วิธีการสร้างและเขียนคู่มือขั้นตอนการทำงาน [พร้อมเทมเพลตฟรีที่สะดวก]

เพื่อให้ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าในอุตสาหกรรมการผลิต จำเป็นต้องมีการจัดหาผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตาม เมื่อจำนวนผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายเพิ่มขึ้น ขั้นตอนการทำงานก็อาจไม่ชัดเจน และงานต่างๆ ก็ต้องพึ่งพาบุคคล ซึ่งมักส่งผลให้คุณภาพงานไม่สม่ำเสมอ

คู่มือขั้นตอนการทำงานสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ ในบทความนี้ เราจะอธิบายภาพรวมของคู่มือขั้นตอนการทำงาน กระบวนการสร้าง ประโยชน์ของการใช้งาน และข้อควรคำนึงถึงในการใช้งาน นอกจากนี้ เราจะแนะนำระบบที่ปรับปรุงกระบวนการสร้างและการจัดการคู่มือขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งผู้จัดการและพนักงานประจำสถานที่ควรทราบ

การแปลงขั้นตอนการทำงานเป็นดิจิทัลทำให้การทำงานเป็นมาตรฐานและลดข้อผิดพลาด

^{[คลิกที่นี่เพื่อดาวน์โหลดคู่มือขั้นตอนการดำเนินการฟรี]}

<แบบฟอร์มคู่มือขั้นตอนการทำงาน>

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน

คู่มือขั้นตอนการทำงานเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการกำหนดมาตรฐานการทำงาน การปรับปรุงการปฏิบัติงาน และการสร้างความมั่นใจด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงานในอุตสาหกรรมการผลิต ในที่นี้ เราจะอธิบายภาพรวมและความสำคัญของคู่มือขั้นตอนการทำงาน รวมถึงหัวข้อหลักๆ ที่ต้องรวมไว้

คู่มือขั้นตอนการทำงานคืออะไร?

คู่มือขั้นตอนการทำงานคือเอกสารที่อธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างเฉพาะเจาะจง หน้าที่ของคู่มือนี้คือการทำให้มั่นใจว่าคนงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างปลอดภัยและถูกต้องแม่นยำโดยปฏิบัติตามเนื้อหาในคู่มือขั้นตอนการทำงาน เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพของงาน คู่มืออาจประกอบด้วยทั้งข้อความ แผนภาพ รูปภาพ วิดีโอ และอื่นๆ เอกสารนี้บางครั้งเรียกว่า SOP หรือย่อมาจาก "Standard Operating Procedures"

อีกคำหนึ่งที่คล้ายกับขั้นตอนการทำงานมากคือ "คู่มือการทำงาน" ขั้นตอนการทำงานและคู่มือการทำงานมีความแตกต่างกันในขอบเขตของงานที่ครอบคลุม โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ขั้นตอนการทำงานมุ่งเน้นไปที่การอธิบายขั้นตอนสำหรับงานเฉพาะ ในขณะที่คู่มือการทำงานคือเอกสารที่แสดงขั้นตอนการทำงานโดยรวมของบริษัท หากคุณต้องการสื่อสารกฎเกณฑ์โดยละเอียดสำหรับแต่ละงานให้พนักงานทราบ คุณควรจัดทำคู่มือขั้นตอนการทำงาน และหากคุณต้องการถ่ายทอดภาพรวมและมาตรฐานของงานของบริษัท คุณควรจัดทำคู่มือ

ความสำคัญของขั้นตอนการทำงานและวัตถุประสงค์ในการสร้างขั้นตอนการทำงาน

คู่มือขั้นตอนการทำงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานในสถานที่ทำงานได้อย่างราบรื่น ในทางอุดมคติ แม้ว่าพนักงานจะมีการเปลี่ยนแปลง คุณภาพของงานควรคงเดิมตราบเท่าที่ปฏิบัติตามคู่มือ การจัดทำคู่มือขั้นตอนการทำงานที่ทุกคนเข้าใจง่าย จะช่วยให้การส่งมอบงานเป็นไปอย่างราบรื่น คู่มือขั้นตอนการทำงานยังมีความสำคัญต่อการลดความสิ้นเปลืองในการทำงานให้ได้มากที่สุด และมุ่งเน้นประสิทธิภาพการทำงาน

โครงสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงานและรายการหลัก

ไม่มีรูปแบบตายตัวสำหรับโครงสร้างหรือรายการที่จะรวมอยู่ในคู่มือขั้นตอนการทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องมีข้อมูลที่เหมาะสมกับเนื้อหาและโครงสร้างงาน ต่อไปนี้เราจะแนะนำรายการต่างๆ ที่มักจะรวมอยู่ในคู่มือขั้นตอนการทำงาน

