ประโยชน์ของการจัดการอุปกรณ์ด้วยภาพมีอะไรบ้าง? วิธีการหลักและจุดปรับปรุง
สารบัญ
"การสร้างภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์เป็นความคิดริเริ่มที่สำคัญในการบรรลุประสิทธิภาพและลดต้นทุนในบริษัท การเข้าใจสถานะสินค้าคงคลังและสถานะการใช้งานอุปกรณ์อย่างชัดเจน จะช่วยให้คุณป้องกันการสั่งซื้อที่ไม่จำเป็นและสินค้าคงคลังส่วนเกิน และเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ
ในบทความนี้ ประโยชน์ของการ “สร้างภาพ” การบริหารจัดการอุปกรณ์ และวิธีการนำไปปฏิบัติจริงทันที พร้อมจุดที่ควรทราบเมื่อนำไปใช้ เราจะให้ข้อมูลแก่คุณเพื่อช่วยคุณแก้ไขปัญหาการจัดการอุปกรณ์ของคุณด้วย ดังนั้นโปรดใช้ข้อมูลดังกล่าวเป็นข้อมูลอ้างอิง
“Visualization” ของการจัดการอุปกรณ์คืออะไร?
"การสร้างภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์ คือระบบที่ช่วยให้คุณเข้าใจตำแหน่งและสถานะสินค้าคงคลังของอุปกรณ์ได้อย่างรวดเร็ว การให้ทุกคนสามารถตรวจสอบสถานะของอุปกรณ์ได้ทันที ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการจัดการและต้นทุนที่ไม่จำเป็น พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
“Visualization” ของการจัดการอุปกรณ์คืออะไร?
"การสร้างภาพ" ในการจัดการอุปกรณ์ หมายถึง การสร้างระบบที่ช่วยให้เข้าใจสถานะสินค้าคงคลังและการใช้งานของอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ในบริษัทหรือองค์กรได้อย่างเห็นภาพ ตัวอย่างเช่น การทำให้ทุกคนสามารถตรวจสอบสถานะสินค้าคงคลังและการใช้งานของอุปกรณ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น อุปกรณ์สำนักงาน อุปกรณ์สำนักงาน เครื่องมือ อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลือง
การสร้างภาพข้อมูลไม่ได้หมายถึงแค่การเข้าใจจำนวนสินค้าในคลังสินค้าเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการสร้างระบบเพื่อแสดงภาพสภาพของอุปกรณ์ สถานที่จัดเก็บ อายุการใช้งาน ประวัติการซื้อ และอื่นๆ และแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำอีกด้วย
การทำให้การจัดการอุปกรณ์สามารถมองเห็นได้ จะทำให้การจัดการอุปกรณ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งคาดว่าจะช่วยเพิ่มผลผลิตทางธุรกิจและลดต้นทุนได้
ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการอุปกรณ์
ปัญหาต่อไปนี้มักพบเห็นในการจัดการอุปกรณ์:
สินค้าคงคลังส่วนเกินและขาดแคลน
สถานะสินค้าคงคลังที่ไม่แน่นอนมักส่งผลให้เกิดการขาดแคลนอุปกรณ์ที่จำเป็น ส่งผลให้การดำเนินงานล่าช้า ในขณะที่สินค้าคงคลังส่วนเกินทำให้เกิดแรงกดดันต่อต้นทุน
การสูญหายหรือการโจรกรรม
หากไม่จัดการอุปกรณ์อย่างเหมาะสม มีความเสี่ยงสูงที่จะสูญหายหรือถูกขโมย
ข้อผิดพลาดในการจัดการด้วยตนเอง
การจัดการบัญชีแยกประเภทแบบอนาล็อกด้วยมือมีแนวโน้มที่จะเกิดการละเว้นและข้อผิดพลาดในการถอดความ ซึ่งไม่เพียงแต่ลดความแม่นยำของการจัดการเท่านั้น แต่ยังใช้เวลาในการรวบรวมและวิเคราะห์อีกด้วย
ความซับซ้อนของการบริหารจัดการ
หากมีอุปกรณ์หลายประเภทและปริมาณมาก การจัดการอาจต้องเฉพาะบุคคล และอาจทำได้ยากต่อการเข้าใจสถานการณ์โดยรวม
เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องทำให้การจัดการอุปกรณ์มองเห็นได้ชัดเจน การบริหารจัดการอุปกรณ์อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยป้องกันต้นทุนและปัญหาที่ไม่จำเป็น
ประโยชน์ของการจัดการอุปกรณ์แบบภาพ
การจัดการอุปกรณ์แบบ "มองเห็นภาพ" ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเข้าใจตำแหน่งและจำนวนอุปกรณ์เท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบหลากหลายต่อการดำเนินธุรกิจอีกด้วย มาดูประโยชน์หลักๆ ของการจัดการอุปกรณ์แบบ "มองเห็นภาพ" กัน
เพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ
