การป้องกันความผิดพลาดในการทำงานหน้างาน
หากคุณกำลังมองหา การปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ!

ในอุตสาหกรรมการผลิต “การลดการใช้กระดาษ” เช่น แบบฟอร์ม ถือเป็นปัญหา

จากการสำรวจผู้บริหารและผู้จัดการ 103 รายของบริษัทผู้ผลิตรายใหญ่ในปี 2566 พบว่า 70% ของบริษัทตอบว่ามีความคืบหน้าในการลดการใช้กระดาษ อย่างไรก็ตาม บริษัทที่เหลืออีก 30% ตอบว่ายังไม่มีความคืบหน้า ซึ่งบ่งชี้ว่าอุตสาหกรรมนี้ยังคงมีความท้าทาย
เหตุผลที่ให้ไว้สำหรับการขาดความก้าวหน้า ได้แก่ "กระดาษสะดวกกว่า" และ "การเปลี่ยนแปลงต้องใช้ความพยายามมากเกินไป"

Q1. บริษัทของคุณมีความคืบหน้าในการลดการใช้กระดาษหรือไม่?

● 22.3% มีความก้าวหน้าดี

● 46.6% ค่อนข้างก้าวหน้า

● 22.3% ไม่ค่อยมีความคืบหน้ามากนัก

● 8.7% ไม่มีความก้าวหน้าเลย

● 0.0% ฉันไม่รู้/ไม่สามารถตอบได้

ประมาณร้อยละ 70 ของบริษัทตอบว่าพวกเขามีความคืบหน้าในความพยายามที่จะลดการใช้กระดาษ

Q2. คำถามนี้สำหรับผู้ที่ตอบว่า "ไม่มีความคืบหน้ามากนัก" หรือ "ไม่มีความคืบหน้าเลย" ใน Q1
โปรดอธิบายว่าเหตุใดความพยายามในการลดการใช้กระดาษจึงไม่คืบหน้า (ตอบได้หลายข้อ)

อุตสาหกรรมโลจิสติกส์เผชิญ “ปัญหาปี 2024” (ข้อจำกัดด้านเวลาทำงาน)

ตั้งแต่ปี 2567 เป็นต้นไป คนขับรถบรรทุกจะถูกจำกัดให้ทำงานล่วงเวลาได้ไม่เกิน 960 ชั่วโมง และจะมีการใช้มาตรฐานการปรับปรุงที่แก้ไขใหม่ ส่งผลให้ชั่วโมงการทำงานสั้นลง
ส่งผลให้ความสามารถในการส่งจดหมายลดลง และปัญหาการขาดแคลนพนักงานขับรถบรรทุกกลายเป็นปัญหาใหญ่ การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคน จึงเป็นภารกิจเร่งด่วน และการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดข้อผิดพลาดในการทำงานจึงมีความสำคัญเพิ่มมากขึ้นในภาคสนาม

อย่างไรก็ตาม จากการสำรวจที่ดำเนินการในปี 2566 ผู้จัดการและพนักงานในสถานที่จำนวน 107 คนจากทั้งหมดประมาณครึ่งหนึ่งในอุตสาหกรรมคลังสินค้า โลจิสติกส์ และการผลิต ตอบว่าพวกเขาไม่ได้ใช้มาตรการใดๆ เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาในปี 2567​

ไตรมาสที่ 3 บริษัทของคุณมีความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหาปี 2024 หรือไม่?