<รายการหลักที่จะรวมอยู่ในคู่มือขั้นตอนการทำงาน>

• คนงาน
• วัตถุประสงค์ของการทำงาน
• สิ่งที่ต้องใช้ในการทำงาน (วัสดุ, เครื่องมือ, พื้นที่, สิ่งอำนวยความสะดวก, ระบบต่างๆ ฯลฯ)
• ขั้นตอนการทำงาน (ข้อแนะนำ ข้อควรระวัง รายการตรวจสอบ ฯลฯ)

ขั้นตอนการสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงาน

ต่อไป เราจะอธิบายขั้นตอนการสร้างกระบวนการทำงานเป็นสี่ขั้นตอน การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุข้อมูลการทำงาน

ขั้นแรก เพื่อให้เข้าใจกระบวนการทั้งหมดอย่างครอบคลุม ให้แบ่งงานที่กำลังสร้างคู่มือขั้นตอนออกเป็นงานย่อยๆ งานย่อยๆ คือกระบวนการที่อาจดูไม่เป็นธรรมชาติหากไม่ได้ทำอย่างต่อเนื่องโดยคนงานคนเดียว ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างคู่มือขั้นตอนสำหรับ "งานผลิตโต๊ะ" ให้ระบุงานหลักๆ (งานส่วนประกอบ) เช่น "การประกอบ" และ "การทาสี" จากนั้น ให้แบ่งงานส่วนประกอบออกเป็นงานย่อยๆ เช่น "การประกอบโต๊ะ" "การเชื่อมต่อโต๊ะและขาโต๊ะ" "การทาสีโต๊ะ" และ "การทำให้แห้ง"

ขั้นตอนแรกที่เหมาะสมที่สุดคือการสร้างรายการกระบวนการทำงานทั้งหมดเพื่อให้เข้าใจได้ ข้อมูลที่ระบุในที่นี้จะใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดเนื้อหาและโครงสร้างของคู่มือขั้นตอนการทำงาน เมื่อรวบรวมข้อมูลเสร็จแล้ว ให้ผู้ปฏิบัติงานตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงกับสถานการณ์จริง ในกรณีที่มีหลายคนทำงานในโครงการ การให้สมาชิกทุกคนที่เกี่ยวข้องตรวจสอบจะช่วยให้ป้องกันการละเว้นและการมองข้ามได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดโครงสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการพิจารณาโครงสร้างโดยรวมของคู่มือขั้นตอนการทำงาน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดเรียงข้อมูลงานที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ให้เป็นขั้นตอนที่เหมาะสม และตัดสินใจว่าจะรวมรายการใดไว้ในคู่มือขั้นตอนการทำงาน เมื่อพิจารณาขั้นตอนการทำงาน ควรพิจารณาว่าสามารถทำให้ง่ายขึ้นได้อีกหรือไม่ มีการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นหรือไม่ และท่าทางหรือเนื้อหางานไม่เป็นธรรมชาติหรือไม่

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคำอธิบายเนื้อหางานของแต่ละงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการเขียนคำอธิบายงานจริงเพื่อให้คู่มือขั้นตอนการทำงานเสร็จสมบูรณ์ สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่ยากและควรใช้ถ้อยคำที่กระชับ เพื่อไม่ให้การตีความของผู้อ่านแต่ละคนแตกต่างกัน หากอธิบายเป็นคำพูดได้ยาก ควรใช้แผนภาพ รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ ประกอบ นอกจากนี้ เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ควรระบุจุดสำคัญต่างๆ อย่างชัดเจนเพื่อตรวจสอบด้วยตนเองหลังจากเสร็จสิ้นงาน

ขั้นตอนที่ 4: รับคำติชมจากพนักงานที่เกี่ยวข้องและทำการแก้ไข

สุดท้าย เมื่อคู่มือขั้นตอนการทำงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้นำไปปฏิบัติจริงและตรวจสอบจุดที่ต้องปรับปรุง ในการสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงานที่มีคุณภาพสูง สิ่งสำคัญคือต้องไม่ทำเสร็จเพียงครั้งเดียวแล้วปล่อยทิ้งไว้ แต่ควรแก้ไขและปรับปรุงตามความจำเป็นโดยอ้างอิงจากความคิดเห็นของผู้ปฏิบัติงาน นอกจากนี้ อาจมีบางกรณีที่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงเนื้อหาเมื่อมีการนำอุปกรณ์ใหม่เข้ามาใช้งานหรือมีการออกผลิตภัณฑ์ใหม่

