สต๊อกสินค้าไม่ตรงกัน!? สาเหตุของสต๊อกสินค้าไม่ตรงกันและวิธีแก้ไข

ประเด็นสำคัญประการหนึ่งในการบริหารสินค้าคงคลังคือการทำความเข้าใจเกี่ยวกับความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง
หากเกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง อาจส่งผลกระทบต่อสถานะทางการเงินของคุณ และอาจทำให้ลูกค้าได้รับความไม่สะดวกได้

ครั้งนี้เราจะมาอธิบายสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสต๊อกสินค้าและวิธีการรับมือ

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

จำเป็นต้องมีมาตรการใดบ้างเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานการจัดการสินค้าคงคลัง?/

ความแปรปรวนของสินค้าคงคลังคืออะไร?

ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังหมายถึง ความแตกต่างเชิงปริมาณระหว่างปริมาณสินค้าคงคลังจริงที่เก็บไว้ในคลังสินค้าและปริมาณสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีการจัดการ​
ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังเป็นปัญหาทั่วไปในอุตสาหกรรมที่ต้องจัดการชิ้นส่วนและผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย

หัวข้อนี้จะอธิบายประเภทของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ผลกระทบ และความคลาดเคลื่อนของความคลาดเคลื่อนเหล่านี้

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

ความแตกต่างของประเภทสินค้าคงคลัง

ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังอาจเกิดขึ้นเมื่อจำนวนสินค้าคงคลังจริงสูงหรือต่ำกว่าบัญชีแยกประเภทควบคุม
นี่วัดเป็นอัตราความแตกต่างของสินค้าคงคลัง และถ้าเป็นบวกจะเรียกว่า "กำไรจากสินค้าคงคลัง" และถ้าเป็นลบจะเรียกว่า "ขาดทุนจากสินค้าคงคลัง"

อัตราความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังคือปริมาณสินค้าคงคลังจริงลบด้วยปริมาณสินค้าคงคลังในบัญชี หารด้วยปริมาณสินค้าคงคลังในบัญชี
ตัวอย่างเช่น หากปริมาณสต๊อกสินค้าในสมุดบัญชีการจัดการคือ 100 หน่วย และปริมาณสต๊อกสินค้าจริงคือ 95 หน่วย ดังนั้น (95-100) ÷ 100 = -0.05 ดังนั้นอัตราความแตกต่างของสต๊อกสินค้าคือ -5%

ผลกระทบจากความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

ผลกระทบจากความแตกต่างของสินค้าคงคลังจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าอัตราความแปรปรวนของสินค้าคงคลังเป็นบวกหรือลบ

หากอัตราความแตกต่างของสินค้าคงคลังเป็นลบ ไม่เพียงแต่มูลค่าสินค้าคงคลังในฐานะสินทรัพย์จะลดลง แต่ยังจะเกิดการขาดแคลนผลิตภัณฑ์ที่วางแผนจะขายอีกด้วย ซึ่งหมายความว่าจะไม่สามารถสร้างยอดขายและกำไรตามที่คาดหวังได้​

หากอัตราความแปรปรวนของสินค้าคงคลังเป็นบวก จะไม่มีผลกระทบทางการเงินเชิงลบ เนื่องจากสินค้าคงคลังจะเพิ่มขึ้นเป็นสินทรัพย์
อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก มีความเป็นไปได้ที่ผลิตภัณฑ์อาจสูญหายระหว่างการจัดเก็บหรือถูกส่งไปที่คลังสินค้าโดยไม่ได้ตั้งใจ จึงจำเป็นต้องตรวจสอบสาเหตุ

ไม่ว่ากรณีใด ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังจะมีผลกระทบต่อการเงิน ดังนั้นจึงควรควบคุมให้อยู่ในขอบเขตที่ยอมรับได้

ความคลาดเคลื่อนของความแตกต่างของสินค้าคงคลัง

ในทางอุดมคติ ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังควรเก็บไว้เป็นศูนย์ แต่ในความเป็นจริง อาจเกิดความคลาดเคลื่อนได้บ้าง
แม้ว่าจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและผลิตภัณฑ์ แต่โดยทั่วไปแล้วค่าความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังจะกำหนดไว้ที่ 5%​