● 18.7% มีความก้าวหน้าดี

● 28.0% ค่อนข้างก้าวหน้า

● 18.7% ไม่ค่อยมีความคืบหน้ามากนัก

● 12.1% ไม่มีความก้าวหน้าเลย

● 22.4% ไม่ทราบ/ไม่สามารถตอบได้

ในส่วนของความพยายามในการเตรียมความพร้อมรับมือปัญหาปี 2024 ผู้ตอบแบบสอบถามประมาณครึ่งหนึ่งตอบว่า “มีความคืบหน้า”​

นอกจากนี้ หลายคนยังมองว่า การหยิบและนับ เป็นงานที่มีโอกาสผิดพลาดมากที่สุด เพื่อแก้ปัญหาปี 2024 การปรับปรุงประสิทธิภาพของงานเหล่านี้และลดความผิดพลาดจึงเป็นสิ่งสำคัญ

Q4. บริษัทของคุณมีข้อผิดพลาดอะไรบ้างที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานด้านคลังสินค้าและโลจิสติกส์ (ตอบได้หลายข้อ)

​ข้อผิดพลาดอันดับหนึ่งที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานคลังสินค้าและโลจิสติกส์คือ "ข้อผิดพลาดในการหยิบ"​

การดำเนินการแบบอะนาล็อกจำนวนมากเป็นปัญหาในอุตสาหกรรมค้าปลีกและบริการด้านอาหาร

การสำรวจที่ดำเนินการในปี 2567 ในกลุ่มผู้จัดการร้านและผู้จัดการพื้นที่ในอุตสาหกรรมค้าปลีกและบริการอาหาร พบว่า ปัจจุบันประมาณ 40% ดำเนินการตรวจสอบ QSC โดยใช้แบบฟอร์มกระดาษ​

นอกจากนี้ หลังจากเริ่มดำเนินการแล้ว ร้านค้า 40% ยังคงจัดเก็บเอกสารในรูปแบบแฟ้มกระดาษ แสดงให้เห็นว่าร้านค้าหลายแห่งยังคงดำเนินธุรกิจในรูปแบบอะนาล็อก

Q5. โปรดแจ้งให้เราทราบวิธีการตรวจสอบ QSC หลักๆ ที่ใช้ในสถานที่ทำงานของคุณ

วิธีการตรวจสอบ QSC หลักๆ มีดังนี้ “การตรวจสอบและจัดการด้วยตนเองโดยใช้แบบฟอร์มกระดาษ” เป็นสิ่งที่พบมากที่สุดที่ 37.5% และ
มันได้กลายเป็นแล้ว

Q6. วิธีหลักในการจัดการและบันทึกผลการตรวจสอบ QSC คืออะไร

● 39.4% เก็บไว้ในแฟ้มกระดาษ

● 55.8% จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล เช่น พีซี หรือคลาวด์

● 1.0% อื่นๆ

● 3.8% ไม่ทราบ/ไม่สามารถตอบได้

“การบันทึกในรูปแบบดิจิทัล เช่น บนพีซีหรือบนคลาวด์” เป็นคำตอบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด โดยมีผู้ตอบ 55.8%​

ปัญหาได้รับการแก้ไขโดยการนำเสนอรายงานในสถานที่

รายงานในสถานที่สามารถทำอะไรได้บ้าง

1. ① ป้องกันข้อผิดพลาดและการปลอมแปลงเอกสาร
2. ② ผู้จัดการสามารถตรวจสอบรายงานได้แบบเรียลไทม์
3. 3. ระบบไร้กระดาษช่วยลดต้นทุนการบริหารจัดการ

ปัญหาเหล่านี้ในอุตสาหกรรมสามารถลดลงได้ด้วยการนำแบบฟอร์มมาใช้ในสถานที่ทำงาน การแปลงแบบฟอร์มที่กรอกไว้บนกระดาษให้เป็นดิจิทัล ช่วยให้สามารถบันทึกประวัติผู้กรอก เวลาที่กรอก และข้อมูลที่กรอกไว้ได้ หลังจากกรอกแบบฟอร์มแล้ว ผู้รับผิดชอบสามารถตรวจสอบเนื้อหาได้ทันที ทำให้สามารถเข้าใจสถานการณ์ ณ สถานที่ทำงานได้แบบเรียลไทม์​

นอกจากนี้ การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลยังช่วยลดต้นทุนการจัดการอีกด้วย โดยขจัดปัญหาต่างๆ เช่น การสูญหายหรือการเน่าเสียของเอกสารที่จัดเก็บไว้​