ประโยชน์และข้อควรทราบเมื่อจัดทำคู่มือขั้นตอนการทำงาน

การสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงานสำหรับสถานที่ทำงานมีประโยชน์อะไรบ้าง? เราจะมาแนะนำข้อดีเหล่านี้พร้อมประเด็นสำคัญที่ควรทราบ

ประโยชน์ของการสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงาน

คาดหวังการรักษาเสถียรภาพและการปรับปรุงคุณภาพธุรกิจได้

การเตรียมขั้นตอนการทำงานจะช่วยลดจำนวนกรณีที่พนักงานทำงานในลักษณะที่ไม่เหมือนกันหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งช่วยป้องกันความผิดพลาดได้ ข้อดีอีกประการหนึ่งคือคุณภาพของงานจะคงที่และดีขึ้น ซึ่งนำไปสู่ความไว้วางใจที่เพิ่มขึ้นจากลูกค้า

ส่งผลให้เวลาทำงานลดลง

ด้วยขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจง่าย พนักงานจะไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไปว่าจะต้องทำอะไรต่อไป ซึ่งคาดว่าจะช่วยลดเวลาการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการประจำไซต์งานสามารถบริหารจัดการความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้คาดการณ์และจัดตารางงานได้ง่ายขึ้น

การป้องกันไม่ให้การทำงานต้องพึ่งพาบุคคลอื่นเป็นเรื่องง่ายขึ้น

ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการใช้ขั้นตอนการทำงานคือ ช่วยให้ทั้งพนักงานใหม่และพนักงานที่มีประสบการณ์สามารถบรรลุคุณภาพงานในระดับหนึ่ง ป้องกันไม่ให้งานต้องพึ่งพาทักษะเฉพาะบุคคล นอกจากนี้ การใช้ขั้นตอนการทำงานเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่และพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ยังช่วยลดความพยายามในการฝึกอบรม ทำให้พนักงานเหล่านี้กลายเป็นทรัพยากรที่มีค่าได้ง่ายขึ้นด้วยชั่วโมงทำงานที่น้อยลง

สิ่งที่ควรทราบเมื่อสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงาน

การสร้างแนวคิดใหม่ๆ อาจเป็นเรื่องยาก

เมื่อมีการจัดทำขั้นตอนการทำงาน ผู้รับผิดชอบสามารถดำเนินงานได้อย่างมีคุณภาพในระดับหนึ่ง เพียงแค่ปฏิบัติตามขั้นตอนนั้น กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ไม่จำเป็นต้องคิดหรือกระทำการใดๆ ที่ไม่ได้อธิบายไว้ในขั้นตอนการทำงานอีกต่อไป

ดังนั้น หากคุณคิดว่าขั้นตอนการทำงานสมบูรณ์แบบ ก็มีความเสี่ยงที่พนักงานจะระบุปัญหาจากมุมมองของตนเองได้ยาก หรือเสนอไอเดียใหม่ๆ ขึ้นมาได้ แม้ว่าการปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่สิ่งสำคัญคือต้องบอกให้พนักงานแสดงความคิดเห็นทันทีหากพบจุดที่ควรปรับปรุง

ใช้เวลาในการสร้างขั้นตอนมากเกินไป

เมื่อสร้างขั้นตอนการทำงาน มักมีบางกรณีที่ต้องใช้เวลามากเกินไปในการพยายามจัดทำคู่มือคุณภาพสูง การสร้างคู่มือขั้นตอนที่สมบูรณ์แบบตั้งแต่เริ่มต้นเป็นเรื่องยาก ดังนั้นจึงควรใส่ข้อมูลให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานจะราบรื่นและปลอดภัย จากนั้นจึงค่อยๆ ปรับปรุงคู่มือทีละขั้นตอนเมื่อใช้งาน

จุดสำคัญในการสร้างและการใช้ขั้นตอนการทำงาน

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของขั้นตอนการทำงาน ควรคำนึงถึงอะไรบ้างในการสร้างและใช้งาน? ต่อไปนี้คือสองประเด็นที่ควรพิจารณา

ทำให้โครงสร้างและเนื้อหาเข้าใจง่ายในครั้งเดียว

คู่มือขั้นตอนการทำงานต้องถูกต้องแม่นยำและเข้าใจง่ายสำหรับบุคลากรทุกคน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นี้ สิ่งสำคัญคือต้องใช้ภาพประกอบ ภาพถ่าย วิดีโอ ฯลฯ เพื่อสร้างโครงสร้างและเนื้อหาที่เข้าใจง่ายในทันที นอกจากนี้ การคำนึงถึง 5W1H ขณะเขียน จะช่วยให้คุณสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจง่าย แม้แต่กับผู้ที่ปฏิบัติงานเป็นครั้งแรก

