รหัส SKU คืออะไร ลักษณะเฉพาะ วิธีการสร้างพื้นฐาน และความแตกต่างจากรหัส JAN และรหัสผลิตภัณฑ์

เมื่อจำนวนประเภทผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้น ความซับซ้อนของการจัดการสินค้าคงคลังก็เพิ่มขึ้นตามสัดส่วนเช่นกัน โดยเฉพาะสินค้าประเภทเสื้อผ้าและสินค้าเบ็ดเตล็ดที่มีขนาดและสีที่หลากหลาย หากหน่วยจัดการยังไม่ชัดเจน ปัญหาต่างๆ เช่น ข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อและสินค้าคงคลังส่วนเกินก็มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นมากขึ้น

รหัส SKU สามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ SKU เป็นวิธีการจัดการที่สะดวกซึ่งช่วยให้คุณระบุผลิตภัณฑ์ได้ในระดับรายการสินค้าแต่ละรายการ และนิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในร้านค้าออนไลน์และการจัดการห้างสรรพสินค้า บทความนี้จะอธิบายพื้นฐานของรหัส SKU อย่างเข้าใจง่าย วิธีการสร้าง ความแตกต่างระหว่างรหัส SKU กับรหัส JAN และจุดที่ควรทราบเมื่อใช้งาน

รหัส SKU คืออะไร?

รหัส SKU "SKU" ย่อมาจาก "Stock Keeping Unit" (หน่วยเก็บสินค้า) เป็นรหัสที่แสดงถึงหน่วยการจัดประเภทที่เล็กที่สุดในการบริหารจัดการสินค้าและการควบคุมสินค้าคงคลัง ใช้เพื่อแยกความแตกต่างในด้านสี ขนาด ดีไซน์ ฯลฯ ตัวอย่างเช่น เสื้อยืดแต่ละแบบจะมีรหัส SKU ที่แตกต่างกันออกไป เช่น "สีขาว ไซส์ M" และ "สีดำ ไซส์ L"

เว็บไซต์อีคอมเมิร์ซและเว็บไซต์โลจิสติกส์จำนวนมากลงทะเบียนผลิตภัณฑ์ตาม SKU จัดการสินค้าคงคลังและตรวจนับสินค้า ซึ่งทำให้ระบบนี้มีความจำเป็นต่อการปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูลการขายและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

ลักษณะของรหัส SKU

รหัส SKU มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว เนื่องจากถูกกำหนดให้แยกตามประเภทสินค้าแต่ละประเภท เช่น สี ขนาด และดีไซน์ ในอุตสาหกรรมเครื่องแต่งกาย แม้แต่เสื้อยืดตัวเดียวกันจากแบรนด์หนึ่งก็ยังมีรหัส SKU ที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละสี (แดง ดำ ฯลฯ) และขนาด (S, M, L) ดังนั้น การใช้รหัส SKU จึงทำให้สามารถทราบสถานะการขายและสินค้าคงคลังของสินค้าแต่ละรายการได้ เช่น "ไซส์ L สีดำหมด" หรือ "ไซส์ M สีขาวยังไม่ได้ขาย"

อีกหนึ่งคุณสมบัติของรหัส SKU คือแต่ละธุรกิจสามารถกำหนดได้อย่างอิสระ ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับตัวเลข สัญลักษณ์ อักขระ หรือกฎการจัดองค์ประกอบ คุณจึงสามารถออกแบบการจัดองค์ประกอบที่เหมาะสมที่สุดตามโครงสร้างการดำเนินงานและระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณเองได้

ตัวอย่างเช่น สามารถใช้เพื่อสร้างรูปแบบเฉพาะได้โดยการรวมสัญลักษณ์และตัวเลข เช่น รหัสผู้ผลิต หมายเลขรุ่น และหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์

ทำไมจึงต้องใช้รหัส SKU?