ข้อกังวลเมื่อนำระบบรายงานภาคสนามมาใช้

เมื่อมีการนำระบบรายงานภาคสนามมาใช้ บริษัทหลายแห่งมีความกังวลว่าระบบจะประสบความยากลำบาก ในการนำไปใช้ในภาคสนาม​
การสำรวจที่ดำเนินการในปี 2566 ในกลุ่มบริษัทการผลิตเผยให้เห็นว่าเกือบ 70% ของบริษัทที่ยังไม่มีความคืบหน้าในการนำรายงานในสถานที่มาใช้รู้สึกว่าอุปสรรคในการดำเนินการนั้นสูง

ดังนั้น เมื่อนำเครื่องมือมาใช้ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกเครื่องมือที่บุคลากรหน้างานสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ การนำเครื่องมือที่สามารถผสานรวมกับเครื่องมือที่มีอยู่เดิมจะช่วยขยายขอบเขตการใช้งานให้กว้างขึ้น

Q7. คำถามนี้สำหรับผู้ที่ตอบว่า "ไม่มีความคืบหน้ามากนัก" หรือ "ไม่มีความคืบหน้าเลย" ใน Q1
โปรดอธิบายว่าเหตุใดความพยายามในการลดการใช้กระดาษจึงไม่คืบหน้า (ตอบได้หลายข้อ)

ประโยชน์ของการนำระบบรายงานภาคสนามมาใช้

ข้อดีของการนำระบบรายงานไซต์มาใช้ก็คือ ช่วยให้การสร้างและจัดเก็บรายงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดชั่วโมงการทำงานในสถานที่ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

1. 1.สถานการณ์ ณ สถานที่จริงได้รับการถ่ายทอดอย่างแม่นยำ

   ฟังก์ชันรองรับอินพุตต่างๆ เช่น การถ่ายภาพ การบันทึกเสียง การอ่านบาร์โค้ด การเชื่อมโยงกับข้อมูลหลัก การประเมินเกณฑ์ และการระบุลำดับการทำงาน ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ไซต์งานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

2. 2การแบ่งปันและการใช้ข้อมูลแบบ เรียลไทม์

   เนื้อหารายงานจะถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูลทันที ช่วยให้สามารถแชร์สถานะ ณ สถานที่ปฏิบัติงานกับแผนกและสถานที่อื่นๆ ได้แบบเรียลไทม์ การแจ้งเตือนอัตโนมัติสามารถส่งผ่านอีเมลหรือการแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่บันทึกไว้ของพนักงาน ช่วยลดความจำเป็นในการเดินทางระหว่างสถานที่ปฏิบัติงานหรือการโทรยืนยัน

3. 3.ลดภาระในการรวบรวม เรียบเรียง วิเคราะห์ และจัดการข้อมูลหลังการรายงานได้อย่างมีนัยสำคัญ

   หลังจากบันทึกแล้ว สามารถส่งออกรายงานในสถานที่เป็นกลุ่มเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน ข้อมูลภาพถ่ายที่จัดระเบียบยากสามารถเปลี่ยนชื่อโดยอัตโนมัติ และข้อมูลรายงานยังสามารถเรียงลำดับโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย ช่วยลดปริมาณงานหลังการประมวลผลที่จำเป็นหลังจากกรอกรายงานได้อย่างมาก โดยการเชื่อมโยงกับระบบภายนอก งานการลงทะเบียนข้อมูลและงานสร้างกราฟก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป

สิ่งสำคัญคือต้องมีการดำเนินธุรกิจที่หลากหลายและมีเครื่องมือหลากหลายที่สามารถเชื่อมโยงเข้าด้วยกันได้