5% อาจดูเหมือนเป็นข้อผิดพลาด แต่ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญเนื่องจากส่งผลโดยตรงต่อยอดขายและกำไร

สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

หากเกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง จะไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบทางการเงินเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลให้สูญเสียความน่าเชื่อถือจากภายนอกเนื่องจากไม่สามารถตอบสนองคำขอด้านการจัดส่งได้
เพื่อลดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังให้เหลือน้อยที่สุด จำเป็นต้องทำความเข้าใจถึงสาเหตุ

[คลิกที่นี่ เพื่อไปยังเว็บไซต์ i-Repo Scan ]

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสต๊อกสินค้า ①] ข้อผิดพลาดในการตรวจสอบผลิตภัณฑ์

เมื่อได้รับหรือส่งสินค้าจากคลังสินค้า หากรายการหรือปริมาณไม่ถูกต้อง จะทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

การตรวจสอบในเวลาที่ได้รับและจัดส่งถือเป็นพื้นฐานสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังอย่างถูกต้อง
เนื่องจากความหลากหลายและปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่จัดการเพิ่มมากขึ้น ความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดในการตรวจสอบก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีระบบการตรวจสอบที่เพียงพอ

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ②] ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

หลังจากได้รับหรือส่งสินค้าแล้ว ข้อมูลจะถูกป้อนลงในสมุดบัญชีการจัดการ แต่ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลใดๆ จะทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง
เมื่อมีงานป้อนข้อมูลจำนวนมาก จำเป็นต้องยอมรับว่าข้อผิดพลาดจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และต้องใช้มาตรการป้องกัน

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง 3] ความล่าช้าในการประมวลผลเอกสาร

ไม่มีปัญหาตราบใดที่ใบแจ้งหนี้และสินค้าเชื่อมโยงกันอยู่เสมอและข้อมูลได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์

อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง การดำเนินการจัดส่งที่กะทันหันบางครั้งอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการประมวลผลเอกสารได้
หากคุณลืมดำเนินการติดตามผล อาจเกิดความคลาดเคลื่อนในสต๊อกสินค้าได้ ดังนั้นโปรดระมัดระวัง

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ④] การประมวลผลใบแจ้งหนี้ลงวันที่ในอนาคต

หากเอกสารปรากฏในบัญชีแยกประเภทการจัดการก่อน อาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังได้
ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการออกบัตรกำนัลสำหรับการจัดส่งของเดือนถัดไป สินค้าคงคลังจะแสดงว่าไม่มีสินค้าคงคลังในบัญชีแยกประเภทการจัดการ แต่มีสินค้าอยู่ในคลังสินค้า

หากมีการทำการตรวจนับสินค้าในครั้งนี้ จะมีความคลาดเคลื่อนระหว่างบัญชีแยกประเภทการจัดการกับสินค้าคงเหลือจริง
หากคุณต้องการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่มีวันที่ในอนาคต จำเป็นต้องมีการจัดการแยกต่างหาก

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ⑤] ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลระหว่างการทำงานสินค้าคงคลัง

งานตรวจสอบสินค้าคงคลังเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบบัญชีบริหารและระดับสินค้าคงคลังจริง
ในระหว่างการทำงานตรวจสอบสินค้าคงคลัง เราจะนับและตรวจสอบสินค้าคงคลังจริงทีละรายการพร้อมกับตรวจสอบกับบัญชีแยกประเภท

แม้ว่าการจัดการสินค้าคงคลังจะดำเนินการอย่างถูกต้องเป็นประจำ แต่หากมีข้อผิดพลาดในการนับหรือข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลในขณะที่ทำการนับสินค้าคงคลัง ก็จะถือว่ามีความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง
อย่านิ่งนอนใจและคิดว่ามันเป็นแค่เรื่องของการนับ ให้แน่ใจว่าได้ประสานขั้นตอนการตรวจสอบกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องก่อนเริ่มงาน

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ⑥] การบังคับใช้กฎการจัดเก็บไม่เพียงพอ

ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังอาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน หากไม่ปฏิบัติตามกฎการจัดเก็บอย่างเคร่งครัดหรือไม่ได้รับการยอมรับอย่างถูกต้อง
ตัวอย่างเช่น อาจมีบางกรณีที่สินค้าคงคลังไม่อยู่ในที่ที่ควรอยู่ หรือลำดับการจัดส่งไม่ถูกต้อง

[สาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง 7] การสูญเสียสินค้าคงคลัง

แม้ว่าจะมีการจัดการสินค้าคงคลังอย่างถูกต้อง แต่ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังจะเกิดขึ้นหากสินค้าสูญหายระหว่างการจัดเก็บ
สินค้าคงคลังที่มีมูลค่าทรัพย์สินก็มีความเสี่ยงที่จะถูกขโมยเช่นกัน ดังนั้นจำเป็นต้องมีมาตรการ เช่น การจำกัดการเข้าถึงคลังสินค้าและการติดตั้งกล้องวงจรปิด

วิธีจัดการกับความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

หากเกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ความคลาดเคลื่อนที่คล้ายกันก็จะยังคงเกิดขึ้นต่อไป เว้นแต่จะระบุสาเหตุได้
หากเกิดความคลาดเคลื่อนใดๆ ขึ้น จะต้องใช้เวลานานและความพยายามในการตรวจสอบ

เพื่อการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือการจัดการสินค้าคงคลังในแต่ละวันเพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อน
ต่อไปนี้เป็นมาตรการบางประการเพื่อลดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

[วิธีการจัดการกับความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ①] จับคู่รายการจริงกับข้อมูล

การจับคู่ข้อมูลกับสินค้าคงคลังจริงอย่างต่อเนื่องจะช่วยลดความเสี่ยงของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

ตัวอย่างเช่น เราจะสร้างระบบที่อนุญาตให้สินค้าเข้าหรือออกปรากฏในบัญชีแยกประเภทการจัดการทันที
ด้วยการนำระบบการจัดการสินค้าคงคลังมาใช้ คุณจะสามารถสะท้อนงานที่ทำในสถานที่ในข้อมูลได้แบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ การป้อนข้อมูลด้วยตนเองยังช่วยลดให้เหลือน้อยที่สุด และด้วยการใช้บาร์โค้ดและรหัส QR การทำงานก็สามารถทำได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
วิธีนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ เช่น การป้อนรายการและปริมาณไม่ถูกต้อง ซึ่งจะนำไปสู่อัตราความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังที่ลดลง

[มาตรการป้องกันความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ②] เพิ่มความถี่ในการนับสินค้าคงคลัง

เพื่อวัตถุประสงค์ทางการบัญชี บริษัทส่วนใหญ่จะทำการตรวจนับสินค้าปีละครั้ง

อย่างไรก็ตาม หากความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังสูงกว่าที่คาดไว้ อาจจะดีกว่าที่จะทำการตรวจสอบบ่อยขึ้น​
แม้ว่าจะต้องใช้ทรัพยากรบุคคลและเวลา แต่การเพิ่มความถี่จะทำให้สามารถจำกัดสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังได้

เพื่อเป็นมาตรการชั่วคราวในการระบุสาเหตุและลดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ให้ลองเพิ่มความถี่ของการนับสินค้าคงคลัง

[มาตรการรับมือกับความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง 3] การนำ “การจัดส่งที่ถือว่าสำเร็จ” มาใช้

บริษัทบางแห่งใช้ "ปัญหาที่ถือว่าเป็นปัญหา" เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

สำหรับการจัดส่งแบบถือว่ามีการจัดส่ง จะไม่มีการดำเนินการใบแจ้งหนี้ทุกครั้งที่มีการจัดส่งสินค้า และ ปริมาณสต๊อกที่ลดลงจะถือว่าได้รับการจัดส่ง แล้ว
บันทึกเฉพาะปริมาณจริงที่ลดลงเท่านั้น จึงไม่เกิดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง นอกจากนี้ยังช่วยลดความยุ่งยากในการประมวลผลเอกสารอีกด้วย