ในธุรกิจอีคอมเมิร์ซและค้าปลีก ความหลากหลายของผลิตภัณฑ์และการขยายช่องทางจำหน่ายทำให้การจัดการข้อมูลสินค้าคงคลังและการขายมีความซับซ้อนมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสินค้าที่มีสี ขนาด ฯลฯ แตกต่างกันมาก หากไม่สามารถระบุแต่ละสินค้าได้ อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน เช่น การจัดส่งที่ไม่ถูกต้อง การจัดส่งที่ไม่ถูกต้อง และสินค้าคงคลังไม่ตรงกัน

การนำรหัส SKU มาใช้เป็นสิ่งจำเป็นในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ รหัส SKU มีประสิทธิภาพในหลากหลายด้าน รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการสินค้าและสินค้าคงคลัง ลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลการขายขั้นสูง และรองรับการขยายช่องทางการขายหลายช่องทาง

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อดำเนินการเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซซึ่งจำเป็นต้องมีการจัดการสินค้าคงคลังอย่างรวดเร็ว การจัดการสินค้าคงคลังในหน่วยที่เล็กที่สุดจึงมีความจำเป็น

ความแตกต่างระหว่างรหัส SKU และรหัสอื่นๆ (รหัส JAN, รหัสผลิตภัณฑ์)

รหัสสำหรับผลิตภัณฑ์มีหลากหลาย เช่น รหัสประจำตัวผลิตภัณฑ์และรหัสบริษัท แต่รหัสสองรหัสที่มักสับสนกับรหัส SKU มากที่สุดคือรหัส JAN (รหัส EAN) และรหัสผลิตภัณฑ์ ความแตกต่างสรุปไว้ในตารางด้านล่าง

ต่างจากรหัส JAN (บาร์โค้ด) และหมายเลขผลิตภัณฑ์ รหัส SKU ถูกใช้เพื่อการจัดการภายในเป็นหลัก แม้ว่ารหัส JAN จะถูกนำมาใช้เป็นมาตรฐานสากลในอุตสาหกรรมการจัดจำหน่าย แต่รหัส SKU และรหัสผลิตภัณฑ์สามารถกำหนดได้อย่างอิสระโดยแต่ละธุรกิจ

รหัสเหล่านี้ใช้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการจัดการและขอบเขตของการดำเนินการ และ SKU เหมาะเป็นพิเศษสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังและการขายภายในองค์กร

วิธีการสร้างรหัส SKU

รหัส SKU ต้องเป็นไปตามกฎและโครงสร้างที่กำหนด และต้องได้รับการออกแบบให้ทุกคนเข้าใจความหมายได้ง่าย ในที่นี้เราจะอธิบายขั้นตอนพื้นฐานและจุดสำคัญในการออกแบบสำหรับการสร้างรหัส SKU

ขั้นตอนที่ 1. ตัดสินใจเกี่ยวกับรายการการจัดการ

วิธีพื้นฐานในการเลือกรหัส SKU คือการเลือกสินค้าที่จะรวมไว้ก่อน องค์ประกอบพื้นฐานประกอบด้วยหมวดหมู่สินค้า เช่น เสื้อยืดหรือรองเท้า สี เช่น สีแดงหรือสีดำ และขนาด เช่น S, M หรือ L

นอกจากนี้ การรวมองค์ประกอบต่างๆ เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ ชื่อผลิตภัณฑ์ ฤดูกาล และปีที่วางจำหน่าย ช่วยให้สามารถแสดงข้อมูล SKU โดยละเอียดมากขึ้นได้ ยกตัวอย่างเช่น ในอุตสาหกรรมเครื่องแต่งกาย SKU ถูกใช้เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างวัสดุและฤดูกาลต่างๆ และใช้สำหรับการจัดการผลิตภัณฑ์

ขั้นตอนที่ 2. ตั้งค่าสัญลักษณ์และตัวเลขสำหรับแต่ละรายการ

ขั้นตอนต่อไป กำหนดสัญลักษณ์หรือหมายเลขอธิบายให้กับแต่ละรายการ เช่น "PN" สำหรับกางเกง "Y" สำหรับสีเหลือง หรือ "L" สำหรับขนาดใหญ่