เมื่อนำระบบรายงานประจำไซต์มาใช้ สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจว่าระบบนี้สามารถนำไปใช้กับทุกการดำเนินงานที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบันโดยใช้รายงานกระดาษ หากสามารถแปลงข้อมูลการดำเนินงานบางส่วนให้เป็นดิจิทัลได้ ท้ายที่สุดแล้วจำเป็นต้องนำระบบรายงานประจำไซต์หลายระบบมาใช้ ซึ่งจะสร้างความไม่สะดวกให้กับผู้ใช้และส่งผลให้ข้อมูลของไซต์กระจายตัวออกไป สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจว่าระบบไม่เพียงแต่มีฟังก์ชันการป้อนข้อมูลที่หลากหลายเท่านั้น แต่ยังต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์กรที่มีอยู่ได้อีกด้วย การเชื่อมโยงกับระบบหลัก ระบบการจัดการความคืบหน้า ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และอื่นๆ จะส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการใช้งานระบบภายในบริษัท
i-Reporter ไม่เพียงแต่มีฟังก์ชันรองรับอินพุตมากกว่า 100 รายการเท่านั้น แต่ยังรองรับการผสานรวมกับระบบอื่นๆ ได้อย่างยืดหยุ่น i-Reporter มีวิธีและปลายทางการผสานรวมที่หลากหลาย รวมถึงผลลัพธ์ CSV, การอ้างอิงฐานข้อมูล, WebAPI และการผสานรวมแบบไม่ต้องเขียนโค้ดโดยใช้ i-Repo Link (ฐานข้อมูล, kintone และระบบธุรกิจอื่นๆ)

จะต้องใช้งานง่ายและใช้งานง่ายสำหรับพนักงานภาคสนามและผู้จัดการ

เมื่อจัดทำรายงาน ณ สถานที่ปฏิบัติงานเป็นระบบ อาจมีบางกรณีที่หน้าจอเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากจากรูปแบบรายงานเดิมที่เคยใช้ ตัวอย่างที่พบบ่อยคือการเปลี่ยนจากรูปแบบรายงานไปเป็นรูปแบบที่ปรับให้เหมาะกับเว็บไซต์ ในกรณีนี้ เนื่องจากวิธีการป้อนข้อมูลสำหรับผู้ปฏิบัติงานแตกต่างจากเดิม จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องส่งเสริมความเข้าใจและการศึกษาในสถานที่ปฏิบัติงานเพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ รายงานบางประเภทอาจไม่เหมาะกับรูปแบบเว็บไซต์ตั้งแต่แรก ดังนั้นการประสานงานกับผู้ปฏิบัติงานในสถานที่ปฏิบัติงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ
i-Reporter สามารถทำให้เค้าโครงรายงานในสถานที่ที่มีอยู่แล้วเป็นดิจิทัลได้ ซึ่งทำให้พนักงานในสถานที่สามารถป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติเหมือนเดิม

ไม่สะดวกกว่าแบบฟอร์มกระดาษหรือเปล่า?

เมื่อนำระบบรายงานภาคสนามมาใช้ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่ามีความไม่สะดวกใดๆ เมื่อเทียบกับการใช้งานแบบกระดาษหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากสถานที่ทำงานอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่มีสัญญาณหรือมีสัญญาณไม่ดี (เช่น สถานที่ทำงานภาคสนาม สำนักงานลูกค้า หรือใต้ดิน) ระบบอาจใช้งานไม่ได้ หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้น คุณจะไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องใช้รายงานภาคสนามแบบกระดาษเพียงบางส่วน ซึ่งจะต้องมีการประมวลผลภายหลัง เช่น การถอดความจากระบบและการสร้างรายงานหลังจากกลับถึงสำนักงาน นอกจากนี้ i-Reporter ยังสามารถใช้งานได้ในสภาพแวดล้อมแบบออฟไลน์ คุณจึงสามารถบันทึกงานได้เช่นเดียวกับรายงานภาคสนามแบบกระดาษ โดยไม่คำนึงถึงสภาพแวดล้อมเครือข่าย