ในทางกลับกัน การเปลี่ยนไปใช้การจัดส่งแบบสมมติเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้คุณทราบถึงปลายทางการจัดส่ง รายการหรือปริมาณ
จำเป็นต้องมีกลไกการบันทึกแทนกระบวนการเอกสารปกติ
ข้อเสียอีกประการหนึ่งก็คือ เมื่อเกิดความไม่ตรงกันในจำนวนหรือปริมาณสินค้าที่ส่งมอบให้กับลูกค้า ก็จะมีเบาะแสน้อยมากที่จะช่วยระบุสาเหตุได้

หากจุดหมายปลายทางและรายการการจัดส่งมีจำกัด คุณอาจต้องการพิจารณาลดความยุ่งยากของงานโดยใช้บริการจัดส่งตามที่กำหนด

[มาตรการจัดการกับความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ④] กำหนดกฎเกณฑ์สำหรับการดำเนินการเข้าและออกสินค้าคงคลัง

ในบรรดาสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง สาเหตุที่เกิดจากข้อผิดพลาดของมนุษย์สามารถป้องกันได้ในระดับหนึ่งโดยการกำหนดกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ
เป็นความคิดที่ดีที่จะ สร้างคู่มือกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบมีการเปลี่ยนแปลง
การแบ่งปันรายละเอียดงานช่วยป้องกันข้อผิดพลาด

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

[มาตรการจัดการกับความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง ⑤] การใช้รายงานความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

เพื่อลดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง ให้สร้างและใช้รายงานความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง

การวิเคราะห์ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังตามคลังสินค้าและสินค้าจากมุมมองภาพรวม ช่วยให้คุณสามารถแยกปัญหาออกเป็นประเด็นสำหรับคลังสินค้าทั้งหมดและประเด็นสำหรับแต่ละพื้นที่ทำงาน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อเผยแพร่เรื่องราวความสำเร็จของสินค้าบางรายการทั่วทั้งบริษัทได้อีกด้วย

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

สรุป

ในบทความนี้ เราได้อธิบายสาเหตุของความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังและวิธีจัดการกับปัญหาดังกล่าว
ความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลัง อาจส่งผลกระทบไม่เพียงแต่ต่อสุขภาพทางการเงินของบริษัทเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความน่าเชื่อถือของลูกค้าด้วย​

กำหนดขั้นตอนและกฎเกณฑ์การจัดการสินค้าคงคลัง เช่น การนำระบบการจัดการสินค้าคงคลังและรายงานความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังมาใช้ เพื่อลดความคลาดเคลื่อนของสินค้าคงคลังให้เหลือน้อยที่สุด

[มีส่วนช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตและความแม่นยำในการทำงานในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์]
ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในสถานที่ด้วยโซลูชั่นการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลในสถานที่ "i-Reporter"
- การจัดการงานสแกนปริมาณมากอย่างรวดเร็ว ช่วยลดเวลาในการสแกนได้อย่างมาก
- การทำงานที่ใช้งานง่ายสำหรับคนงานหลากหลายกลุ่ม ช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานที่มีความแม่นยำสูงได้
・รองรับการฝึกอบรมอย่างรวดเร็วสำหรับพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ และลดข้อผิดพลาดในการทำงานด้วยแบบฟอร์มดิจิทัลที่ใช้งานง่าย

→ดาวน์โหลดเอกสารสำหรับโซลูชันการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลในสถานที่ "i-Reporter"ที่นี่

ดาวน์โหลดตัวอย่างการเรียกคืนและการร้องเรียนที่สามารถป้องกันได้ด้วยรายงานภาคสนาม

กองบรรณาธิการสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม

นี่คือกองบรรณาธิการของสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม!
บล็อกนี้ดำเนินการโดย บริษัท ซิมท็อปส์ จำกัด ซึ่งเป็นผู้พัฒนาและจำหน่ายโซลูชั่นระบบเอกสารภาคสนามทางอิเล็กทรอนิกส์ "i-Reporter"
เราจะส่งมอบข้อมูลอุตสาหกรรมเป็นประจำเพื่อช่วยเหลือผู้ที่ทำงานหนักในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในสถานที่ทำงาน ดังนั้นโปรดลองดู!