การทำให้การจัดการอุปกรณ์มองเห็นได้ชัดเจน ช่วยให้สามารถจัดการอุปกรณ์จากศูนย์กลางและค้นหาอุปกรณ์ที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดความพยายามและเวลาในการค้นหาอุปกรณ์ได้อย่างมาก ส่งผลให้ทำงานได้เร็วขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ
ตัวอย่างเช่น ช่วยลดความจำเป็นในการตรวจสอบตำแหน่งและสถานะสินค้าคงคลังของอุปกรณ์ ช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานหลักได้ ซึ่งคาดว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน ผลกระทบนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในสำนักงานที่มีพนักงานจำนวนมากใช้อุปกรณ์หลากหลายชนิด หรือในกรณีที่มีการใช้อุปกรณ์ร่วมกันระหว่างหลายแผนก
ลดค่าใช้จ่าย
การมองเห็นภาพการจัดการอุปกรณ์ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้อย่างมาก เนื่องจากสามารถตรวจสอบสถานะสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์ คุณจึงเห็นภาพรวมได้ทันทีว่าอุปกรณ์ใดถูกจัดเก็บเป็นสต๊อกส่วนเกิน อุปกรณ์ใดมีแนวโน้มที่จะขาดแคลน และอื่นๆ
วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถสั่งซื้อสิ่งของที่จำเป็นได้ในเวลาที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการซื้อที่ไม่จำเป็น
ลดความเสี่ยงของการสูญหายหรือการโจรกรรม
การสร้างภาพการจัดการอุปกรณ์สามารถช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือถูกขโมยได้อย่างมาก เนื่องจากตำแหน่งและประวัติการใช้งานอุปกรณ์มีความชัดเจน จึงทำให้สามารถค้นหาอุปกรณ์ที่สูญหายและตรวจสอบบันทึกการนำอุปกรณ์ออกได้ง่ายขึ้น
ในกรณีที่อุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่ไม่น่าจะเกิดขึ้น ความเสียหายจะลดน้อยลงได้ เพราะข้อมูลที่บันทึกไว้สามารถนำมาใช้ในการตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ การมีบันทึกสถานะการจัดการอุปกรณ์ที่ชัดเจนจะช่วยป้องกันพนักงานจากการใช้อุปกรณ์ในทางที่ผิด และยังช่วยสร้างความตระหนักด้านความปลอดภัยภายในบริษัทอีกด้วย
การจัดการอุปกรณ์อย่างละเอียดถี่ถ้วนถือเป็นขั้นตอนสำคัญในการปกป้องทรัพย์สินของบริษัท
วิธีการหลักในการดำเนินการสร้างภาพการจัดการอุปกรณ์
มีหลายวิธีในการสร้าง "ภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์ และวิธีการที่เหมาะสมที่สุดจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดและอุตสาหกรรมของบริษัท รวมถึงประเภทและปริมาณอุปกรณ์ที่คุณต้องการจัดการ เราจะอธิบายแต่ละวิธีอย่างละเอียดพร้อมวิธีการเลือกวิธีที่เหมาะสม
การสร้างบัญชีแยกประเภทการจัดการ
พื้นฐานของการจัดการอุปกรณ์คือการสร้าง "สมุดบัญชีการจัดการ" ที่ช่วยให้คุณติดตามประเภทและปริมาณของอุปกรณ์ วันที่ซื้อ สถานะการใช้งาน ฯลฯ ได้จากศูนย์กลาง วิธีง่ายๆ ในการเริ่มต้นคือการสร้างสมุดบัญชีโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต เช่น Excel
เมื่อสร้างบัญชีแยกประเภทการจัดการ คุณจะตั้งค่ารายการจัดการ (ชื่อรายการ หมายเลขการจัดการ สถานที่จัดเก็บ วันที่ซื้อ ผู้รับผิดชอบ ฯลฯ) ในแต่ละคอลัมน์ และป้อนข้อมูลอุปกรณ์แต่ละรายการในแต่ละแถว ด้วยการใช้ฟังก์ชันและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณสามารถจัดการอุปกรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การคำนวณสถานะสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ และการแสดงอุปกรณ์ที่หมดอายุด้วยสีต่างๆ
ทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นมาตรฐาน
การกำหนดมาตรฐานกระบวนการต่างๆ ตั้งแต่การสั่งซื้อวัสดุ อุปกรณ์ การใช้งาน การส่งคืน และการกำจัด ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างภาพข้อมูล ทุกคนในบริษัทสามารถจัดการวัสดุอุปกรณ์โดยใช้ขั้นตอนเดียวกัน ช่วยลดความไม่สอดคล้องและข้อผิดพลาดในวิธีการจัดการระหว่างพนักงานแต่ละคน และทำให้การจัดการราบรื่นยิ่งขึ้น