ใช้ตัวอักษรและตัวเลขแบบครึ่งความกว้างสำหรับสัญลักษณ์ และควรใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็กให้สอดคล้องกัน เมื่อจัดการข้อมูลใน Excel การใส่ "0" ไว้หน้าอาจทำให้ข้อมูลสูญหายได้ ดังนั้นจึงควรเริ่มต้นด้วยตัวอักษรหรือตัวเลขที่มากกว่า 1 เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ หากมีการรวมสัญลักษณ์พิเศษหรืออักขระภาษาญี่ปุ่นไว้ในสตริง อาจไม่สามารถจดจำได้อย่างถูกต้อง ขึ้นอยู่กับระบบ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้เฉพาะอักขระตัวอักษรและตัวเลขเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 3. รวมและรวมโครงสร้างเข้าด้วยกัน

เมื่อออกแบบรหัส SKU สิ่งสำคัญคือต้องรวมสัญลักษณ์และตัวเลขตามลำดับที่กำหนด ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้โครงสร้างที่เรียบง่าย เช่น [หมวดหมู่]-[หมายเลขรุ่น]-[สี]-[ขนาด] และใช้ลำดับและกฎเดียวกันกับผลิตภัณฑ์ทั้งหมด รวมถึงวิธีการใช้งาน ความถูกต้องของการจัดการและการค้นหาจะดีขึ้นอย่างมาก

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การใช้รูปแบบเช่น "PN-001-YL" โดยคั่นแต่ละองค์ประกอบด้วยเครื่องหมายยัติภังค์หรือเครื่องหมายขีดล่างจะช่วยให้อ่านง่ายขึ้น การกำหนดจำนวนอักขระให้อยู่ที่ประมาณ 10-15 อักขระจะช่วยให้จัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อผสานรวมกับระบบการจัดการสินค้าคงคลัง และยังช่วยให้รักษาประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

ขั้นตอนที่ 4. สร้างใน Excel เป็นต้น

โดยทั่วไปรหัส SKU จะถูกสร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต เช่น Excel

ขั้นแรก ให้จัดระเบียบข้อมูลผลิตภัณฑ์ของคุณในตาราง ตัวอย่างเช่น ป้อนสัญลักษณ์และตัวเลขสำหรับแต่ละรายการ เช่น หมวดหมู่ หมายเลขรุ่น สี และขนาด แล้วนำมารวมกันเพื่อสร้างรหัส SKU

เมื่อใช้ฟังก์ชัน วิธีที่นิยมใช้กันมากที่สุดคือการใช้ฟังก์ชัน CONCATENATE หรือตัวดำเนินการ & เพื่อรวมคำย่อเข้าด้วยกัน นอกจากนี้ การใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ร่วมกันยังช่วยให้คุณเรียกข้อมูลผลิตภัณฑ์จากข้อมูลหลักได้โดยอัตโนมัติ

การสร้าง SKU และการสร้างข้อมูลหลักของผลิตภัณฑ์จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการลงทะเบียนและความซ้ำซ้อน นอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับการจัดการสินค้าคงคลังและคำสั่งซื้อแบบรวมศูนย์อีกด้วย

ปัญหาทั่วไปในการจัดการรหัส SKU

แม้ว่าจะมีการใช้รหัส SKU ก็ตาม แต่ก็อาจทำให้เกิดความสับสนในสถานที่ทำงานได้หากไม่มีระบบปฏิบัติการ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจปัญหาที่พบบ่อยและสาเหตุที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า

การจัดการมีความซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากรหัส SKU ที่เพิ่มขึ้น

เมื่อความหลากหลายของผลิตภัณฑ์และช่องทางการขายเพิ่มมากขึ้น จำนวน SKU ก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ซึ่งจะทำให้การจัดการสินค้าคงคลัง การดำเนินการด้านโลจิสติกส์ และการวิเคราะห์ข้อมูลการขายมีความซับซ้อนมากขึ้น และเพิ่มภาระให้กับภาคสนาม

เมื่อจำนวนรหัส SKU เพิ่มมากขึ้น การจะมองเห็นภาพรวมทั้งหมดก็กลายเป็นเรื่องยาก และการค้นหาและเปลี่ยนแปลงรหัสก็ต้องใช้เวลา ซึ่งทำให้ภาระงานในภาคสนามเพิ่มมากขึ้น

การรักษาความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูล

เมื่อข้อมูล SKU กระจายอยู่ในหลายระบบ เช่น ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง ระบบการจัดการคำสั่งซื้อ และระบบการจัดการการขาย การอัปเดตอาจถูกมองข้ามหรือเกิดความไม่สอดคล้องกันได้ง่าย นอกจากนี้ เมื่อมีผู้ใช้หลายคนใช้ไฟล์ Excel หรือไฟล์ที่คล้ายกัน การควบคุมเวอร์ชันก็จะทำได้ยาก และมักพบข้อมูลเก่าหรือไม่ถูกต้องหลงเหลืออยู่

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องจัดทำระบบที่ให้สามารถจัดการรหัส SKU แบบรวมศูนย์ได้

รหัส SKU ซ้ำหรือพิมพ์ผิด

รหัส SKU ซ้ำซ้อนหรือข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลอาจนำไปสู่การจัดส่งที่ไม่ถูกต้อง ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง และปัญหาการส่งคืนสินค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากกฎการกำหนดค่าหรือแบบแผนการตั้งชื่อไม่สอดคล้องกัน งานต่างๆ จะกลายเป็นเรื่องเฉพาะบุคคลมากขึ้น ทำให้ยากต่อการทราบว่าใครเป็นผู้ป้อนข้อมูลและป้อนข้อมูลอย่างไร

สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงวิธีการโดยละเอียดในการตั้งรหัส SKU ให้ชัดเจนก่อน จากนั้นจึงนำไปใช้เป็นกฎเกณฑ์เดียวกันภายในบริษัท

การเตรียมรหัส SKU อย่างถูกต้องและนำมาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปฏิบัติงาน ณ สถานที่ปฏิบัติงาน จะช่วยปรับปรุงความแม่นยำของการจัดการสินค้าคงคลังและคุณภาพงานได้อย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ก้าวข้ามขั้นตอนการออกแบบไปได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสร้างระบบที่ช่วยให้พนักงานปฏิบัติงาน ณ สถานที่ปฏิบัติงานสามารถจัดการรหัส SKU ได้อย่างถูกต้อง

เพื่อสร้างการใช้งานรหัส SKU ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำระบบรายงานและการแปลงเวิร์กโฟลว์ให้เป็นดิจิทัลมาใช้จะมีประสิทธิภาพ ในหัวข้อถัดไป เราจะแนะนำวิธีการใช้เครื่องมือที่รองรับการจัดการรหัส SKU

เราขอแนะนำให้ใช้ "i-Reporter" เพื่อจัดการรหัส SKU

เมื่อจำนวนรหัส SKU เพิ่มขึ้น การจัดการแบบกระดาษหรือ Excel อาจถึงขีดจำกัด แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเข้าใจข้อมูลผลิตภัณฑ์และสถานะสินค้าคงคลังของแต่ละ SKU ได้อย่างแม่นยำ และตอบสนองต่อลูกค้าได้อย่างเหมาะสม

ระบบรายงานในสถานที่ "i-Reporter" เป็นเครื่องมือที่สะดวกสบายที่สามารถเปลี่ยนรายงานกระดาษให้เป็นดิจิทัลได้ ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการ SKU ให้ดีขึ้น ระบบนี้โดดเด่นด้วยความสามารถในการสร้างรายงาน Excel แบบเดิมซ้ำได้อย่างง่ายดาย จึงนำไปใช้งานภาคสนามได้อย่างง่ายดายโดยไม่ยุ่งยาก

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลช่วยให้การค้นหาและการนับมีประสิทธิภาพและราบรื่นยิ่งขึ้น นำไปสู่ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้นในการจัดการ SKU หากคุณประสบปัญหาในการจัดการ SKU ลองพิจารณานำ "i-Reporter" มาใช้ร่วมกับการเปลี่ยนการดำเนินงานของคุณให้เป็นระบบดิจิทัลดูสิ