่?
นี่คือชื่อเล่นของบุคคลที่จัดการข้อมูลทางธุรกิจโดยใช้แมโคร Excel และเครื่องมืออื่นๆ
ซึ่งทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และในหลายๆ กรณีก็มีการใช้มาเป็นเวลานานแล้ว

ในทางกลับกัน การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจและการจัดการข้อมูลเป็นเรื่องยาก
ตรงกันข้าม พันธนาการธุรกิจ มันก็หมายความว่ามันได้กลายเป็นเช่นนี้แล้ว
มาโครที่สร้างขึ้นในอดีตเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ ไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้
มีสิ่งของมากมายที่ไม่สามารถนำมาใช้ได้ตามที่เป็นอยู่

อย่าเข้าใจฉันผิดนะ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การจัดการงานด้วย Excel หรอก
สำหรับระบบธุรกิจที่ประกอบด้วย Excel เท่านั้น
นั่นหมายความว่าเราจะต้องเตรียม ระบบที่สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินธุรกิจ ได้

วิธีขจัดข้อผิดพลาดและภาระและจัดการอย่างง่ายดาย

ปัจจุบันวิธีการบริหารจัดการที่ใช้ บริการคลาวด์ถือ เป็นทางเลือกที่ดี
เราจะอธิบายวิธีการใช้บริการคลาวด์โดยเฉพาะ

การใช้แท็บเล็ต

ใช้แท็บเล็ตเพื่อสร้างและรายงานงานประจำวันแม้ว่าคุณจะไม่อยู่ที่ออฟฟิศก็ตาม
การใช้แท็บเล็ตทำให้สามารถกำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานได้ ไม่ใช่จากการรายงานด้วยตนเองของผู้รายงาน แต่จาก
คุณสามารถใช้นาฬิกาของระบบเพื่อจัดการเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดจริงของการทำงานของอุปกรณ์แท็บเล็ตได้​

วิธีนี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้ผู้สื่อข่าวพลาดข้อมูลอีกด้วย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการที่จะป้อนลงในแท็บเล็ตนั้นสามารถป้อนได้ง่ายที่สุด
อนุญาตให้ผู้คนเลือกสินค้าที่จะรายงานจากรายการหรือเพียงแค่ทำเครื่องหมายถูก

หากคุณมีแท็บเล็ต คุณอาจต้องการให้ผู้ใช้สามารถป้อนปัญหาหรือสอบถามด้วยเสียงหรือด้วยมือได้

ข้อมูลถูกเก็บไว้ในระบบคลาวด์

ข้อมูลที่ป้อนลงในแท็บเล็ตจะถูกเก็บไว้ใน ระบบคลาวด์​
เมื่อบันทึกลงในคลาวด์ ข้อมูลแต่ละชิ้นจะถูกลงทะเบียนในฐานข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะนี้ช่วยลดความจำเป็นในการถอดความข้อมูลด้วยตนเอง

นอกจากนี้คุณยังสามารถดูข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา
จะสะดวกมากหากสถานที่ทำงานอยู่ห่างไกล
​ข้อมูลยังสามารถแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย​

หากคุณต้องการประมวลผลข้อมูล ให้ส่งออกเป็น CSV

หากคุณต้องการประมวลผลข้อมูลรายงานการทำงานประจำวัน ให้ส่งออกเป็น CSV และใช้งาน​
อย่าแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลโดยตรง
การแก้ไขโดยตรงอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการพิมพ์ได้

ใช้ข้อมูลเอาต์พุตเป็น CSV เพื่อสร้างกราฟและคำนวณใน Excel
คุณสามารถคำนวณชั่วโมงการทำงานรายเดือนและเวลามาตรฐานสำหรับงานตรวจสอบได้

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

สรุป

เราได้อธิบายวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพของรายงานการทำงานประจำวัน โดยเฉพาะการจัดการงานในสถานที่ที่อยู่นอกบริษัท
ไม่ใช่ว่าการบอกว่ารายงานบนกระดาษหรือการจัดการ Excel ไม่ดี
ไม่มีปัญหาใดๆ ตราบใดที่การบริหารจัดการธุรกิจสามารถดำเนินการได้โดยใช้วิธีการปัจจุบัน

อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันมีระบบและวิธีการที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราทำงานได้เท่านั้น แต่ยังทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
เข้าใจข้อดีข้อเสียของแต่ละวิธีและดำเนินการปรับปรุงธุรกิจของคุณ

กองบรรณาธิการสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม

นี่คือกองบรรณาธิการของสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม!
บล็อกนี้ดำเนินการโดย บริษัท ซิมท็อปส์ จำกัด ซึ่งเป็นผู้พัฒนาและจำหน่ายโซลูชั่นระบบเอกสารภาคสนามทางอิเล็กทรอนิกส์ "i-Reporter"
เราจะส่งมอบข้อมูลอุตสาหกรรมเป็นประจำเพื่อช่วยเหลือผู้ที่ทำงานหนักในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในสถานที่ทำงาน ดังนั้นโปรดลองดู!