ขั้นแรก ให้ทำการตรวจสอบรายการอุปกรณ์ปัจจุบันของคุณอย่างละเอียด และระบุขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอน จากนั้น ตรวจสอบขั้นตอนหรือจุดบกพร่องที่ไม่จำเป็น และพิจารณาวิธีปรับปรุง
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถชี้แจงขั้นตอนการสมัครและอนุมัติอุปกรณ์ หรือกำหนดกฎเกณฑ์ในการนำอุปกรณ์ออกและส่งคืน สิ่งสำคัญคือต้องสร้างขั้นตอนมาตรฐาน จัดทำคู่มือขั้นตอน เผยแพร่คู่มือนี้ให้กับพนักงานทุกคน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด
การนำระบบไปใช้งาน
เพื่อให้การจัดการและการแสดงภาพอุปกรณ์มีความก้าวหน้ายิ่งขึ้น การนำระบบเฉพาะทาง เช่น ระบบการจัดการสินค้าคงคลังและระบบการจัดการสินค้ามาใช้นั้นมีประสิทธิภาพ การนำระบบเหล่านี้มาใช้จะช่วยให้สามารถจัดการข้อมูลอุปกรณ์จากศูนย์กลางและอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบ อาจติดตั้งฟังก์ชันต่างๆ เช่น การสั่งซื้ออุปกรณ์อัตโนมัติ ขั้นตอนการยืม/คืนสินค้า การส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับสถานะสินค้าคงคลัง และการสร้างรายงาน ซึ่งคาดว่าจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพงานบริหารจัดการได้อย่างมีนัยสำคัญ นอกจากนี้ การเชื่อมโยงกับแอปพลิเคชันบนคลาวด์หรือพีซียังทำให้สามารถตรวจสอบสถานะสินค้าคงคลัง สร้างแอปพลิเคชัน และสอบถามข้อมูลจากสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้อย่างง่ายดาย ช่วยเร่งความเร็วในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การแนะนำระบบนี้จะเป็นโซลูชันอันทรงพลังสำหรับการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการสร้างระบบการจัดการอุปกรณ์ที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น
การใช้บาร์โค้ดและรหัสสองมิติ
การแนบบาร์โค้ดหรือโค้ดสองมิติ (QR code) เข้ากับอุปกรณ์หรือผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้น จากนั้นอ่านและจัดการด้วยเครื่องสแกนหรือแอปสมาร์ทโฟน ถือเป็นตัวอย่างหนึ่งของวิธีที่มีประสิทธิภาพในการ "สร้างภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์
การใช้บาร์โค้ดและรหัส 2 มิติช่วยให้คุณบันทึกและติดตามปริมาณสินค้าคงคลังและประวัติการใช้งานได้อย่างง่ายดาย เพียงสแกนรหัสเมื่อรับ นำออก หรือส่งคืนอุปกรณ์ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และช่วยให้จัดการข้อมูลได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว
วิธีนี้จะมีประสิทธิผลอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการอุปกรณ์จำนวนมากหรือต้องเคลื่อนย้ายอุปกรณ์บ่อยครั้ง ในปัจจุบัน การจัดการอุปกรณ์โดยใช้บาร์โค้ดและรหัส QR กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นด้วยการเชื่อมโยงกับแอปจัดการที่สามารถดาวน์โหลดลงในสมาร์ทโฟนได้
ด้วย "i-Repo Scan" คุณสามารถใช้สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณเป็นเครื่องอ่านบาร์โค้ดได้ วิธีนี้ช่วยลดความจำเป็นในการใช้อุปกรณ์เฉพาะทาง ลดต้นทุน และช่วยให้บริหารจัดการอุปกรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การป้อนข้อมูลที่สแกนลงในรายงานโดยอัตโนมัติ
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ "i-Repo Scan" โปรดคลิกที่นี่
สิ่งที่ควรทราบเมื่อสร้างภาพการจัดการอุปกรณ์
"การสร้างภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์มีประโยชน์มากมายต่อบริษัท แต่มีบางสิ่งที่ควรตระหนักเมื่อนำระบบนี้มาใช้และใช้งาน นี่คือสามประเด็นที่ควรคำนึงถึงเพื่อให้ "การสร้างภาพ" ประสบความสำเร็จ
กำหนดกฎเกณฑ์ไว้ล่วงหน้า
เพื่อให้การจัดการอุปกรณ์เป็นไปอย่างราบรื่น จำเป็นต้องกำหนดกฎเกณฑ์การปฏิบัติงานให้ชัดเจนและแจ้งให้พนักงานทุกคนภายในบริษัททราบ