การแนะนำระบบการจัดการบนคลาวด์

เพื่อการจัดการขั้นตอนการทำงานอย่างเหมาะสม วิธีที่ดีที่สุดคือการลดเวลาและความพยายามในการตรวจสอบและแก้ไข เนื่องจากการจัดการแบบเอกสารอาจทำให้การตรวจสอบและแก้ไขมีปริมาณมาก จึงขอแนะนำให้นำระบบการจัดการแบบคลาวด์มาใช้

ระบบที่แนะนำสำหรับการปรับปรุงกระบวนการจัดการงาน

หากคุณกำลังประสบปัญหาในการสร้างและจัดการขั้นตอนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำให้ใช้ "i-Reporter" จากบริษัท SIMTOPS Co., Ltd. i-Reporter คือระบบสำหรับการแปลงรายงาน ณ สถานที่ทำงานให้เป็นดิจิทัล และเป็นบริการที่ช่วยให้คุณสามารถแทนที่ขั้นตอนการทำงานแบบกระดาษหรือ Excel เดิมของคุณด้วยรายงานอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อย้ายข้อมูล คุณสามารถนำเข้ารูปแบบขั้นตอนการทำงานที่คุ้นเคยเข้าสู่ i-Reporter ได้โดยตรง ซึ่งมีข้อดีคือช่วยให้บุคลากรในสถานที่ทำงานสามารถเริ่มใช้งานได้อย่างรวดเร็วและไม่สับสน

ข้อดีอีกประการหนึ่งของ i-Reporter คือสามารถจัดการขั้นตอนการทำงานบนคลาวด์ได้ แม้ว่าจะพบจุดบกพร่องหรือจุดที่ต้องปรับปรุงในขั้นตอนการทำงาน ก็สามารถอัปเดตข้อมูลบนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์และแชร์กับไซต์งานได้ทันที หากขั้นตอนการทำงานถูกเก็บไว้เป็นเอกสาร ก็ต้องสร้างใหม่ พิมพ์ออกมา และแจกจ่ายอีกครั้ง

นอกจากนี้ การออกแบบระบบยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้ เช่น การใส่ช่องทำเครื่องหมายในขั้นตอนการทำงาน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ดำเนินการงานถัดไปจนกว่าจะกรอกข้อมูลในช่องทั้งหมดครบถ้วน เราจะเสนอโซลูชันที่เหมาะสมตามสภาพแวดล้อมการทำงานและความท้าทายของบริษัทคุณ ดังนั้น โปรดติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษา

[อ้างอิง]i-Reporter ระบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการรายงานเหตุการณ์ ณ สถานที่เกิดเหตุ

การใช้ขั้นตอนการทำงานเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงานในสถานที่ให้มีประสิทธิภาพ

ในครั้งนี้ เราได้นำเสนอภาพรวมของคู่มือขั้นตอนการทำงานในอุตสาหกรรมการผลิต ขั้นตอนการสร้าง ประโยชน์ของคู่มือ และประเด็นสำคัญที่ควรคำนึงถึงเมื่อใช้งาน แม้ว่าการสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงานจะต้องใช้ความพยายามและต้นทุนค่อนข้างสูง แต่การจัดทำคู่มือเหล่านี้เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและป้องกันไม่ให้งานต้องพึ่งพาทักษะเฉพาะบุคคล เมื่อสร้างคู่มือขั้นตอนการทำงาน ควรพยายามใช้ภาษาที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ โดยไม่คำนึงถึงระดับทักษะของผู้อ่าน และปรับเนื้อหาตามความคิดเห็นจากสถานที่ทำงาน

กองบรรณาธิการสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม

นี่คือกองบรรณาธิการของสถาบันวิจัยเอกสารภาคสนาม!
บล็อกนี้ดำเนินการโดย บริษัท ซิมท็อปส์ จำกัด ซึ่งเป็นผู้พัฒนาและจำหน่ายโซลูชั่นระบบเอกสารภาคสนามทางอิเล็กทรอนิกส์ "i-Reporter"
เราจะส่งมอบข้อมูลอุตสาหกรรมเป็นประจำเพื่อช่วยเหลือผู้ที่ทำงานหนักในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในสถานที่ทำงาน ดังนั้นโปรดลองดู!