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การกำหนดขั้นตอนและกำหนดเวลาสำหรับการยืมและส่งคืนอุปกรณ์อย่างชัดเจน รวมถึงการกำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆ เช่น “เมื่อใด” “ให้ใคร” และ “อย่างไร” ที่จะส่งคืน จะช่วยป้องกันไม่ให้อุปกรณ์สูญหายหรือถูกนำออกไปเป็นเวลานาน นอกจากนี้ การชี้แจงวิธีการรับมือเมื่อเกิดการสูญหาย เสียหาย หรือทำงานผิดปกติ จะช่วยให้การตอบสนองเป็นไปอย่างราบรื่นเมื่อเกิดปัญหา
สิ่งสำคัญคือการบันทึกและแบ่งปันกฎที่คุณกำหนดไว้ และต้องมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎเหล่านั้นอย่างครบถ้วนโดยจัดการฝึกอบรมตามความจำเป็น การปฏิบัติตามกฎอย่างเคร่งครัดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับปรุงความแม่นยำในการบริหารจัดการและป้องกันปัญหาที่ไม่จำเป็น
แบ่งตามแผนกหรือวัตถุประสงค์
การจัดประเภทและจัดระเบียบอุปกรณ์ที่บริหารจัดการตามแผนกและวัตถุประสงค์ก็เป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพของ "การสร้างภาพ" เช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น การแบ่งอุปกรณ์ออกเป็นหมวดหมู่ เช่น "เครื่องเขียนที่ใช้โดยฝ่ายกิจการทั่วไป" และ "อุปกรณ์ไอทีที่ฝ่ายระบบสารสนเทศจัดการ" จะช่วยให้เข้าใจสถานะสินค้าคงคลังได้ง่ายขึ้น
การกำหนดหมายเลขประจำตัวให้กับอุปกรณ์แต่ละชิ้นก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน เพื่อให้สามารถติดตามตำแหน่งและสถานะการใช้งานได้ง่าย การติดฉลากและการจำแนกประเภทเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเชื่อมโยงการจัดการทางกายภาพกับการจัดการข้อมูล ซึ่งนำไปสู่ความเข้าใจสถานะสินค้าคงคลังที่ถูกต้องแม่นยำ
วิธีการบริหารจัดการได้รับการทบทวนเป็นประจำ
"การสร้างภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์ไม่ได้สิ้นสุดลงเมื่อระบบถูกนำมาใช้และกำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆ เรียบร้อยแล้ว แม้หลังจากที่ระบบได้เริ่มใช้งานแล้ว ก็จำเป็นต้องตรวจสอบเป็นระยะๆ ว่าวิธีการจัดการนั้นเหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันหรือไม่ และมีวิธีอื่นที่มีประสิทธิภาพมากกว่าหรือไม่ รวมถึงการปรับปรุงแก้ไข การดำเนินการนี้จำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบและแก้ไขความคลาดเคลื่อนใดๆ กับสมุดบัญชีการจัดการและระบบการจัดการสินค้าคงคลัง และรักษาสถานะที่ถูกต้องอยู่เสมอ
นอกจากนี้ การพิจารณาการนำเครื่องมือและระบบใหม่ๆ มาใช้ เช่น แอปพลิเคชันการจัดการล่าสุดและแท็ก IC ก็สามารถนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นได้เช่นกัน เพื่อไม่ให้พลาดกระแสการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องหมั่นติดตามข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ และทบทวนวิธีการจัดการของคุณอย่างยืดหยุ่น
การใช้ "i-Reporter" เพื่อปรับปรุงการแสดงภาพของการจัดการอุปกรณ์
"การสร้างภาพ" ของการจัดการอุปกรณ์เป็นวิธีการสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดต้นทุน หากคุณกำลังประสบปัญหาในการจัดการอุปกรณ์ เช่น "รู้สึกถึงข้อจำกัดของการจัดการ Excel" หรือ "กังวลกับเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ในการจัดการบัญชีแยกประเภทแบบกระดาษ" เราขอแนะนำให้ใช้ระบบรายงาน ณ สถานที่ทำงาน "i-Reporter"
i-Reporter ช่วยให้คุณแปลงบัญชีแยกประเภทการจัดการอุปกรณ์ที่สร้างใน Excel ให้เป็นดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย และจัดการข้อมูลอุปกรณ์จากศูนย์กลางได้ เนื่องจากคุณสามารถใช้รายการจัดการ Excel (ชื่ออุปกรณ์ หมายเลขการจัดการ สถานที่จัดเก็บ ฯลฯ) ได้ตามเดิม จึงช่วยลดปริมาณงานที่ต้องใช้เมื่อเทียบกับบัญชีแยกประเภทการจัดการแบบกระดาษ และสามารถอัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์
โปรดใช้ "i-Reporter" ซึ่งจะช่วยให้คุณเห็นภาพการจัดการอุปกรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
